Văn phòng đóng là gì? Ưu - nhược điểm so với văn phong mở

Name: Văn phòng đóng là gì? Ưu - nhược điểm so với văn phong mở
Brand: Văn phòng đóng là gì? Ưu - nhược điểm so với văn phong mở

Thứ hai, 04:23 Ngày 06/05/2024

Một trong những phong cách thiết kế văn phòng truyền thống và phổ biến là văn phòng đóng. Cùng Saigon Office tham khảo bài viết dưới đây để nắm rõ hơn phong cách thiết kế văn phòng đóng cùng những ưu nhược điểm của dạng văn phòng này.

Văn phòng đóng là gì?

Văn phòng đóng, được biết đến với nhiều tên gọi như văn phòng kín, văn phòng riêng hoặc văn phòng truyền thống, là một cách bố trí không gian làm việc theo hình khối. Sử dụng các thành phần như tường, cửa và vách ngăn, nó phân chia không gian thành các khu vực riêng biệt cho từng bộ phận, tổ chức hoặc cá nhân. Điều này tạo ra một môi trường làm việc có sự tổ chức và riêng tư.

Mục đích chính của kiểu bố trí không gian đóng chính là nhằm cung cấp cho mỗi bộ phận và tổ chức làm việc trong công ty một không gian riêng, sao cho mỗi nhân viên làm việc trong công ty có một không gian làm việc riêng.

*Văn phòng đóng bố trí từng không gian riêng biệt*

Đặc điểm của văn phòng đóng

Thiết kế văn phòng làm việc theo hình thức kín, riêng tư sẽ có các đặc điểm cơ bản sau:

Không gian chia tách biệt thành từng phòng kín riêng, từng bộ phận bằng tường xây ngăn cách hoặc vách ngăn tùy theo tính chất hoặc đặc thù công việc.
Phòng riêng có cửa ra vào, có thể đóng kín, khóa lại.
Nhân viên có khu vực làm việc riêng, được ngăn cách bằng tường, khối hoặc bảng.

*Văn phòng đóng mang những yếu tố đặc trưng riêng biệt*

Lợi ích và hạn chế của hình thức văn phòng đóng

Việc lựa chọn kiểu thiết kế không gian văn phòng làm sao đem đến lợi ích tốt nhất cho con người đang làm việc trong công ty là rất quan trọng. Dưới đây là bảng thống kê chi tiết các mặt tích cực cũng như những hạn chế của mô hình không gian làm việc đóng:

Đối với nhân viên

Lợi ích	Hạn chế
Tính riêng tư, không gian cá nhân cao	Tính tương tác thấp
Tính bảo mật cao	Hạn chế hiệu quả làm việc nhóm
Tập trung hơn, không ảnh hưởng tiếng ồn	Di chuyển không linh hoạt
An toàn sức khỏe	Truyền đạt thông tin hạn chế

Đối với doanh nghiệp

Lợi ích	Hạn chế
Nâng cao hiệu suất làm việc	Chi phí thiết kế, xây dựng cao
Giám sát được nhân viên	Chi phí nội thất, thiết bị cao
Phân cấp, phân chia phòng ban rõ ràng	Chi phí dịch vụ cao
Bảo đảm độc lập giữa từng bộ phận	Không tối đa diện tích mặt bằng
	Hạn chế khả năng nâng cấp mở rộng, tái cấu trúc
	Hạn chế lưu thông công việc
	Tốn thời gian di chuyển giữa phòng ban

*Văn phòng đóng bảo đảm độc lập giữa từng bộ phận của doanh nghiệp*

Điểm khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

Đối lập với mô hình văn phòng đóng là xu hướng văn phòng không gian mở rất thịnh hành hiện nay. Văn phòng mở là kiểu văn phòng được thiết kế, bố trí theo không gian mở, chỉ có không gian làm việc chung và hạn chế tối đa việc sử dụng các bức tường, vách ngăn để phân chia không gian thành không gian riêng.

*Doanh nghiệp xem xét và lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp với quy mô doanh nghiệp*

Điểm khác biệt cơ bản giữa hai loại văn phòng này nằm ở cách tổ chức không gian:

Văn phòng đóng: Được thiết kế theo hình khối, tập trung vào việc tạo ra các không gian làm việc riêng biệt và bảo mật.
Văn phòng mở: Sử dụng không gian mở, tạo điều kiện cho sự giao tiếp và làm việc chung, không có sự phân chia riêng tư và kín đáo giữa các cá nhân hay bộ phận.

