Tìm thuê văn phòng là một trong những bước quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc tìm kiếm một văn phòng cho thuê tốt với các yếu tố quan trọng như: vị trí, cơ sở hạ tầng, diện tích và dịch vụ chuyên nghiệp… Trước khi tiến hành, doanh nghiệp nên xem xét kỹ những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
Giá thuê không phải điểm lưu ý quan trọng và duy nhất khi thuê văn phòng
Khi xem xét thuê văn phòng, giá thuê không phải là điểm lưu ý quan trọng và duy nhất. Ngoài giá thuê, việc xác định ngân sách dự kiến kèm các chi phí liên quan là vô cùng quan trọng. Các chi phí thường gặp khi thuê văn phòng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng:
- Giá thuê
- Phí dịch vụ
- Phí gửi xe máy, ô tô
- Phí điện, điện lạnh tiêu thụ trong văn phòng
- Phí ngoài giờ ( nếu doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ )
- Phí thiết kế, thi công…
Điều khác cần chú ý là các điều khoản liên quan đến giá thuê trong hợp đồng và khả năng điều chỉnh giá trong tương lai. Điều kiện về điều chỉnh giá có thể bao gồm các yếu tố như tăng giá theo tỷ lệ hợp đồng, sự điều chỉnh dựa trên chỉ số thị trường hoặc các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến giá thuê.
Cần tổng hợp và ước lượng tổng chi phí doanh nghiệp mới có thể đánh giá chính xác nhất về giá thuê văn phòng để đưa ra quyết định thuê cuối cùng
>>> Xem thêm: Cẩm nang kinh nghiệm thuê văn phòng chi tiết nhất
Vị trí và tiện ích
Khi xem xét văn phòng cho thuê, ngoài giá thuê, vị trí và tiện ích xung quanh là những yếu tố quan trọng khác cần được xem xét cẩn thận.
Vị trí
Vị trí của tòa nhà đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài việc đảm bảo sự phù hợp, vị trí tòa nhà và giao thông xung quanh ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận và thuận lợi cho khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Một vị trí địa lý thuận lợi sẽ tạo điều kiện lý tưởng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Cách chọn vị trí thuê văn phòng
Tiện ích xung quanh tòa nhà
Cần xem xét thêm tiện ích xung quanh tòa nhà như : ngân hàng, bưu điện, quán ăn, nhà hàng, siêu thị, khách sạn… trong khu vực lân cận. Những tiện ích này có thể đáp ứng nhu cầu hàng ngày của nhân viên và khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi và cải thiện trải nghiệm làm việc.
Tiện ích của tòa nhà
Các tiện ích như thang máy, toilet, lối thoát hiểm, vệ sinh, hệ thống điện và điều hòa… đóng vai trò không thể thiếu trong việc đáp ứng các nhu cầu hàng ngày và đảm bảo sự tiện nghi, an toàn cho nhân viên và khách hàng.
Các yếu tố bảo vệ, an ninh
Điều này bao gồm tính an toàn của tòa nhà như hệ thống bảo vệ, an ninh, camera giám sát và hệ thống báo cháy, lối thoát hiểm, vệ sinh, hệ thống điện và hệ thống điều hòa… cũng cần được chú ý để đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và thoải mái.
Các yếu tố của tòa nhà
Ưu nhược điểm
Sau khi cân nhắc các yếu tố, nên xem xét ưu nhược điểm của tòa nhà. Doanh nghiệp có thể nhờ bên tư vấn cho thuê tổng hợp thông tin, phân tích các ưu điểm như: vị trí, cơ sở hạ tầng, không gian… cũng như nhược điểm: văn phòng có góc chết, vấn đề bảo trì, hạn chế về làm việc ngoài giờ… để đưa ra các đánh giá khách quan
Tỷ lệ lấp đầy
Tỷ lệ lấp đầy tòa nhà phản ánh mức độ phổ biến và sự quan tâm của doanh nghiệp. Tỷ lệ cao thể hiện tiềm năng kinh doanh tốt và thu hút khách hàng, trong khi tỷ lệ thấp có thể gợi ý vấn đề về khách hàng hoặc chất lượng dịch vụ. Ngoài ra một số khách hàng còn cân nhắc thêm mặt bằng họ quan tâm đã trống lâu hay chưa để đánh giá thêm chất lượng tòa nhà.
Giá thuê mặt bằng xung quanh
Xem xét giá thuê đối với các tòa nhà tương tự ở khu vực xung quanh để chắc chắn rằng giá thuê tòa nhà đang chào ra là hợp lý.
Lưu ý dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc khách hàng của tòa nhà
Cần tìm hiểu danh tiếng của nhà đầu tư và đội ngũ quản lý. Nhà đầu tư và quản lý có danh tiếng tốt và đáng tin cậy sẽ đảm bảo sự hỗ trợ hiệu quả, cung cấp tốt chất lượng dịch vụ.
Hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật là một yếu tố quan trọng khác cần xem xét. Đội ngũ này nên có kiến thức và kỹ năng chuyên môn, và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của khách hàng.
Ngoài ra, phản hồi từ người quản lý cho thuê và những đánh giá từ các nguồn khác cũng cung cấp thông tin quan trọng về chất lượng dịch vụ tòa nhà. Đánh giá này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại và trước đó.
>>> Xem thêm một số yếu tố cần lưu ý khi thuê văn phòng:
- Các loại diện tích thuê văn phòng và cách tính như thế nào
- 10 Sai lầm cần tránh khi thuê văn phòng
- Tìm Thuê Văn Phòng Phù Hợp: Hướng Dẫn Quy Trình Chi Tiết
Chính sách và các điều khoản hợp đồng.
.jpg)
- Đừng vội đặt cọc giữ chỗ, đảm bảo rằng đã thương lượng và đạt được thỏa thuận về hợp đồng, điều này giúp tránh các rắc rối phát sinh sau này.
- Việc quan trọng tiếp theo là đàm phán giá thuê, hãy xem xét các yếu tố khác nhau như diện tích, vị trí và tiện ích… để thương lượng được mức giá hợp lý và cân bằng cho cả hai bên.
- Lưu ý đến thời hạn hợp đồng, gia hạn, quyền lợi và trách nhiệm của bạn khi thuê. Đề xuất các điều chỉnh cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp.
- Hãy đề xuất thêm các ưu đãi như thời gian thi công và phí ngoài giờ. Điều này có thể mang lại lợi ích cho cả bạn và chủ sở hữu tòa nhà.
- Cuối cùng, khi đã thống nhất các điều khoản, thỏa thuận và ký hợp đồng là bước cuối cùng. Chắc chắn rằng tất cả các điều khoản đã được rõ ràng và đáp ứng được nhu cầu của bạn trước khi tiến hành ký kết.
Trên đây là một số lưu ý khi thuê văn phòng mà bạn cần biết. Để thuê được văn phòng ưng ý, ngoài giá cả thì còn rất nhiều yếu tố tiện ích bạn nên cân nhắc đến. Nếu bạn vẫn đang trên hành trình tìm kiếm văn phòng, hãy liên hệ ngay với Saigon Office để được hỗ trợ tư vấn miễn phí bạn nhé!
