Khi nền kinh tế thị trường phát triển, thuê văn phòng làm việc đã trở thành sự lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Bên cạnh hiệu quả làm việc, việc tìm một không gian lý tưởng còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành, dù vậy, tính toán diện tích thuê văn phòng vẫn là thách thức đối với nhiều người, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm. Cùng Saigon Office theo dõi bài viết sau đây để cùng tìm hiểu thêm về các cách tính diện tích văn phòng.
Mục đích của việc tính diện tích văn phòng
Tính diện tích thuê văn phòng là một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng trong việc quản lý không gian làm việc. Bằng cách xác định diện tích chính xác, người quản lý có thể đưa ra quyết định hợp lý về việc sử dụng không gian, đáp ứng nhu cầu công việc và tối ưu hóa sự tiện nghi cho nhân viên, song song đó diện tích quyết định phần lớn đến mức ngân sách thuê văn phòng của doanh nghiệp
Diện tích văn phòng có những loại nào
Trong quá trình tính toán diện tích thuê văn phòng, ta có thể xác định hai loại diện tích chính: diện tích gross và diện tích net.
Net
Là diện tích thực mà doanh nghiệp thuê để sử dụng làm việc. Phần diện tích này sẽ bao gồm không gian riêng mà khách hàng thuê, tính cả diện tích của phần cột bên trong phòng nếu có. Đây là diện tích được dùng để đặt bàn làm việc, set up các trang thiết bị văn phòng, các không gian dùng để làm việc hằng ngày… Cách tính này không bao gồm diện tích các khu vực chung như : sảnh, hành lang, lối đi, khu vực vệ sinh chung…
Diện tích Net là diện tích thực tế sử dụng trong văn phòng
Gross
Diện tích Gross sẽ bằng tổng diện tích Net cộng với phần diện tích công cộng phục vụ cho nhu cầu chung của các khách thuê trong tòa nhà như : hành lang, sảnh, khu vực vệ sinh chung…
Đối với các tòa nhà có diện tích sàn lớn, trên một sàn sẽ có nhiều doanh nghiệp cùng hoạt động, phần không gian chung như nhà vệ sinh, lối đi hành lang sẽ được các đơn vị cùng sử dụng. Diện tích Gross là phần diện tích sử dụng chung chia đều cho các khách hàng thuê trên sàn.
Diện tích Gross = Diện tích Net + Diện tích công cộng
Các phương pháp tính diện tích thuê văn phòng
Có hai phương pháp chính để tính diện tích thuê văn phòng: đo thực tế và sử dụng thông số như bản vẽ, Autocad.
Đo thực tế để tính diện tích văn phòng
Phương pháp đo thực tế là quá trình đo diện tích bằng cách sử dụng công cụ đo lường trực tiếp trên không gian văn phòng. Bằng cách đo từng phần của văn phòng, bao gồm các vách ngăn (nếu có), cột, ta tính toán tổng diện tích thuê.
Phương pháp này yêu cầu sự tham gia của các công ty thiết kế và việc sử dụng các công cụ như thước đo hoặc máy đo laser để có được kết quả chính xác.
Phương pháp đo thực tế thường được sử dụng khi cần có một diện tích chính xác và chi tiết, đặc biệt khi không có thông tin đầy đủ từ các tài liệu.
Tính diện tích văn phòng thông qua thông số (bản vẽ, autocad… )
Phương pháp đo diện tích văn phòng thông qua bản vẽ, autocad file
Phương pháp sử dụng thông số như bản vẽ hoặc file Autocad để tính toán diện tích thuê văn phòng. Thông qua việc sử dụng các tài liệu này, nhà thiết kế có thể xem xét và đo lường diện tích từ các thông số đã được định sẵn trên tài liệu. Bản vẽ và Autocad cung cấp thông tin chi tiết về kích thước, vị trí và cấu trúc không gian văn phòng, giúp tính toán diện tích một cách chính xác và tiện lợi.
Phương pháp sử dụng thông số thích hợp khi có sẵn các tài liệu hoặc bản vẽ chính xác của văn phòng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tính toán diện tích.
