Trên thực tế, văn phòng không phải là một khái niệm xa lạ, tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ kiến thức về mô hình này. Đặc biệt, nếu có dự định tìm kiếm văn phòng cho thuê hay đầu tư, thiết kế xây dựng thì hiểu chi tiết sẽ giúp các doanh nghiệp, người đầu tư có được quyết định chính xác khi lựa chọn. Cùng Saigon Office tìm hiểu khái niệm văn phòng là gì? Chức năng và tầm quan trọng của văn phòng làm việc qua bài viết sau đây!
Văn phòng là gì?
Văn phòng được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty hoặc đơn vị tổ chức. Văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc.
Khái niệm truyền thống
Khi nhắc đến văn phòng, công sở người ta hay nghĩ thường hay nghĩ đó là nơi thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư. Đó là lĩnh vực nhất định trong kinh doanh. Tất cả các chức năng kinh doanh được quy định và chỉ đạo từ văn phòng. Nó thu thập và lưu trữ thông tin về văn phòng.
Nơi tập trung nhiều nhất của hoạt động thủ tục giấy tờ thường được gọi là văn phòng. Do đó, khái niệm truyền thống giải thích văn phòng là một nơi cụ thể. Nó là nơi đặc biệt để xử lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Khái niệm hiện đại
Ở một khía cạnh khác, văn phòng được định nghĩa theo tư duy mới và hiện đại hơn. Đây được xem là một hoạt động hơn là một địa điểm. Theo khái niệm này, bất kỳ nơi nào cũng có thể được coi là văn phòng, nếu thực hiện các hoạt động chính thức như hành pháp, văn thư.
Văn phòng tồn tại ở bất cứ nơi nào thực hiện một số loại công việc nhất định. Sai lầm khi coi văn phòng là một địa điểm cụ thể. Nó có tầm quan trọng đối với một khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn là một địa điểm cụ thể.
>>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay
>>> Xem thêm video: Trụ Sở Văn Phòng Facebook – Nơi Làm Việc Lý Tưởng Nhất Thế Giới
Chức năng của văn phòng
Mọi tổ chức đều được thành lập với mục tiêu thực hiện các mục tiêu cụ thể. Để đạt được mục tiêu này, các chức năng khác nhau phải được thực hiện. Văn phòng là trung tâm cho tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, một văn phòng phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau. Để đơn giản hơn, chúng tôi đã chia chức năng của văn phòng thành hai loại sau:
- Chức năng cơ bản
- Chức năng quản trị
| Chức năng cơ bản | |||
|---|---|---|---|
| Tiếp nhận và thu thập thông tin | Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Có hai nguồn thông tin: nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ được cung cấp từ các đơn vị khác nhau của doanh nghiệp. Mặt khác, các nguồn bên ngoài là các cơ quan và tổ chức thu thập và phân phối thông tin. | ||
| Ghi thông tin | Ghi lại thông tin có sẵn từ một nguồn khác trong “sổ nội bộ” và “sổ công văn”. Thông tin có sẵn từ bên ngoài tổ chức như: thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng,v.v.. được ghi vào sổ nội bộ. Các thông tin do tổ chức cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép thông tin này giúp tổ chức hồ sơ và thông điệp của doanh nghiệp. | ||
| Phân tích | Liên quan đến nghiên cứu chi tiết của thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau ở dạng thô và chưa qua xử lý, Trong chức năng này, thông tin được nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin cho một mục đích tương lai. | ||
| Lưu trữ thông tin | Thông tin được ghi lại cần được bảo vệ cho mục đích tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định thông tin cần được bảo vệ trong bao lâu. Theo mức độ quan trọng của thông tin, một văn phòng sẽ lưu trữ thông tin trong một tệp riêng biệt | ||
| Phân phối thông tin | Phân phối thông tin đến những người và bộ phận liên quan. Thông tin thu thập được sẽ được phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ ra quyết định và các hoạt động khác. | ||
| Chức năng quản trị | |||
|---|---|---|---|
| Chức năng quản lý | Các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo,… được gọi là chức năng quản lý. Những người cấp cao nhất của tổ chức tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng. | ||
| Chức năng nhân sự | Liên quan đến việc đặt đúng nhân viên vào đúng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của những người có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí sau khi chọn được một ứng cử viên thích hợp. Văn phòng sẽ lập hồ sơ về thành tích của nhân viên để cung cấp giải thưởng và lợi ích trong tương lai. | ||
| Chức năng mua hàng và kiểm soát | Liên quan đến việc xác định tài sản khác nhau và yêu cầu nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích hợp với giá hợp lý. Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể. | ||
| Quan hệ công chúng | Mối quan hệ có nhiều công chúng như: cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, người làm truyền thông, nhóm xã hội, khách hàng, cộng đồng,… được gọi là quan hệ công chúng. Văn phòng có trách nhiệm duy trì mối quan hệ chặt chẽ với những người có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc kinh doanh, thường xuyên phân phối thông tin và tổ chức các hoạt động khác nhau. | ||
| Bảo vệ tài sản | Văn phòng cần bảo vệ tài sản của một tổ chức và duy trì một bản ghi về tài sản và cung cấp thông tin cập nhật về tình hình này. Văn phòng có trách nhiệm bảo vệ tài sản khỏi bị mất cắp và hư hỏng như hỏa hoạn, tai nạn, lũ lụt,… văn phòng cần bảo trì thường xuyên tài nguyên của mình | ||
| Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu | Văn phòng nên thiết kế các biểu mẫu để mang lại sự thống nhất trong hoạt động của văn phòng. Nó giúp đơn giản hóa hoạt động và mang lại một hệ thống trong hiệu suất. Văn phòng cần có nhiều loại biểu mẫu khác nhau như hóa đơn, phiếu điều tra, phiếu chi, thư từ, đơn mua hàng,… | ||
| Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng | Cần có hệ thống và quy trình để thực hiện thành công các hoạt động khác nhau. Văn phòng sử dụng để phát triển các thủ tục và hệ thống khác nhau cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Nó giúp mang lại sự đơn giản vào văn phòng làm việc. | ||
Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp
Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình
Không còn định nghĩa là nơi làm việc với những bức tường khô khan, nơi đây đã thật sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là niềm ước mơ của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thỏa sức sáng tạo để hoàn thành công việc của mình.
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng công ty còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn.
Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức.
Văn phòng đại diện doanh nghiệp, góp phần xây dựng thương hiệu
Văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.
Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức. Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử dụng nội thất văn phòng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt.
Văn phòng làm việc cũng sẽ thể hiện được phong cách và cá tính của doanh nghiệp, để trở thành một nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản chất của doanh nghiệp đó.
IV. Kết luận
Bài viết này có lẽ chúng ta đã cho chúng ta có cái nhìn rõ nét và hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng là gì. Với ngần ấy chức năng và tầm quan trọng của không gian văn phòng, chúng ta gọi nó là bộ não của một tổ chức quả là không sai. Những thông tin bổ ích về văn phòng vẫn còn rất nhiều, mọi người hãy tiếp tục theo dõi các bài viết sau của Saigon Office – Chuyên cho thuê văn phòng tại HCM, để cập nhật thêm nhiều điều thú vị mới nhé!.
Liên hệ ngay Saigon Office để được hỗ trợ tư vấn miễn phí tìm thuê văn phòng nhanh chóng và phù hợp với mọi nhu cầu doanh nghiệp: 028 3925 2582 – 0908 600 35
>>> Các bài viết liên quan:
