Với thời đại công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng các văn phòng thông minh đang trở thành xu hướng trên thế giới và cả Việt Nam. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông minh đây là giải pháp tối ưu không gian làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và phát triển một cách thuận lợi, bền vững.
Vậy văn phòng thông minh là gì? Và để thiết kế và sở hữu một một văn phòng như vậy có khó không? Hãy cùng Saigon Office khám phá văn phòng thông minh (Smart Office) nhé!
Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh – Smart Office, là văn phòng làm việc kỹ thuật số, trong đó việc ứng dụng công nghệ tại nơi làm việc để biến môi trường vật lý trở nên thông minh hơn và thích nghi với quy trình làm việc của công ty.
Khái niệm văn phòng thông minh thực chất đã tồn tại từ lâu, nhưng mãi cho đến những năm gần đây, xu hướng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ 4.0 vào cuộc sống thì văn phòng thông minh mới trở nên phổ biến hơn tại Việt Nam. Cùng với sự phát triển của công nghệ như Big data, Điện toán đám mây, Trí tuệ nhân tạo (AI)… thì những cái tên mới về tòa nhà văn phòng thông minh cũng xuất hiện và được trở thành hiện thực hóa.
Hiện nay, văn phòng thông minh đang trở thành giải pháp văn phòng hiện đại tối ưu cho mọi doanh nghiệp, giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm được nhiều chi phí vận hành. Tiêu chuẩn của một Smart Office bao gồm:
- Trang thiết bị kỹ thuật hiện đại
- Hệ thống an ninh, bảo mật cao
- Tính ứng dụng linh hoạt của từng không gian
- Cấu trúc và vị trí sắp xếp của từng văn phòng
>>> Xem thêm: 25 phong cách thiết kế văn phòng được yêu thích nhất
>>> Xem thêm video: Văn phòng thông minh của Cisco tại NewYork sẽ trông như thế nào?
Lợi ích của văn phòng thông minh
Tăng cường hiệu suất làm việc
Văn phòng thông minh cung cấp các công nghệ và hệ thống tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian và công sức đổ ra cho các nhiệm vụ hành chính và lặp lại. Điều này giúp nhân viên tập trung hơn vào công việc chính và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tăng sự linh hoạt và tương tác
Văn phòng thông minh cung cấp các công nghệ kết nối và di động, cho phép nhân viên làm việc từ xa và tương tác với hệ thống và đồng nghiệp một cách linh hoạt. Điều này tạo điều kiện cho làm việc độc lập, hợp tác và giao tiếp hiệu quả.
Tiết kiệm tài nguyên và năng lượng
Văn phòng thông minh sử dụng các hệ thống điều khiển tự động và cảm biến để quản lý và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên như ánh sáng, nhiệt độ, không gian làm việc và năng lượng. Điều này giúp giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
Nâng cao trải nghiệm người sử dụng
Văn phòng thông minh tạo ra một môi trường làm việc tiện nghi và thoải mái, với các dịch vụ và tiện ích đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Điều này bao gồm các tiện ích như không gian làm việc linh hoạt, phòng họp thông minh, hệ thống giải trí và dịch vụ hỗ trợ.
Phát triển thương hiệu thông minh
Một thương hiệu tốt là chưa đủ. Cần tạo dựng một thương hiệu thông minh. Việc tích hợp các công công cụ thông minh vào các hoạt động văn phòng hàng ngày sẽ tăng cường giao tiếp giữa thương hiệu đối với Khách hàng.
Đảm bảo an ninh và bảo mật
Văn phòng thông minh tích hợp các hệ thống an ninh và bảo mật để bảo vệ thông tin và tài sản của doanh nghiệp. Điều này bao gồm hệ thống giám sát, kiểm soát truy cập và bảo vệ dữ liệu.
>>> Tìm hiểu thêm ưu – nhược điểm của các loại văn phòng hiện đại để tìm ra mô hình phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn:
Văn phòng thông minh gồm những gì?
Phòng họp thông minh
Phòng họp thông minh được cung cấp bởi công nghệ thông minh được tích hợp các thiết bị công nghệ và phần mềm vào không gian họp tạo ra trải nghiệm họp hiệu quả cao cho những người tham gia trực tiếp và tham gia trực tuyến.
Không gian họp được trang bị các công cụ và công nghệ giúp cuộc họp dễ dàng được thiết lập, lên lịch và quản lý. Chúng được tích hợp với các công cụ như phần mềm quản lý, tổ chức, phân tích và những văn phòng truyền thống với các công cụ văn phòng và các công cụ phân tích.
Không gian làm việc thông minh
Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh đã phát triển từ những công cụ nhỏ. Người quản lý tòa nhà hiện nay có khả năng tự động điều khiển các thiết bị như đèn, máy lạnh và thang máy thông qua một phần mềm duy nhất.
Vấn đề chất lượng không khí trong tòa nhà cũng được quan tâm. Để đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên, nhiều tổ chức đã trang bị hệ thống cảm biến để theo dõi chất lượng không khí.
Mục tiêu của việc này không chỉ là quan tâm đến sức khỏe của nhân viên mà còn ảnh hưởng lớn tới năng suất làm việc của họ.
Về phần quản lý diện tích văn phòng, với xu hướng văn phòng mở hiện nay, nhiều tổ chức chia sẻ không gian làm việc để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực.
Hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý diện tích văn phòng trực tiếp, cho phép nhân viên tự đặt chỗ ngồi, đặt phòng họp và các dịch vụ khác, thậm chí cả khi làm việc từ xa. Việc này giải quyết được vấn đề sắp xếp và bố trí chỗ ngồi cho nhân lực
Nội thất thông minh (Smart Furniture)
Hẳn bạn đã từng nghe nhiều tới tác động của nội thất thông minh đối với năng suất làm việc của người nhân viên. Giờ đây, chính doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể trang bị cho văn phòng của mình những loại nội thất tiện nghi, giúp cải thiện năng suất làm việc của cán bộ nhân viên.
Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps)
Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng từng gặp phải khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Việc sử dụng máy chấm công hay phương pháp quẹt thẻ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.
Với sự ra đời của các ứng dụng (app) quản lý văn phòng, bạn hoàn toàn quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên một cách dễ dàng với độ chính xác cao nhất. Người nhân viên giờ đây có thể ra vào văn phòng, mượn phòng họp, mượn dụng cụ làm việc chỉ bằng một ứng dụng thông minh duy nhất.
Đặc biệt hơn, trong bối cảnh làm việc từ xa là xu thế tất yếu trong thời gian gần đây, những app di động hoàn toàn có thể giúp chúng ta kết nối với nhau không quản vấn đề địa lý.
Một điểm mạnh nữa trong việc ứng dụng công nghệ thông minh đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó chính là vấn đề chi phí. Doanh nghiệp của bạn sẽ không cần phải bỏ ra khoản ngân sách khổng lồ để khuyến khích tải các app di động hay tích hợp hệ thống kết nối thông minh tại môi trường công sở.
3 cách để tạo nên một thiết kế văn phòng thông minh
Sử dụng bàn làm việc và xây dựng không gian thông minh
Bàn làm việc thông minh và đồ nội thất tiện dụng là những cách đơn giản nhưng hiệu quả để thúc đẩy sự kết nối ở nơi làm việc. Thay vì cung cấp một giải pháp chỗ ngồi cho tất cả, họ cho pháp mọi người chọn cách họ muốn làm việc hiệu quả.
Sử dụng nội thất linh hoạt cho nhiều mục đích sử dụng và có thể di chuyển: Những món nội thất đa chức năng, có khả năng gập và xoay là sự lựa chọn tuyệt vời để thiết lập một văn phòng năng động. Mọi người có thể di chuyển từ bàn đúng sang bàn ngồi, hoặc di chuyển sang bàn làm việc đa góc, hay nối ghép thành bàn dài cho buổi họp. Những sự kết hợp này cho phép người lao động lựa chọn thời gian làm việc riêng tư đòi hỏi sự tập trung cao, hoặc thời gian làm việc nhóm để cập nhật thường xuyên quy trình và dự án của doanh nghiệp.
