Việc xác định mô hình văn phòng là vô cùng cần thiết trong những bước đầu xây dựng doanh nghiệp. Ngày nay các loại hình văn phòng rất đa dạng, trong đó văn phòng truyền thống được biết đến từ lâu, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm về mô hình này. Hãy cùng Saigon Office tìm hiểu văn phòng truyền thống và những điều cần biết, để có cái nhìn bao quát hơn về mô hình văn phòng này.
Văn phòng truyền thống là gì?
Văn phòng truyền thống còn có tên gọi khác là văn phòng làm việc riêng. Đây là mô hình quen thuộc, đặc thù với chức năng sở hữu và quản lý chỉ thuộc về duy nhất một doanh nghiệp. So với các dạng văn phòng khác, văn phòng truyền thống vẫn chiếm tỷ lệ lớn về nguồn cung hiện nay.
Loại hình văn phòng này có tính cố định và riêng tư cao. Vì thế, doanh nghiệp thường hoạt động lâu dài và có thể tùy ý thiết kế không gian làm việc, bố trí nội thất theo mong muốn. Không chỉ làm việc thường xuyên, văn phòng truyền thống còn là nơi gặp gỡ, tiếp đón đối tác và tạo dựng hình ảnh công ty.
Đặc điểm của văn phòng truyền thống
Văn phòng truyền thống có những đặc điểm sau:
- Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập, không chia sẻ với doanh nghiệp khác.
- Có trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ cụ thể, rõ ràng.
- Các phòng ban được phân chia không gian làm việc bằng vách ngăn cứng (tường, phòng riêng…)…nhưng vẫn thuộc cùng một mặt sàn cố định.
- Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính.
Lợi ích và hạn chế của văn phòng truyền thống đối với doanh nghiệp
Lợi ích của văn phòng truyền thống
- Pháp lý ổn định
- Tăng sự tin tưởng của khách hàng và đối tác.
- Tạo dựng thương hiệu và văn hóa riêng biệt
- Không gian riêng tư, bảo mật
- Phân cấp nhân viên rõ ràng
- Chi phí về lâu dài thấp hơn
- Có thể thay đổi tùy ý
Hạn chế của văn phòng truyền thống.
- Chi phí có thể cao khi bắt đầu xây dựng
- Hạn chế mở rộng mối quan hệ
- Thiếu linh hoạt khi nâng cấp, mở rộng
- Nhân viên dễ thấy gò bó, thiếu linh hoạt
>>> Xem thêm video: Văn phòng làm việc đã thay đổi như thế nào?
Cách nhận diện văn phòng truyền thống và các văn phòng khác
Văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại
Mô hình văn phòng hiện đại là văn phòng kiểu mới. Không gian của văn phòng hiện đại không được phân chia thành từng vị trí nhất định mà đề cao sự sáng tạo, linh hoạt, tính tự chủ của từng nhân viên để cùng thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là kiểu văn phòng được thiết kế sao cho phù hợp với doanh nghiệp hiện đại để vừa là nơi làm việc, vừa thể hiện phong cách, hướng đi của doanh nghiệp.
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng hiện đại |
| Trang thiết bị, nội thất | Mang tính cổ điển, phục vụ cho nhu cầu cơ bản. | Hiện đại, thông minh, có tính thẩm mỹ cao. |
| Công nghệ | Ít cập nhật xu hướng, công nghệ mới nhất. | Ứng dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến. |
| Không gian | Bài trí theo phong cách truyền thống.Không gian đóng kín, có sự phân chia, ngăn cách không gian bởi những bức tường, v1h ngăn cố định, phòng kín. | Không gian thông thoáng, rộng mở,…Bố trí nội thất sáng tạo, độc đáo. |
Văn phòng truyền thống và văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại hình dịch vụ được cung cấp bởi các nhà cung cấp văn phòng ảo cho phép bạn đăng ký kinh doanh tại một địa chỉ đẳng cấp trung tâm thành phố để giao dịch tiếp khách hàng, nhận thư và bưu kiện. Đây là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Loại hình văn phòng hiện đại này khá thịnh hành trên thế giới, tuy nhiên tại Việt Nam đang còn mới mẻ.
