Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Loại hình văn phòng này được các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp nước ngoài ưa chuộng. Ngay từ những ngày đầu xuất hiện ở Việt Nam, dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh đã nhanh chóng thu hút nhiều sự quan tâm bởi những giá trị to lớn mà nó mang lại. Hãy cùng Saigon office tìm hiểu mô hình văn phòng này nhé.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo – Virtual Office là một thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện doanh nghiệp. Đây được xem là địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp, có thể hiểu đơn giản là địa chỉ dùng để đăng ký kinh doanh. Văn phòng ảo cũng đáp ứng được nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp. Cung cấp đầy đủ các thiết bị làm việc như máy tính, máy in, máy fax, wifi,…
Khi sử dụng mô hình dịch vụ này, bạn sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí lên tới 90% và hạn chế được các khoản phí phát sinh như tiền thuê mặt bằng, chi phí nhân sự, điện nước và các dịch vụ khác…
>>> Xem thêm video: Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Văn phòng ảo không chỉ đơn thuần là dịch vụ cho thuê văn phòng để đặt địa chỉ công ty. Khi thuê văn phòng ảo, bạn được sử dụng luôn các tiện ích và dịch vụ cộng thêm. Chính vì vậy ngoài vị trí tòa nhà, không gian hay cơ sở vật chất của văn phòng thì chúng ta cần lưu ý đến các tiện ích đi kèm theo cũng như chất lượng dịch vụ và độ uy tín của đơn vị cho thuê:
- Lễ tân chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp đón tiếp khách hàng, xử lý thư từ, bưu phẩm.
- Không gian tiếp khách rộng rãi, sang trọng hoàn toàn miễn phí.
- Phòng họp được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại.
- Sẵn sàng cung cấp đầy đủ máy móc thiết bị văn phòng như: máy photo, scan, máy in, máy chiếu khi cần.
Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo
Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khá phổ biến tại Việt Nam. Đây được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Nhiều doanh nghiệp sẽ thuê chung một tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ mà vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện ích. Với dịch vụ văn phòng các chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số tiền lớn để mua các trang bị thiết bị phục vụ công việc, chi phí lễ tân,…
Địa chỉ uy tín
Chủ doanh nghiệp thường lựa chọn một văn phòng có địa chỉ tại trung tâm thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch, trao đổi với khách hàng có thể dùng địa chỉ này để nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Đồng thời bên cho thuê văn phòng ảo đa phần nằm ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,… thuận tiện hơn cho khách hàng khi tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp.
Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị
Các thiết bị, nội thất hỗ trợ công việc đều được trang bị đầy đủ tại văn phòng, bao gồm: bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa,…
>>> Xem thêm:
Văn phòng hiện đại là gì? Ngoài văn phòng ảo còn các loại văn phòng nào khác?
Không gian của văn phòng làm việc được bài trí một cách khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt. Đây cũng là một trong các yếu tố quan trọng giúp nâng cao hình ảnh, uy tín của công ty trong mắt đối tác, khách hàng.
Đổi ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Tại các văn phòng ảo đều được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Báo cáo sẽ được gửi qua mail theo thời gian quy định để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.
Thời gian làm việc linh hoạt
Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể bố trí nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không nhất thiết phải đến văn phòng, qua đó giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Mở rộng thị trường một cách dễ dàng
Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, việc kết nối tương tác với khách hàng vẫn diễn ra thuận lợi thông qua hệ thống liên lạc đa dạng, nhờ đó giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Hạn chế của mô hình văn phòng ảo
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình sử dụng. Cụ thể như sau:
Hạn chế về mặt pháp lý
Tuy dịch vụ văn phòng ảo vô cùng phổ biến hiện nay nhưng trên phương diện pháp lý thì loại dịch vụ này vẫn còn nhiều bất cập. Việc cấp phép kinh doanh cho loại hình dịch vụ này chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ từ chính phủ đã giảm bớt một số khó khăn. Vậy nên, nếu các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn có thể giao dịch rõ ràng với khách hàng.
Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp
Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. Về phòng họp cũng tương tự như vậy, không có sự linh hoạt so với thuê một văn phòng riêng. Do dùng chung văn phòng nên sự riêng tư cũng sẽ không được đảm bảo tốt.
>>> Xem thêm các mô hình văn phòng được áp dụng nhiều nhất trên thế giới:
Tính pháp lý của mô hình văn phòng ảo
Văn phòng ảo theo pháp luật được quy định thế nào?
Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh. Một số lưu ý khi đăng ký kinh doanh:
- Địa chỉ giao dịch rõ ràng.
- Nằm trên lãnh thổ của Việt Nam.
- Xác định được rõ ràng địa chỉ nhà, phường xã, tỉnh, thành phố.
- Địa chỉ được đăng ký với cơ quan chức năng cấp phép kinh doanh.
Văn phòng ảo đáp ứng đầy đủ các yếu tố trên nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hợp pháp để đăng ký địa chỉ trụ sở kinh doanh cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có an toàn không?
Các doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đúng với quy định pháp luật. Hiện sẽ không có sự điều chỉnh của pháp luật với mô hình văn phòng ảo nhưng tuyệt đối sẽ không có vấn đề thực hiện hoạt động kinh doanh để trục lợi bất hợp pháp.
Chuyên gia nói gì về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo?
>>> Xem thêm video: Luật sư X nói gì về mô hình văn phòng ảo?
Tiến sĩ Lê Đăng Doanh – Chuyên gia kinh tế cao cấp
“Dịch vụ văn phòng ảo giúp giảm thiểu tối đa chi phí thuê văn phòng, tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng ở mọi lúc mọi nơi. Vì “văn phòng ảo” tạo bộ mặt lịch sự, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trước khách hàng”.
Đinh Thế Hiển – Tiến sĩ – Chuyên gia kinh tế
“Văn phòng ảo là sản phẩm mới, nhiều tiện ích, giúp công ty khởi nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và đang phát triển mạnh tại Việt Nam. Luật DN không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc, hay diện tích nơi làm việc tối thiểu bao nhiêu m2. Đồng thời đến hiện tại vẫn chưa có thông tư, nghị định nào cấm doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Điều đó nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường.”
Trần Thanh Tùng – Thạc sĩ – Công ty Luật Phúc & Phúc
“Mô hình văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và Việt Nam như một nhu cầu trong tình hình giá thuê văn phòng quá cao như hiện nay. Mô hình này giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí tuyển dụng nhân sự lễ tân, thư ký.
Ngược lại vẫn sở hữu một văn phòng lịch sự, chuyên nghiệp để tiếp khách. Mô hình này hiệu quả với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tại văn phòng trụ sở của khách hàng”.
Trên đây là bài viết về tìm hiểu chung về văn phòng ảo. Hy vọng, bài viết giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về loại mô hình văn phòng này. Nếu có thắc mắc, hãy liên hệ với Saigon Office – chuyên tư vấn cho thuê văn phòng TP. HCM.
