Lập kế hoạch quy hoạch không gian văn phòng

Name: Lập kế hoạch quy hoạch không gian văn phòng
Brand: Lập kế hoạch quy hoạch không gian văn phòng

Thứ tư, 04:40 Ngày 15/06/2022

Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM

Lập kế hoạch không gian văn phòng: Hướng dẫn hoàn chỉnh cho chủ doanh nghiệp

Công cụ tính diện tích văn phòng sử dụng

Tỷ lệ lý tưởng giữa không gian làm việc và không gian mở trong văn phòng của bạn là bao nhiêu?
Bạn có thể sắp xếp môi trường làm việc của doanh nghiệp mình như thế nào để đạt hiệu quả tối đa?

Lập kế hoạch không gian văn phòng có thể giúp bạn trả lời những câu hỏi đó và nhiều hơn nữa.

Trong bài viết này, Saigon Office thảo luận về mọi thứ mà chủ doanh nghiệp cần biết - bao gồm định nghĩa, các yếu tố ảnh hưởng đến việc sắp xếp cuối cùng và các mẹo để thành công - để tận dụng tối đa nỗ lực lập kế hoạch không gian văn phòng của họ.

Xem thêm: Cập nhật giá thuê Văn phòng trọn gói quận 1

QUY HOẠCH KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Mặc dù không có định nghĩa chính thức về quy hoạch không gian văn phòng, nhưng đây không phải là một khái niệm khó hiểu.

Lập kế hoạch không gian văn phòng là quá trình sắp xếp đồ đạc và chức năng sao cho tối đa hóa không gian và nâng cao hiệu quả và năng suất của nhân viên làm việc trong đó.

Một định nghĩa khác, đơn giản hơn về quy hoạch không gian văn phòng - vẫn mang ý nghĩa chung giống nhau - là sử dụng các phương pháp khác nhau để thiết lập môi trường làm việc của bạn nhằm tối ưu hóa việc sử dụng không gian.

Thiết kế không gian văn phòng để đạt hiệu quả tối đa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp trải qua thời kỳ phát triển cao. Nếu không có một bố trí hiệu quả, năng suất thì sự hiệu quả và khả năng sáng tạo của nhân viên có thể giảm sút.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY HOẠCH KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG

NGÂN SÁCH

Chi phí cho việc quy hoạch không gian văn phòng luôn là một vấn đề cần cân nhắc. Chắc chắn, bạn có thể dốc hết sức, không tốn kém chi phí và tân trang lại không gian làm việc của doanh nghiệp mình từ trên xuống dưới.

Trong một số trường hợp, điều đó có thể cần thiết. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp của bạn sẽ được phục vụ tốt hơn bằng cách đặt ra ngân sách và tuân thủ nó.

Xem thêm: Giá thuê văn phòng quận 3 và quận 1

KHÔNG GIAN SẴN CÓ

Không gian có sẵn là một trong những mối quan tâm lớn khi lập kế hoạch không gian văn phòng.

Hãy tính đến tổng diện tích hình vuông và sau đó kiểm tra cách doanh nghiệp của bạn phân bổ diện tích đó. Có cách nào tốt hơn để sắp xếp mọi thứ không?

SỨC CHỨA CỦA KHÔNG GIAN

Sức chứa - số lượng người mà không gian của bạn có thể chứa thoải mái - là một biến số quan trọng khác cần xem xét khi lên kế hoạch sắp xếp lại văn phòng của bạn.

Kết hợp với không gian có sẵn của doanh nghiệp bạn, năng lực thiết lập giai điệu cho tất cả các quyết định sau đó.

Nếu bạn không biết chính xác có bao nhiêu người mà bạn muốn môi trường làm việc của mình bao gồm, bạn sẽ không thể lập kế hoạch sắp xếp hiệu quả một cách hợp lý.

Xem thêm:

Cách tính diện tích sử dụng văn phòng làm việc

Ý TƯỞNG THIẾT KẾ VĂN PHÒNG

Có rất nhiều khái niệm có sẵn cho nhu cầu lập kế hoạch không gian văn phòng của bạn.