>>> Xem thêm video: Hướng dẫn tích diện tích văn phòng thông qua bản vẽ trên Autocad
Cách tính diện tích văn phòng cho thuê chuẩn xác cho từng doanh nghiệp
Để tính toán diện tích văn phòng cho thuê chuẩn xác và phù hợp với từng doanh nghiệp, cần xem xét các yếu tố quan trọng như diện tích sử dụng cố định cho nhân viên và diện tích sử dụng chung và tiện ích.
Diện tích sử dụng cố định cho nhân viên
Trước hết, để tính diện tích sử dụng cố định cho nhân viên, cần đưa ra ước tính chính xác về số lượng nhân viên dự kiến trong doanh nghiệp. Trong các tòa nhà văn phòng, tiêu chuẩn quy định trung bình là 5m2/người. Doanh nghiệp có thể sử dụng tiêu chuẩn này để ước tính diện tích văn phòng tối thiểu cần thiết cho nhân viên của mình.
Tùy phân khúc tòa nhà sẽ có quy định trung bình về diện tích tối thiểu trên 1 nhân viên:
- Tòa nhà hạng A: từ 10-12m2/ nhân viên
- Tòa nhà hạng B: từ 7-8m2/ nhân viên
- Tòa nhà hạng C: từ 5m2/ nhân viên
Tiếp theo là xem xét các phòng riêng như phòng sếp, kế toán, nhân sự, phòng lab… Việc xác định diện tích mỗi phòng riêng dựa trên yêu cầu công việc và số lượng người sử dụng phòng đó. Đảm bảo rằng các phòng này đủ rộng, phù hợp tạo điều kiện làm việc hiệu quả và thoải mái cho từng bộ phận.
Diện tích sử dụng chung, tiện ích…
Trong một văn phòng theo tiêu chuẩn hiện đại, không nên bỏ qua diện tích sử dụng chung và tiện ích trong văn phòng, bao gồm : phòng họp, pantry, khu giải trí và phonebooth… Bố cục phòng họp cần được thiết kế phù hợp với tính chất công việc và ngành nghề của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu về giao tiếp và họp làm việc. Khu vực pantry và khu giải trí cần được cung cấp để nâng cao sự thoải mái và trải nghiệm làm việc của nhân viên, góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo
>>> Xem thêm một số kinh nghiệm sau đây để tránh gặp phải trong quá trình tìm kiếm văn phòng
- 10 Lỗi cần tránh khi thuê văn phòng
- Nguyên tắc vàng khi chọn vị trí thuê văn phòng
- #9 Lưu ý khi thuê văn phòng
- Phí dịch vụ khi đi thuê văn phòng bao gồm những gì?
- Quy trình tư vấn thuê văn phòng tại Saigon Office
Lưu ý khi tính diện tích văn phòng
Xác định đơn vị đo
M2 (mét vuông) là đơn vị đo phổ biến trong tính toán diện tích văn phòng
Check thông số thông qua chủ nhà và đơn vị thiết kế
Sử dụng thông tin cung cấp từ chủ nhà về diện tích thuê kết hợp thông số từ các đơn vị thiết kế để có thông tin chi tiết và tin cậy.
Khoảng diện tích văn phòng ko có ích
Đó là những góc văn phòng khó sử dụng, những văn phòng dạng khuyết… Khi tiến hành thuê văn phòng, khách hàng cần làm rõ vấn đề với quản lý cho thuê hoặc trao đổi với bên thi công để có thể tối ưu thiết kế.
Sử dụng vách ngăn phù hợp
Khi tính diện tích thuê văn phòng, bạn cần chú ý đến vách ngăn. Để tiết kiệm không gian nên lựa chọn vách ngăn là kính cường lực ( chịu lửa, chịu lực, chịu nhiệt…) hoặc vách ngăn di động có thể di chuyển được.
Quá trình tính diện tích thuê có thể khác nhau theo từng nhu cầu doanh nghiệp. Các công ty có yêu cầu đặc biệt về diện tích văn phòng thường áp dụng các quy trình tính diện tích riêng để đảm bảo nhu cầu kinh doanh và đáp ứng sự tiện nghi, thoải mái nhất.
Trên đây là bài viết về cách tính diện tích thuê văn phòng mà Saigon Office dành riêng cho bạn. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên thuê không gian văn phòng bao nhiêu là hợp lý, hãy liên hệ ngay với Saigon Office để được hỗ trợ tư vấn miễn phí nhé!