Kết hợp màu sắc khơi nguồn cảm hứng sáng tạo
Màu sắc có ý nghĩa quan trọng trong việc tác động đến hành vi và tâm lý con người. Kapelonis, một kỹ sư phần mềm cho biết: “Chúng tôi bị ảnh hưởng bởi nhiều màu sắc, vì vậy việc có được màu sắc phù hợp trong văn phòng của bạn là một yếu tố quan trọng tạo nên một ngày tốt lành. Màu vàng và cam kích thích sự sáng tạo, trong khi màu xanh lam và xanh lá cây có tác dụng làm diệu. Nếu không thể sơn tường, trưng bày các tác phẩm nghệ thuật có chứa những màu này là một cách nhanh chóng và dễ dàng để khai thác sức mạnh của màu sắc”.
Vì vậy việc sử dụng những màu sắc kết hợp với nhau một cách khéo léo sẽ mang lại sự độc đáo, ấn tượng cho văn phòng, không chỉ vậy mà còn mang lại hiệu quả tốt nhất cho nhân viên và định vị thương hiệu của mình.
Tích hợp công nghệ vào các hoạt động trong văn phòng
Có lẽ đây là những điều mang lại đúng tính chất “thông minh” cho văn phòng. Bằng ứng dụng khoa học, kỹ thuật tiên tiến vào để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất cũng như tăng trải nghiệm tại nơi làm việc cho người dùng.
Một số văn phòng thông minh tại TPHCM
Tòa nhà OfficeHaus
165 Bờ Bao Tân Thắng, KĐT Celadon City, Quận Tân Phú
OfficeHaus hoàn thành năm 2022, mang đến không gian làm việc cao cấp với tiêu chuẩn LEED Gold. Với 14,000m² mặt bằng, thiết kế tối giản và môi trường xanh. Đây là nơi thúc đẩy sự sáng tạo và mang lại lợi nhuận bền vững cho mọi doanh nghiệp.
>>> Xem thêm thông tin tòa nhà tại: https://saigonoffice.com.vn/toa-nha-officehaus-cho-thue-van-phong.html
Tòa nhà Deutsches Haus
33 Lê Duẩn, phường Bến Nghé, Quận 1
Tòa nhà Deutsches Haus – Công trình văn phòng hạng A+ tiêu chuẩn quốc tế tại Sài Gòn.
Với kiến trúc tiên phong, tòa nhà 25 tầng này kết hợp sáng tạo Đức và tính bền vững. Diện tích lên đến 1.600m²/sàn, tổng cộng 40.000m² văn phòng cho thuê. Deutsches Haus cam kết chất lượng và dịch vụ hiện đại, đáp ứng đầy đủ nhu cầu văn phòng cao cấp và là điểm hội tụ của doanh nghiệp Đức tại Việt Nam
>>> Xem thêm thông tin tòa nhà tại https://saigonoffice.com.vn/van-phong-cho-thue-quan-1-tai-toa-nha-deutsches-haus.html
Tổng thể, xu hướng văn phòng thông minh ở cả Việt Nam và trên thế giới đang phát triển mạnh mẽ, để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và tổ chức trong việc tăng cường hiệu suất, sáng tạo và tiện ích trong môi trường làm việc. Mong là trên đây mang lại cho độc giả nhiều kiến thức bổ ích thêm về văn phòng thông minh – Smart Office.
>>> Xem thêm các phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành trên thế giới hiện nay
- Văn phòng mở là gì? 40+ mẫu thiế kế văn phòng mở độc đáo, đẹp mắt
- 40 mẫu thiết kế văn phòng phong cách tối giản Minimalism
- Khám phá 19 ý tưởng thiết kế văn phòng sáng tạo mới nhất
- 6 nguyên tắc vàng tạo phong cách công nghiệp trong thiết kế văn phòng
- Các nguyên tắc thiết kế văn phòng xanh
- 30 mẫu thiết kế phòng làm việc cá nhân tại nhà đẹp ấn tượng
- 35 mẫu thiết kế văn phòng đóng đẹp và hiện đại