Nhóm của bạn có thể được phục vụ tốt nhất bởi một trong các tùy chọn sau:

Mở sơ đồ tầng văn phòng
Bàn làm việc Hot Desking
Không gian làm việc dựa trên hoạt động Activity-Based Working
Bàn làm việc chuyên dụng Dedicated Office Desk
Khu vực bàn làm việc
Trạm làm việc riêng tư
Không gian làm việc linh hoạt

Hãy thực hiện một vài nghiên cứu và quyết định về concept hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm các phong cách thiết kế văn phòng điển hình:

NHU CẦU

Trước khi đi quá sâu vào quy hoạch không gian văn phòng của bạn, hãy nói chuyện với nhóm của bạn để tìm hiểu xem họ có cần một loại diện tích cụ thể mà họ hiện không có (hoặc không thể tạo từ cơ sở hạ tầng hiện có) hay không.

Làm như vậy sẽ đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện sẽ hỗ trợ cách nhân viên của bạn muốn làm việc.

CÁC TÍNH NĂNG CỐ ĐỊNH

Các đặc điểm cố định trong tòa nhà xung quanh bạn sẽ ảnh hưởng đáng kể đến bố cục và chức năng văn phòng của bạn.

Lập bản đồ và cung cấp không gian xung quanh các yếu tố như:

Lối thoát hiểm
Cửa ra vào
Các thành phần cấu trúc
Phòng tắm
các cửa sổ
Các bước
Lối vào

Việc tính đến những tính năng cố định này khi bắt đầu quy trình sẽ giúp bạn tránh được những “ứng biến” vào phút cuối có thể làm giảm hiệu quả của bố cục.

Xem thêm:

TUÂN THỦ

Các tiêu chuẩn quản lý nơi làm việc và các quy định về an toàn có thể ảnh hưởng đáng kể đến các lựa chọn mà bạn có để sắp xếp lại không gian làm việc của mình.

Sự tuân thủ cũng giống như các tính năng cố định của tòa nhà - bạn có rất ít quyền kiểm soát chúng, nhưng bạn phải kết hợp chúng vào tất cả các thiết kế.

Các vấn đề về tuân thủ bao gồm các vấn đề cần cân nhắc như chặn các lối thoát ra khỏi đám cháy, lắp đặt các ổ cắm điện ngắt mạch sự cố chạm đất (GFCI) trong phòng nghỉ và cung cấp đủ hệ thống thông gió.

Tìm hiểu các tiêu chuẩn OSHA và các sắc lệnh về quy tắc xây dựng áp dụng cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn cung cấp môi trường làm việc tốt nhất cho nhóm của mình và tránh các mối nguy hiểm, tiền phạt và các vụ kiện tụng.

LỜI KHUYÊN ĐỂ QUY HOẠCH KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG THÀNH CÔNG

Giữ lại một số không gian mở

Thật hấp dẫn khi đóng gói càng nhiều đồ đạc càng tốt vào khu vực làm việc của bạn, nhưng làm như vậy là quá sức - chưa kể đến việc di chuyển khó khăn.

Bất cứ khi nào có thể, hãy giữ lại các khu vực không gian mở để các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng tiếp cận các bộ phận khác của văn phòng và có thể tụ tập và nói chuyện với đồng nghiệp của họ.

Khắc phục các khu vực yên tĩnh

Khi tiến hành lập kế hoạch không gian văn phòng cho doanh nghiệp của bạn, hãy suy nghĩ về các khu vực của các loại công việc cụ thể.

Khu vực yên tĩnh là một trong những khu vực quan trọng nhất mà doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra trong không gian làm việc lớn hơn của mình. Cố gắng hết sức để xác định vị trí các khu vực yên tĩnh nói trên càng xa sự hối hả và nhộn nhịp của hoạt động kinh doanh thường xuyên càng tốt.

Đặt không gian cộng tác bên cạnh

Khu vực làm việc thiết yếu khác cần xem xét khi lập kế hoạch không gian văn phòng là sự cộng tác.

Một phần quan trọng trong cách doanh nghiệp của bạn hoạt động thành công phụ thuộc vào các nhóm người làm việc cùng nhau. Như vậy, bạn muốn dành nhiều không gian cho hoạt động đó.

