Văn phòng không chỉ đơn thuần là không gian làm việc, mà còn được xem như bộ mặt đại diện cho công ty, tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng và mang lại nguồn cảm hứng cho nhân sự. Điều này đòi hỏi sự đầu tư cẩn thận và lên ngân sách chi tiết để đảm bảo văn phòng đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Saigon Office xin chia sẻ một vài điểm cần lưu ý để việc tìm kiếm và lựa chọn văn phòng làm việc của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Kinh nghiệm thuê văn phòng 1: Xác định rõ nhu cầu và yêu cầu
Để thuê văn phòng nhanh chóng, hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu của bạn. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần cân nhắc
Thời gian cần
Xác định thời gian dự kiến bạn muốn thuê văn phòng, bao gồm cả thời gian ngắn hạn và dài hạn, sẽ giúp bạn chủ động tìm kiếm và lựa chọn văn phòng phù hợp với yêu cầu thời gian của mình.
Vị trí/khu vực tập trung phù hợp ngành nghề
Xác định vị trí hoặc khu vực tập trung phù hợp với ngành nghề, giúp thu hút khách hàng và thuận tiện cho nhân viên và đối tác của bạn. Nên xem xét các tiện ích và dịch vụ xung quanh khu vực để chắc chắn rằng nó phù hợp với hoạt động kinh doanh.
>>> Cách chọn vị trí thuê văn phòng – bạn đã biết chưa?
Diện tích
Xác định diện tích văn phòng cần thiết dựa trên số lượng nhân viên và yêu cầu công việc ( tùy thuộc vào ngành nghề ), đảm bảo không gian làm việc thoải mái và đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty.
>>> Xem ngay bài viết: Cách tính diện tích thuê văn phòng chuẩn xác nhất
Ngân sách
Xác định mức chi phí thuê văn phòng sẽ giúp bạn tìm kiếm và chọn lựa các văn phòng trong phạm vi ngân sách của mình. Nên tính đến cả các chi phí khác như tiền thuê, tiền điện, nước và các dịch vụ liên quan…
Loại không gian văn phòng
Xác định loại không gian văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn, có thể là phòng riêng, không gian mở hay linh hoạt… tạo điều kiện làm việc thuận lợi và phù hợp với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Kế hoạch mở rộng trong tương lai
Xem xét và xác định kế hoạch mở rộng quy mô công ty trong tương lai, cân nhắc khả năng mở rộng không gian văn phòng hoặc thuê văn phòng có tính linh hoạt để đáp ứng việc gia tăng nhân sự. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tránh phải di chuyển văn phòng trong tương lai gần.
Thời hạn thuê
Xác định thời hạn thuê văn phòng, bao gồm thuê theo năm đối với văn phòng truyền thống, hoặc thuê theo tháng đối với văn phòng trọn gói, giúp bạn chủ động lựa chọn phương thức thuê văn phòng và dự trù được khoản chi phí cố định.
>>> #9 Lưu ý khi thuê văn phòng: Bí quyết Tiết Kiệm & Thành Công
Tìm kiếm dịch vụ văn phòng cho thuê
Trong thời đại công nghệ- dịch vụ lên ngôi như hiện nay, việc tìm kiếm các đơn vị hỗ trợ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Web/ ứng dụng
Đầu tiên, sử dụng các trang web hoặc ứng dụng chuyên về tìm kiếm văn phòng cho thuê để tìm hiểu đánh giá thị trường. Tận dụng các công cụ tìm kiếm và bộ lọc để thu hẹp phạm vi và tìm được các văn phòng phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của bạn.
Dịch vụ tìm kiếm cho thuê văn phòng
Hiện nay các dịch vụ tìm kiếm cho thuê văn phòng vẫn luôn được đánh giá cao và được khách hàng tin dùng bởi sự chuyên nghiệp, nắm rõ thị trường, thông tin về tòa nhà cũng như giá thuê chính xác, bám sát nhu cầu khách…
Dịch vụ cho thuê văn phòng thường cung cấp danh sách các văn phòng có sẵn theo nhu cầu, giúp khách hàng tiếp cận và so sánh các lựa chọn một cách thuận tiện…tiết kiệm thời gian và công sức. Để đảm bảo các quyền lợi trên, khách hàng cần lựa chọn, trao mặt gửi vàng với các công ty dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín, chuyên nghiệp, được đánh giá cao trên thị trường.
