Là khu vực chiến lược của môi trường làm việc hiện đại, phòng họp không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo mà còn là biểu tượng của sự chuyên nghiệp và uy tín của một tổ chức. Các doanh nghiệp không ngừng chú trọng đến việc thiết kế và trang bị phòng họp để tạo ra không gian sáng tạo, thoải mái đồng thời thể hiện đẳng cấp của mình. Trong bài viết này, Saigon Office xin gửi đến bạn những mẫu thiết kế nội thất phòng họp đẹp, cao cấp cũng như giới thiệu những tiêu chuẩn thiết kế phòng họp để bạn có cái nhìn tổng quan nhất để tự tin kiến tạo không gian đầy thẩm mỹ cho “đứa con tinh thần” của mình.

Tầm quan trọng của thiết kế phòng họp

Phòng họp không chỉ là việc tạo ra một không gian để tổ chức các cuộc họp, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của cuộc họp, cũng như thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Dưới đây là các điểm quan trọng:

Ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả cuộc họp:

Thiết kế phòng họp phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và làm việc nhóm. Không gian thoải mái, ánh sáng tự nhiên và trang thiết bị công nghệ hiện đại sẽ giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của cuộc họp.

Thúc đẩy sự tập trung, sáng tạo và ra quyết định:

Một thiết kế phòng họp thông minh có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự tập trung, sáng tạo và ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác:

Phòng họp thường là nơi tiếp đón khách hàng và đối tác. Một phòng họp được thiết kế sang trọng và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tích cực và tăng độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt họ.

Nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp:

Thiết kế phòng họp phản ánh phong cách và giá trị của doanh nghiệp. Một phòng họp được trang bị đầy đủ và thiết kế một cách chuyên nghiệp sẽ nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp và tạo sự ấn tượng với cả nhân viên và khách hàng.

Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế phòng họp

Diện tích và sức chứa phòng họp

Diện tích phòng họp lớn hay nhỏ sẽ tùy vào nhu cầu sử dụng, số lượng nhân viên của mỗi doanh nghiệp nhưng phải tuân theo tiêu chuẩn nhất định. Về cơ bản có 3 loại phòng họp: phòng họp nhỏ, phòng họp vừa và phòng họp lớn tương ứng với các tiêu chuẩn diện tích khác nhau.

Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn diện tích phòng họp dưới đây:

Bố trí nội thất phòng họp

Phòng họp thường có các đồ nội thất cơ bản như: bàn họp, ghế ngồi họp, bục phát biểu, loa, mic, tủ đựng tài liệu,… Có thể tùy theo quy mô phòng họp mà điều chỉnh, nhưng bàn họp và ghế ngồi là hai thành phần không thể thiếu trong phòng họp. Nội thất phòng họp cần đảm bảo:

• Đem lại cảm giác thoải mái, dễ chịu, tạo hiệu quả cao cho cuộc họp.
• Đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất; thể hiện được sự nghiêm túc, sang trọng, chuyên nghiệp của phòng họp. 
• Nội thất phòng họp phải thể hiện được thương hiệu, uy tín, bộ mặt của cơ quan, tổ chức trong mắt khách hàng đối tác. 
• Đúng mục đích sử dụng, tính chất cuộc họp. 

Kiểu dáng nội thất: Tùy theo số lượng người tham gia họp để lựa chọn kiểu dáng nội thất phù hợp với diện tích phòng họp, mục đích sử dụng mà lựa chọn bàn, ghế có kiểu dáng phù hợp. Tuy nhiên, nên chọn theo một phong cách thiết kế để dễ bài trí sắp xếp. 

Màu sắc nội thất: Nhẹ nhàng, gần gũi để tạo cảm giác nghiêm túc, không làm người họp phân tâm, đồng thời có chút thoải mái và phải hài hòa với không gian tổng thể. Nhưng chỉ nên lựa chọn đồng bộ 1 mẫu để tạo nên sự chuyên nghiệp.

Bàn họp

• Kích thước bàn họp

Bàn họp phải có kích thước tương ứng với số người thường xuyên tham dự cuộc họp. Đồng thời, bàn ghế, tủ đựng tài liệu phải đạt kích thước tiêu chuẩn, phù hợp với không gian.

Dưới đây là bảng kích thước bàn họp tiêu chuẩn, khoa học dựa trên số người dùng

>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng [m2/người; khu chức năng]

• Kiểu dáng bàn họp

Theo phong thủy, bàn phòng họp lý tưởng là kiểu bàn hình oval, hình tròn, hình bầu dục hoặc có đường uốn lượn mềm mại mang ý nghĩa quy tụ may mắn, tài lộc. Trường hợp phải dùng bàn chữ nhật thì nên có viền bo ở 4 góc để không có sát khí tại 4 góc.

Hình chữ U: Bố trí bàn họp theo hình chữ U thường tạo ra một không gian giao tiếp mở, thuận lợi cho việc thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên. Đây là lựa chọn phổ biến cho các cuộc họp nhỏ và trung bình.

