Đại dịch Covid đi qua đã mang đến sự thay đổi rất lớn trong cách làm việc không chỉ tại một hay hai quốc gia mà ở rất nhiều các quốc gia tại các châu lục khác nhau. Việt Nam vốn là một quốc gia làm việc chủ yếu theo hình thức truyền thống, nhưng cũng đã chuyển mình, học tập các nước tiến bộ, áp dụng nhiều loại hình làm việc để có thể tối ưu hóa công việc nhất. Cùng Saigon office tìm hiểu các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay tại Việt Nam dành cho các doanh nghiệp nhé.
Khái niệm văn phòng công ty
Văn phòng là gì? Văn phòng công ty hay còn gọi là không gian làm việc, là nơi mà nhân viên có thể làm việc thường là trong một tòa nhà hoặc riêng lẻ trong một tập đoàn. Văn phòng được trang bị đầy đủ bàn ghế, máy vi tính, tủ sách và các vật dụng khác nhằm tạo ra không gian tiện ích để các cá nhân, tổ chức, tập đoàn, doanh nghiệp liên quan đến văn phòng sử dụng.
Một số văn phòng tiêu biểu như văn phòng làm việc của một doanh nghiệp, văn phòng đại diện, văn phòng pháp lý,….
Chức năng của các loại hình văn phòng
Mỗi văn phòng công ty hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có các chức năng đặc trưng. Những chức năng cơ bản mà bất kì các loại hình văn phòng nào cũng có là:
- Không gian cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc, duy trì công việc hoạt động tại khu vực này.
- Không gian cho các buổi hội họp, đón tiếp, gặp gỡ đối tác,…
- Tiếp nhận thông tin, tiếp nhận thư từ văn bản, lưu trữ hồ sơ,…
Các loại hình văn phòng phổ biến hiện nay tại Việt Nam
Văn phòng truyền thống
Đây là loại văn phòng phổ biến nhất, lâu đời nhất được nhiều công ty sử dụng để có một văn phòng làm việc thuộc sở hữu, quản lý của một doanh nghiệp duy nhất; vị trí và địa chỉ rõ ràng , xây dựng một nơi làm việc lâu dài ổn định.
Đặc điểm tạo nên sự khác biệt của văn phòng truyền thống so với các loại hình văn phòng khác đó chính là doanh nghiệp sở hữu toàn bộ không gian mà không cần phải chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhờ đó mà công ty có thể tự quyết phong cách thiết kế, bài trí theo phong cách riêng của doanh nghiệp. Nhân viên công ty cũng nhờ đó mà có không gian riêng tư làm việc, tính bảo mật thông tin doanh nghiệp cao.
Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng khá cao so với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp nên thường thì mô hình này chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có nguồn tài chính ổn định, còn đối với doanh nghiệp trẻ thì họ sẽ tìm tới các loại hình văn phòng dưới đây.
Các loại hình văn phòng làm việc hiện đại
Thời đại công nghệ trở nên tân tiến các doanh nghiệp thời gian nay hướng đến những biểu tượng mới tư vấn thiết kế và tin chọn những loại hình văn phòng hiện đại thay đổi ngày một nhiều. Đặc điểm của không ít loại hình văn phòng thay đổi này chính là không gian linh hoạt, nhiều tiện ích.
Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo là một trong các loại hình văn phòng cho doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm để có địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Vẫn có một văn phòng thực hiện hữu, nhưng chỉ là nơi đại diện tiếp nhận thư từ, giấy tờ, chỉ sử dụng văn phòng này khi có việc cần. Văn phòng dạng này hoạt động dưới sự cho phép của pháp luật Việt Nam.
Văn phòng ảo không có nhân viên, không có quản lý, nhưng không đồng nghĩa với việc là nó vô hình. Đây chỉ là một văn phòng nhỏ, vẫn có bàn ghế làm việc, là nơi tiếp nhận văn bản, bưu kiện hoặc sẽ đón tiếp khách hàng môi khi doanh nghiệp cần.