>>> Các bước tìm thuê văn phòng & Quy trình tư vấn tại Saigon Office
>>> Xem thêm video: Vì sao nên lựa chọn Saigon Office làm đơn vị hỗ trợ tư vấn trên hành trình tìm kiếm văn phòng của quý khách
Xem văn phòng thực tế
Sau khi tổng hợp danh sách các văn phòng tiềm năng, hãy tiến hành xem trực tiếp để có cái nhìn khách quan và đánh giá chính xác.
Tổng hợp thông tin các văn phòng sau khi xem
Sau khi xem thực tế, ghi lại thông tin quan trọng về mỗi văn phòng như giá, vị trí, chủ đầu tư… ( hoặc các đơn vị tư vấn cho thuê sẽ tổng hợp thay bạn ) Thông tin này giúp bạn có cái nhìn tổng quan, dễ dạng so sánh các lựa chọn.
Các tiện ích xung quanh
Xem xét các tiện ích xung quanh văn phòng như giao thông, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, ngân hàng và các dịch vụ khác… điều này giúp đảm bảo rằng văn phòng có sự thuận tiện và hỗ trợ tốt cho hoạt động kinh doanh của bạn và nhân viên.
Đánh giá, so sánh các lựa chọn
So sánh các văn phòng đã xem để xác định lựa chọn tốt nhất dựa trên yêu cầu và tiêu chí ban đầu, xem xét các yếu tố trên để đưa ra quyết định phù hợp.
Đưa ra quyết định
Cuối cùng, dựa trên quá trình đánh giá và so sánh, hãy đưa ra quyết định cuối cùng về văn phòng mà bạn muốn thuê. Chọn văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và chắc chắn rằng nó đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và dự định trong tương lai.
>>> 10 lỗi cần tránh khi thuê văn phòng doanh nghiệp hay mắc phải
Tiến hành các thủ tục thuê văn phòng
Kiểm tra và chuẩn bị
Trước khi tiến hành thuê văn phòng, hãy kiểm tra và chuẩn bị các yếu tố cần thiết, bao gồm : xác nhận lại hợp đồng và các điều khoản, chuẩn bị tài liệu, thông tin liên quan cần thiết cho quá trình thuê văn phòng.
Thương thảo và ký HĐ
Thương thảo với chủ sở hữu hoặc đại diện văn phòng để đạt được điều kiện thuê văn phòng phù hợp. Chắc chắn rằng các điều khoản và điều kiện thuê được thảo luận và hiểu rõ trước khi ký hợp đồng. Khi đạt được thoả thuận, tiến hành ký hợp đồng thuê văn phòng.
Làm việc với nhà thiết kế
Liên hệ với nhà thiết kế, thảo luận việc trang trí và bố trí văn phòng theo định hướng ngành nghề, tạo phong cách riêng biệt cho doanh nghiệp, đảm bảo được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, đúng tiến độ thi công
Theo dõi tiến độ
Theo dõi tiến độ thuê văn phòng và thiết kế để quá trình di chuyển đến văn phòng mới diễn ra suôn sẽ.
Chuẩn bị cho việc chuyển đến văn phòng mới
Bao gồm theo dõi các bước chuẩn bị và thực hiện các thủ tục liên quan như việc chuyển dữ liệu, cập nhật địa chỉ và thông báo cho đối tác và khách hàng về việc di chuyển văn phòng.
Kiểm tra và nhận văn phòng
Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhận để đảm bảo rằng bạn nhận được văn phòng đáp ứng đầy đủ yêu cầu, mang lại môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho doanh nghiệp của bạn.
Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm thực tế khi thuê văn phòng được Saigon Office đúc kết dành cho bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn và sự chuẩn bị đầy đủ trên hành trình tim thuê văn phòng làm việc cho doanh nghiệp của mình. Mọi nhu cầu tư vấn tìm kiếm văn phòng xin vui lòng liên hệ hotline Saigon Office 0908600359 để được hỗ trợ tìm kiếm văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn
