Văn phòng hiện đại là gì? 4 Lợi thế khi doanh nghiệp áp dụng mô hình mày

Văn phòng hiện đại xuất hiện như một làn gió mới phá vỡ những quy tắc gò bó, nhàm chán của những mô hình văn phòng truyền thống thế hệ trước. Một văn phòng làm việc có tốt hay không ít nhiều cũng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và khả năng sáng tạo của nhân viên. Vì vậy, một mô hình văn phòng hiện đại được thiết kế đẹp mắt, thoải mái và tiện lợi sẽ góp phần gia tăng hứng thú và năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.

Sơ lược về mô hình văn phòng hiện đại

Khái niệm

Một văn phòng hiện đại không nhất thiết phải đầu tư thiết bị công nghệ cao. Sự “hiện đại” được thể hiện qua các tổ chức và sắp xếp nơi làm việc theo kiểu mới. Mục tiêu của việc này đó là tạo ra không gian lý tưởng để nhân viên có thể làm việc với mức năng suất cao, cũng như là thể hiện rõ nét văn hóa của một doanh nghiệp.

Đặc trưng

Theo Nikita Kochergin, Giám đốc Bộ phận Trung tâm Liên lạc và Truyền thông Hợp nhất: “Văn phòng hiện đại là văn phòng kỹ thuật số. Trong đó, nhân viên sẽ không bị ràng buộc quá nhiều tại nơi làm việc của họ. Họ có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu, miễn là phù hợp với họ. Một văn phòng như vậy sẽ thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào của công ty hoặc tác động bởi ngoại cảnh”.

Ưu điểm và vai trò của văn phòng làm việc hiện đại

Được xem là dạng văn phòng thông minh, sở hữu nhiều tính năng ưu việt, mô hình văn phòng hiện đại đã và đang được nhiều doanh nghiệp hướng đến trong giai đoạn này.

>>> Xem thêm video: Văn phòng hiện đại – tạo nguồn cảm hứng cho công việc trong tương lai

Văn phòng hiện đại mang đến môi trường làm việc lý tưởng

Những yếu tố như: không gian thoáng mát, nội thất được trang bị thiết bị công nghệ hiện đại, thông minh,… góp phần tạo ra một nơi làm việc thoải mái, hỗ trợ nhân viên phát huy tối đa năng lực và nâng cao kỹ năng chuyên môn.

Văn phòng hiện đại giúp khẳng định vị thế doanh nghiệp

Văn phòng làm việc không chỉ là nơi làm việc mà còn là “bộ mặt” đại diện của công ty, là sự khẳng định vị thế của công ty trên thị trường. Một văn phòng làm việc được thiết kế, trang trí hiện đại, lịch sự sẽ tạo được thiện cảm với khách hàng và những đối tác.

Văn phòng hiện đại giúp nâng cao hiệu suất công việc

Năng suất làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao hơn khi nhận được sự trợ giúp của những thiết bị khoa học công nghệ rộng rãi như wifi, máy tính, máy chiếu,… Và nhờ vào sự bố trí linh hoạt, kích thích sáng tạo, tạo cảm hứng làm việc.

Tăng tính kết nối giữa các nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Điểm tối ưu của văn phòng hiện đại so với văn phòng truyền thống là mọi người trong văn phòng sẽ không bị giới hạn về không gian mà có thể dễ dàng trao đổi, giải quyết vấn đề khi công việc nhóm gặp trục trặc nhờ thiết kế văn phòng làm việc chung rộng rãi. Từ đó, nâng cao năng suất công việc của cả văn phòng.

>>> Văn phòng truyền thống là gì? Điểm khác biệt cơ bản so với văn phòng hiện đại

Các loại hình văn phòng hiện đại

>>> Xem thêm: 

Các loại hình cho thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Doanh nghiệp bạn phù hợp với loại hình văn phòng nào?

Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là một trong các loại hình văn phòng cho doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm để có địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Vẫn có một văn phòng thực hiện hữu, nhưng chỉ là nơi đại diện tiếp nhận thư từ, giấy tờ, chỉ sử dụng văn phòng này khi có việc cần. Văn phòng dạng này hoạt động dưới sự cho phép của pháp luật Việt Nam.

Văn phòng ảo không có nhân viên, không có quản lý, nhưng không đồng nghĩa với việc là nó vô hình. Đây chỉ là một văn phòng nhỏ, vẫn có bàn ghế làm việc, là nơi tiếp nhận văn bản, bưu kiện hoặc sẽ đón tiếp khách hàng môi khi doanh nghiệp cần.