Như chúng tôi đã đề cập trong phần trước, hãy giữ không gian cộng tác và khu vực yên tĩnh càng xa nhau càng tốt để tiếng ồn và hoạt động từ khu vực trước không làm ảnh hưởng đến hòa bình và yên tĩnh của khu vực sau.

Chú ý đến ánh sáng

Ánh sáng tự nhiên trong không gian làm việc của bạn luôn là tốt nhất nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể sắp xếp mọi thứ sao cho mọi người ở gần cửa sổ.

Nếu di chuyển mọi thứ xung quanh để toàn bộ văn phòng của bạn được hưởng lợi từ ánh sáng tự nhiên, hãy thử thêm đèn có bước sóng có thể điều chỉnh cho mỗi máy trạm như một sự bổ sung cho ánh sáng hiện tại của bạn. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tùy chỉnh độ chiếu sáng để kích thích năng suất của họ.

Xem thêm:

Tân dụng sức ảnh hưởng của thực vật

Một trong những cách dễ nhất để truyền cảm hứng cho năng suất trong giai đoạn cuối của kế hoạch không gian văn phòng là khai thác sức mạnh của thực vật.

Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhóm làm việc dù chỉ một ít cây cảnh trong văn phòng cũng có năng suất cao hơn so với các nhóm không có - ngay cả trong các không gian làm việc tinh gọn do các doanh nhân và công ty khởi nghiệp.

Hãy đơn giản hóa việc này bằng cách sắp xếp một vài cây nhỏ trên bệ cửa sổ trong văn phòng của bạn hoặc gom chúng lại ở một góc phòng buồn tẻ. Đây chính là Biophilic Design.

Mang các hoạt động ngoài trời vào văn phòng

Một không gian văn phòng vô trùng không có gì thú vị khi làm việc mỗi ngày. Thay vào đó, hãy tạo cảm hứng cho không gian làm việc bằng cách mang không gian ngoài trời vào.

Các điểm nhấn tự nhiên như bê tông và sàn gỗ lộ ra ngoài, bàn làm việc bằng gỗ tái sinh và thép sơn là những cách đơn giản để mang đến cho môi trường làm việc của bạn một nét đẹp thế giới bên ngoài.

Các kết cấu và màu sắc khác nhau cũng có lợi ích bổ sung là làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn. Và khi nhân viên thoải mái hơn, họ sẽ tập trung hơn, sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

Xem thêm:

KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CHUNG

Nếu bạn muốn tối đa hóa lợi ích của môi trường làm việc của mình mà không phải tự mình làm việc căng thẳng, áp lực và tốn kém, hãy thuê văn phòng làm việc chung Coworking Space.

Mỗi môi trường làm việc chung đều kết hợp các yếu tố thiết kế đầy cảm hứng như ánh sáng tự nhiên, sơ đồ mặt bằng mở, lối trang trí trang nhã và chuyên nghiệp cũng như không gian làm việc đa năng.

Tại Saigon Office, lợi ích không chỉ dừng lại ở không gian văn phòng.

Ngoài môi trường làm việc độc đáo, các thành viên cũng được hưởng các tiện ích trong Coworking Space, bao gồm:

Dọn dẹp tại chỗ hàng ngày
Tiếp khách và chào hỏi
Dịch vụ thư có thương hiệu riêng
Wi-Fi nhanh như chớp
Canteen
Phòng hội nghị
In đen trắng
Sự kiện kết nối và quản lý
Ra vào linh hoạt
Chỗ để xe đạp và nhiều hơn nữa

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chắc chắn để tăng năng suất và hạnh phúc của nhóm, hãy tìm không gian văn phòng Coworking Space và Saigon Office hỗ trợ bạn trọn gói miễn phí .

Sau đó, tận dụng không gian làm việc chung, bàn làm việc chuyên dụng và văn phòng riêng của chúng tôi để phù hợp với mọi nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để bắt đầu hoặc để tìm hiểu thêm về những lợi thế của không gian làm việc chung cho những người freelancer kỹ thuật số, những người làm việc từ xa và các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình và quy mô, hãy truy cập saigonoffice.com.vn ngay hôm nay.