*Văn phòng đóng tạo không gian làm việc riêng tư cho nhân viên*

*Văn phòng mở với không gian làm việc chung và kết hợp linh hoạt với các chức năng khác*

Bảng so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở

Tiêu chí	Văn phòng đóng	Văn phòng mở
Khái niệm	Không gian kín, các phòng làm việc riêng biệt	Không gian chung, hạn chế vách ngăn
Đặc điểm	- Tạo sự riêng tư, tập trung cao - An toàn, bảo mật tốt - Ít tương tác, kết nối	- Tăng tương tác, sáng tạo - Tiết kiệm chi phí - Dễ gây xao nhãng, ồn ào
Chi phí	- Xây dựng cao - Nội thất, thiết bị cao	- Xây dựng thấp - Nội thất, thiết bị cao
Tính bảo mật	Cao	Thấp
Đối với công ty	- Ổn định, chuyên nghiệp - Xây dựng văn hóa riêng - Dễ dàng thay đổi	- Năng động, sáng tạo - Tiết kiệm chi phí - Khó quản lý
Đối với nhân viên	- Tập trung cao - Ít tương tác	- Tương tác cao - Dễ xao nhãng
Phù hợp với	- Doanh nghiệp lớn, cần bảo mật - Công việc cần tập trung cao	- Doanh nghiệp trẻ, năng động - Công việc sáng tạo, tương tác cao

Ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đóng so với văn phòng mở

Ưu điểm

Đề cao tính chuyên biệt của các bộ phận khác nhau

Mỗi một bộ phận hoặc nhân viên sẽ được sắp xếp ở một không gian riêng là các phòng nhỏ, đóng kín hoặc được ngăn cách. Bộ phận này sẽ không ảnh hưởng đến bộ phận khác, giúp cho không gian làm việc riêng tư hơn, làm tăng hiệu quả làm việc hơn

Tính bảo mật cao

Văn phòng đóng tạo không gian riêng cho các cuộc họp, cuộc gọi điện. Vì thế, các thông tin khó bị rò rỉ ra ngoài, đảm bảo sự an toàn và bảo mật, chỉ những người trong cuộc họp, gọi điện mới biết.

*Thiết kế văn phòng kín tăng tính bảo mật cho doanh nghiệp*

An toàn cho sức khỏe nhân viên

Mỗi nhân viên có không gian làm việc riêng, không tiếp xúc, ảnh hưởng đến không gian của người khác. Điều này giúp hạn chế các bệnh lây lan qua đường không khí như: các vi khuẩn lây bệnh hô hấp, truyền nhiễm.

*Văn phòng làm việc kín tạo điều kiện bảo vệ sức khỏe cho từng nhân viên*

Tạo ra môi trường làm việc tập trung:

Giảm thiểu tiếng ồn, phiền nhiễu: Âm thanh của nhân viên gây ra chỉ lưu động trong không gian của bản thân, bộ phận mà không ảnh hưởng tới không gian khác.
Giảm thiểu các gián đoạn, xáo trộn từ bên ngoài: Nhân viên sẽ có được sự riêng tư nhất định, không bị ảnh hưởng hoặc các tác động xen ngang từ môi trường bên ngoài. Tại không gian của mình, nhân viên có thể thoải mái thực hiện những cuộc gọi quan trọng, tập trung suy nghĩ đưa ra những quyết định sáng suốt.

Phân cấp và phân chia phòng ban rõ ràng

Phân cấp vị trí làm việc của nhân viên, quản lý rõ ràng: Thông thường, người vị trí cấp bậc cao, quan trọng sẽ ngồi ở vị trí có không gian tách biệt hơn người có vị trí thấp.
Phân chia phòng ban, bộ phận rõ ràng: Mỗi phòng ban, bộ phận sẽ được bố trí một không gian làm việc riêng đảm bảo sự tách biệt và thống nhất.

*Bố trí và phân cấp văn phòng theo từng phòng ban và cấp bậc*

Nhược điểm

Tăng chi phí xây dựng

Chi phí xây dựng bức tường, vách ngăn, cửa: Khi xây dựng văn phòng đóng, để phân chia một không gian lớn thành những không gian nhỏ khác nhau, người ta phải tốn thêm chi phí xây dựng các bức tường, vách ngăn, cửa bằng gạch, xi măng, gỗ, nhựa…
Chi phí nội thất, trang thiết bị: Mỗi không gian văn phòng đều cần những đồ nội thất, trang thiết bị nhất định. Các phòng không thể dùng chung của nhau. Theo đó, tổng chi phí cho những khoản này cũng sẽ tăng lên theo số phòng ban được phân chia.