Văn Phòng Làm Việc Chung (Co-Working Space)

Văn phòng chia sẻ – Coworking space hay không gian làm việc chung là một mô hình văn phòng nơi các doanh nghiệp chia sẻ không gian làm việc nhằm tiết kiệm chi phí và tạo dựng không gian công sở lý tưởng cho nhân viên của mình.

Đặc điểm của phần lớn các không gian làm việc chung là: Đơn vị cung cấp đưa ra gói dịch vụ linh hoạt để các doanh nghiệp có thể làm việc trong văn phòng; các công ty chia sẻ các tiện ích cơ bản như Wifi, phòng họp, khu làm việc, không gian nghỉ ngơi…

Điều này tạo cho không gian làm việc chung sự cởi mở, linh hoạt, phù hợp với các mô hình doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh như startup, SME (doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ)…

Căn Hộ Văn Phòng (Officetel)

Officetel là tên gọi kết hợp của hai từ Office và Hotel. Đây là một trong các loại hình văn phòng căn hộ, tích hợp căn hộ – không gian sống với văn phòng – không gian làm việc. 

Officetel giúp nhân viên dễ dàng kết hợp công việc với việc nghỉ ngơi, thư giãn thậm chí là cư trú qua đêm, không gian sẽ được tối ưu nhất có thể để đáp ứng cả hai công năng cùng một lúc. Không gian được tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có tài chính hạn hẹp.

Văn Phòng Xanh (Biophilic Office)

Văn phòng xanh Biophilic office là một không gian làm việc thúc đẩy cân bằng sinh thái và môi trường bằng cách giảm – hoặc tránh hoàn toàn – sự cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên. Nói cách khác, văn phòng xanh là văn phòng lành mạnh, ưu tiên các yếu tố sinh học, tự nhiên trong trang trí, tập trung hơn vào sức khỏe và tinh thần cho nhân viên làm việc.

Làm việc ở văn phòng xanh là được hòa mình vào bầu không khí thông thoáng, dễ thở; trong đó có nhiều ánh sáng tự nhiên và cây xanh, thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên. Thiết kế văn phòng xanh bền vững là ưu tiên sử dụng vật liệu thân thiện, bền vững sản xuất nội thất, trang trí không gian.

Văn Phòng Thông Minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại để giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và tăng tính tiện nghi cho không gian làm việc. 

Điển hình là việc áp dụng hệ thống điều khiển thông minh, hệ thống ánh sáng tự động, hệ thống an ninh, hệ thống HVAC, hệ thống âm thanh và hình ảnh giúp cho các hoạt động trong văn phòng trở nên linh hoạt hơn.

Tiêu chí lựa chọn mô hình văn phòng hiện đại cho doanh nghiệp

Tác động tới nhân viên

Nhân viên sẽ dành ít nhất 8 giờ/ngày tại văn phòng làm việc. Vì vậy, nhân viên phải cảm thấy được sự dễ chịu, thoải mái và tự nguyện cống hiến cho công ty thì đó mới là một văn phòng làm việc lý tưởng. Cách thiết kế, bày trí và không khí trong văn phòng có mang đến động lực và sự thoải mái cho nhân viên không là điều mà doanh nghiệp cần cân nhắc đến.

Tài chính

Vấn đề tài chính luôn là vấn đề lớn và cần được suy nghĩ, cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu tài chính cho phép, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình văn phòng hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị khoa học công nghệ, đi kèm những tiện ích và dịch vụ khác.

Tuy nhiên, nếu tài chính không quá dư, doanh nghiệp vẫn có thể chọn mô hình văn phòng với thiết kế và bày trí tối giản và tiết kiệm hơn nhưng vẫn đảm bảo được những ưu điểm của mô hình.

Quy mô công ty

Quy mô công ty lớn hay nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến quyết định hướng thiết kế và bày trí từ đơn giản đến phức tạp của văn phòng hiện đại. Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nên ưu tiên thiết kế văn phòng theo hướng tối giản để tối ưu không gian và tiết kiệm chi phí.

Văn hóa, đặc trưng của công việc

Doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố như sự kết nối và tương tác trong công việc của các thành viên có cần nhiều hay không hoặc công việc đòi hỏi sự bảo mật đến mức độ nào để đưa ra quyết định cho phù hợp.

Trên đây là những kiểu văn phòng làm việc hiện đại phổ biến nhất hiện nay mà Saigon Office muốn chia sẻ với các bạn. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích giúp các doanh nghiệp đang tìm cho mình một văn phòng làm việc phù hợp.