Loại hình văn phòng này giúp nhiều công ty tiết kiệm chi phí xây dựng mà vẫn có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách hợp pháp. Văn phòng giúp xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp hơn.
Văn phòng làm việc chung (Co-working space)
Văn phòng làm việc chung – Coworking space hay không gian làm việc chung là một mô hình văn phòng nơi các doanh nghiệp chia sẻ không gian làm việc nhằm tiết kiệm chi phí và tạo dựng không gian công sở lý tưởng cho nhân viên của mình.
Đặc điểm của phần lớn các không gian làm việc chung là: Đơn vị cung cấp đưa ra gói dịch vụ linh hoạt để các doanh nghiệp có thể làm việc trong văn phòng; các công ty chia sẻ các tiện ích cơ bản như Wifi, phòng họp, khu làm việc, không gian nghỉ ngơi…
Điều này tạo cho không gian làm việc chung sự cởi mở, linh hoạt, phù hợp với các mô hình doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh như startup, SME (doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ)…
>>> Xem thêm video: Mô hình văn phòng ảo phát triển trong mùa dịch
Văn phòng chia sẻ (Shared Office)
Văn phòng chia sẻ hay còn được biết đến như hình thức thuê văn phòng trọn gói, là dịch vụ cho thuê hoặc chia sẻ văn phòng có diện tích nhỏ, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt.
Với dịch vụ này, khách hàng sẽ được cung cấp phòng làm việc nhỏ (3 – 6 người) hoặc chỗ ngồi làm việc cho cá nhân được trang bị đầy đủ các tiện ích văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy photo, in ấn, phòng họp, pantry, đội lễ tân, IT, tạp vụ…
Căn hộ văn phòng (Officetel)
Officetel là tên gọi kết hợp của hai từ Office và Hotel. Đây là một trong các loại hình văn phòng căn hộ, tích hợp căn hộ – không gian sống với văn phòng – không gian làm việc.
Officetel giúp nhân viên dễ dàng kết hợp công việc với việc nghỉ ngơi, thư giãn thậm chí là cư trú qua đêm, không gian sẽ được tối ưu nhất có thể để đáp ứng cả hai công năng cùng một lúc. Không gian được tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có tài chính hạn hẹp.
Văn phòng xanh (Biophilic Office)
Văn phòng xanh Biophilic office là một không gian làm việc thúc đẩy cân bằng sinh thái và môi trường bằng cách giảm – hoặc tránh hoàn toàn – sự cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên. Nói cách khác, văn phòng xanh là văn phòng lành mạnh, ưu tiên các yếu tố sinh học, tự nhiên trong trang trí, tập trung hơn vào sức khỏe và tinh thần cho nhân viên làm việc.
Làm việc ở văn phòng xanh là được hòa mình vào bầu không khí thông thoáng, dễ thở; trong đó có nhiều ánh sáng tự nhiên và cây xanh, thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên. Thiết kế văn phòng xanh bền vững là ưu tiên sử dụng vật liệu thân thiện, bền vững sản xuất nội thất, trang trí không gian.
Văn phòng thông minh (Smart Office)
Văn phòng thông minh được tích hợp nhiều công nghệ hiện đại để giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và tăng tính tiện nghi cho không gian làm việc. Điển hình là việc áp dụng hệ thống điều khiển thông minh, hệ thống ánh sáng tự động, hệ thống an ninh, hệ thống HVAC, hệ thống âm thanh và hình ảnh giúp cho các hoạt động trong văn phòng trở nên linh hoạt hơn.
Nhìn chung, các loại hình văn phòng trên ra đời nhằm đáp ứng cho những nhu cầu hoạt động và mức tài chính khác nhau của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn còn băn khoăn không biết nên chọn mô hình nào phù hợp, hãy liên hệ ngay Saigon Office để được hỗ trợ tư vấn nhé.