*Chi phí xây dựng cho văn phòng đóng sẽ tăng tùy theo quy mô từng phòng ban*

Tăng chi phí bảo dưỡng, vệ sinh

Chi phí bảo dưỡng, duy tu tăng: Thiết bị văn phòng ở mỗi căn phòng đều cần được bảo dưỡng, tu bổ để có thể vận hành tốt hơn. Vì có nhiều phòng nên có nhiều thiết bị dẫn đến việc duy tu, bảo dưỡng mất nhiều thời gian và chi phí hơn.
Chi phí vệ sinh tốn kém: Cũng như trang thiết bị, mỗi căn phòng đều cần được vệ sinh thường xuyên trần nhà, vách tường, sàn nhà,… đến các đồ nội thất để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ cùng với bầu không khí trong lành.

Yêu cầu không gian văn phòng lớn hơn

Tốn không gian cho từng phòng ban, bộ phận: Văn phòng đóng không thể dùng chung một không gian cho nhiều phòng ban, bộ phận. Vì thế, văn phòng đóng cần nhiều không gian hơn kiểu văn phòng khác. Tốn diện tích tường, vách ngăn, nội thất: Tường, vách ngăn là không thể thiếu nhằm ngăn cách không gian này với không gian khác.

*Không gian văn phòng đóng chiếm nhiều diện tích bởi các đặc điểm riêng biệt*

Hạn chế giao tiếp

Hạn chế sự giao tiếp, trao đổi giữa nhân viên: Mỗi nhân viên đều làm việc trong không gian của mình và chỉ giao tiếp với nhau khi được yêu cầu. Điều này tạo nên khoảng cách giữa các nhân viên, giảm sự tương tác
Hạn chế hoạt động nhóm: Hoạt động nhóm cần có một không gian tập trung để nhiều nhân viên có thể tập hợp lại, lắng nghe và trình bày ý kiến

Ảnh hưởng thị lực nhân viên

Điều này có vẻ trái ngược với lợi ích về sức khỏe ở trên. Tuy nhiên, văn phòng đóng có sự phân chia không gian nên không khí lưu thông không tốt.

*Không gian hạn chế tại văn phòng đóng ảnh hưởng tới sức khỏe, tinh thần nhân viên*

Hạn chế trong quản lý nhân viên

Khó khăn, kém hiệu quả do quản lý mất nhiều thời gian để di chuyển sang phòng nhân viên.

Hạn chế khả năng tái cấu trúc văn phòng

Văn phòng đóng gây khó khăn nhất định nếu bạn muốn thay đổi cấu trúc phòng ban, cơi nới, mở rộng hay bố trí lại thiết kế, cải tạo văn phòng

Văn phòng đóng phù hợp với loại hình công ty nào? Bộ phận nào?

Mặc dù có mặt từ rất lâu, nhưng không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình này. Thông thường, những kiểu hình doanh nghiệp sau lựa chọn văn phòng không gian riêng, đóng kín sẽ tối ưu hơn cả:

Doanh nghiệp quy mô lớn, có tài chính ổn định:

Kiểu văn phòng này đòi hỏi một khoản chi phí thiết kế, xây dựng, trang thiết bị, nội thất khá cao ngay từ ban đầu. Để duy trì mô hình này, bạn cũng phải tốn thêm các chi phí dịch vụ khác và một nguồn vốn đầu tư nhất định.

*Văn phòng kín phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và tài chính ổn định*

Doanh nghiệp đặc thù:

Ngân hàng, kiểm toán, chăm sóc tư vấn khách hàng,… đòi hỏi tính riêng tư, bảo mật cao rất thích hợp sử dụng mô hình văn phòng này

Bộ phận nào trong công ty phù hợp với văn phòng đóng?

Những bộ phận có đặc thù công việc cần sự riêng tư, tập trung hoặc đặc thù công việc của họ thường quá ồn ào, dễ gây ảnh hưởng tới bộ phận khác như: HR, kế toán, phân tích dữ liệu, nhân sự, nội dung, telesale,…thực sự phù hợp với văn phòng kín.

*Văn phòng đóng phù hợp với các doanh nghiệp mang đặc thù công việc cần sự riêng tư*

Một số mẫu văn phòng đóng được áp dụng phổ biến hiện nay

Tham khảo một số phối cảnh văn phòng phổ biến

Phối cảnh 3D cho phép doanh nghiệp có cái nhìn chân thực nhất về không gian văn phòng sau khi hoàn thiện, bao gồm nội thất, màu sắc, số lượng, vật liệu, quy cách, ánh sáng, kết cấu. Sau đây là 1 số phối cảnh 3D các thiết kế văn phòng đóng hoặc kết hợp giữa văn phòng đóng và mở dành cho bạn