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng ảo |
| Địa chỉ, vị trí | Địa chỉ liên hệ là trụ sở, chỗ làm việc của công ty. | Địa chỉ liên hệ là trụ sở giao dịch, đăng ký kinh doanh. |
| Không gian làm việc | Không gian cố định, quản lý hoặc sở hữu của riêng doanh nghiệp. | Không gian làm việc thay đổi linh hoạt.Nhân viên làm việc phân tán, có thể làm việc chung không gian với nhiều doanh nghiệp khác hoặc làm ở một không gian được thuê ngắn hạn. |
| Chi phí | Chi phí xây dựng ban đầu có thể cao, về lâu dài sẽ giảm đi. | Chi phí thấp do chỉ thuê không gian làm việc, nhân viên có thể không đến làm việc. |
Văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ hay Co-working Space là không gian làm việc chung mà mỗi thành viên trong văn phòng có thể đến từ một doanh nghiệp thuộc những lĩnh vực khác nhau. Nhân viên làm việc một cách độc lập với công việc riêng nhưng lại chia sẻ không gian làm việc chung.
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng chia sẻ |
| Không gian làm việc | Cố định, tách biệt, có tính độc lập, riêng tư, có thể thiết kế theo phong cách riêng. | Linh hoạt, rộng rãi, sử dụng chung không gian làm việc với người khác. Không thể thiết kế theo phong cách riêng, không phải sắp xếp, bố trí văn phòng. |
| Chi phí | Chi phí lớn cho việc xây/thuê mặt bằng dài hạn, mua sắm nội thất, dịch vụ. | Chi phí linh hoạt, có thể sử dụng gói thanh toán tùy theo khả năng của doanh nghiệp đó. Đã bao gồm tất cả các chi phí dịch vụ khác. |
| Giao tiếp | Gắn kết giữa các đồng nghiệp trong công ty, giao lưu và thoải mái làm việc trong môi trường riêng. | Rộng mở, có cơ hội gặp gỡ, hợp tác với nhiều ông ty đối tác cùng sử dụng văn phòng.Có cơ hội tham dự sự kiện, giao lưu, kết nối với nhiều startups khác. |
Văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói là văn phòng cho thuê được trang bị đầy đủ tiện nghi và hầu như được cung cấp “theo yêu cầu”. Nó cung cấp dịch vụ cho thuê ngắn hạn và phí cho các tiện ích và quản lý không gian được quy định bởi nhà điều hành – doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn thuê tích lũy hàng tháng.
| Tiêu chí | Văn phòng truyền thống | Văn phòng trọn gói |
| Không gian làm việc | Có thể tự do sử dụng không gian, sắp xếp, trang trí không gian làm việc phù hợp theo văn hóa công ty. | Dùng chung văn phòng, tiện nghi, không gian, không thể tự bố trí không gian làm việc để thể hiện thương hiệu riêng. |
| Chi phí | Chi phí ban đầu (xây dựng, nội thất, thiết bị) cao. | Chi phí ban đầu thấp. |
>>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng hiện nay
Có nên lựa chọn văn phòng truyền thống cho doanh nghiệp không?
Việc lựa chọn mô hình văn phòng truyền thống hay các giải pháp văn phòng hiện đại khác yêu cầu doanh nghiệp cần chú trọng ở cả khâu thiết kế và thi công. Nếu mục đích, định hướng phát triển của doanh nghiệp bạn thiên về tính ổn định, bền vững, lâu dài và muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín riêng thì bạn nên chọn kiểu văn phòng truyền thống. Sau đây là một số kinh nghiệm giúp bạn có thể đưa ra quyết định chọn lựa không gian văn phòng truyền thống hay không:
- Lựa chọn theo mục đích và hướng phát triển doanh nghiệp.
- Quy mô doanh nghiệp
- Ưu tiên sự linh hoạt và tiện nghi
- Tạo sự cân đối giữa không gian làm việc và nội thất
- Tuân thủ theo mục đích sử dụng
Tổng kết
Trên đây là những kiến thức giúp bạn hiểu rõ văn phòng truyền thống là gì, cũng như biết được ưu và nhược điểm của loại hình văn phòng này. Bạn hãy tham khảo để đưa ra sự lựa chọn phù hợp và có thể setup không gian làm việc cho doanh nghiệp của mình một cách chuyên nghiệp nhât.