Hình chữ nhật: Bàn họp theo hình chữ nhật thích hợp cho các cuộc họp có quy mô lớn, nơi cần sự tập trung từ mọi phía. Điều này giúp mọi người có thể nhìn thấy và tương tác với nhau một cách dễ dàng.

Hình tròn: Bàn họp tròn tạo ra một không gian họp cởi mở và không có vị trí chiếm đứng ưu tiên. Điều này thúc đẩy sự giao tiếp và tương tác đồng đều giữa tất cả các thành viên tham dự.

• Chất liệu bàn

Nên làm bằng gỗ tự nhiên cao cấp, có kiểu dáng sang trọng, hiện đại, màu sắc thể hiện sự đẳng cấp, tinh tế như màu đỏ sẫm, nâu trầm,… 

Ghế họp 

Ghế họp được thiết kế để đảm bảo sự thoải mái trong thời gian dài ngồi. Việc có bánh xe giúp dễ dàng di chuyển và điều chỉnh vị trí của ghế, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và tập trung trong cuộc họp.

Kiểu dáng đơn giản, nhỏ gọn giúp tiết kiệm diện tích, và cần tương thích giữa bàn và ghế. Có thể chọn chất liệu nệm bọc da hoặc lưới tùy mục đích và không gian phòng. Bạn có thể chọn ghế màu đen, ghế chân gỗ hoặc ghế xoay chân nhưng chỉ nên lựa chọn một loại cho phòng họp để thể hiện tính chuyên nghiệp. 

Công nghệ phòng họp

Để giúp cho các cuộc họp đạt kết quả cao, phòng họp cần được đầu tư các thiết bị ánh sáng, âm thanh như: đèn chiếu sáng, máy chiếu, loa, mic,… Các thiết bị này cũng cần phải tuân thủ theo những tiêu chuẩn nhất định:

Tiêu chuẩn ánh sáng: Bố trí hệ thống máy chiếu và màn chiếu hoặc màn hình có kích thước lớn có dây nối với máy tính. Hệ thống ánh sáng phải được bố trí vừa đủ với chiết áp để có thể giảm ánh sáng khi các thành viên trong cuộc họp xem tài liệu trên máy màn hình, máy chiếu và tăng ánh sáng khi họ muốn đọc tài liệu. Nếu phòng họp có nhiều cửa sổ, nên sử dụng rèm che để tránh gây mất tập trung cho các thành viên trong cuộc họp vì mải nhìn ra ngoài.

Thiết bị âm thanh: Hệ thống âm thanh là các loa nhỏ thường được bố trí ở phía trước hoặc phía sau (dưới góc) phòng họp để ai cũng có thể nghe thấy. Hệ thống âm thanh này cần đảm bảo độ chân thực và sự rõ ràng. Cần chú ý khoảng cách từ vị trí đặt âm thanh cho đến vị trí ngồi của nhân viên, khoảng cách giữa các thiết bị âm thanh với nhau, khoảng cách so với tường hợp lý. 

Tận dụng ánh sáng tự nhiên: 1 xu hướng hiện nay là thiết kế phòng họp không gian mở để tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên, với nhiều ô cửa kính để có nhận được ánh sáng tự nhiên. Điều này sẽ kết hợp hài hòa giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để chỗ nào cũng có ánh sáng mà không chói quá hoặc mờ quá, tạo nên sự thông thoáng, rộng rãi cho không gian.

Ánh sáng và thông gió

Phòng họp cần đảm bảo thông thoáng, thoáng đãng nhất. Vì thế cần bố trí quạt thông gió hoặc hệ thống điều hòa hợp lý. Ngoài ra thì thiết kế phòng họp theo kiểu kiến trúc mở cũng là cách giảm bớt cảm giác bí bách, ngột ngạt, khó chịu của người tham gia họp.

Phong cách thiết kế phòng họp

Phòng họp truyền thống:

Phòng họp truyền thống thường có bố trí bàn họp hình chữ nhật hoặc hình chữ U với ghế họp cố định. Trang trí thường tập trung vào vật liệu gỗ và các chi tiết cổ điển, tạo ra một không gian trang trọng và chuyên nghiệp. Phòng họp truyền thống thường được sử dụng cho các cuộc họp truyền thống và các sự kiện nghiêm túc.

Phòng họp hiện đại (contemporary):

Phòng họp hiện đại thường có thiết kế sáng tạo và tiên tiến, sử dụng các vật liệu và trang trí hiện đại như kim loại, kính và gỗ công nghiệp. Ánh sáng tự nhiên và công nghệ là yếu tố chính, với các thiết bị hiện đại như màn hình cảm ứng, hệ thống âm thanh thông minh và thiết bị hội nghị trực tuyến. Phòng họp hiện đại thường được sử dụng cho các cuộc họp sáng tạo và hợp tác.

Phòng họp thông minh (smart meeting room):

Phòng họp thông minh tích hợp công nghệ cao và các thiết bị thông minh để tối ưu hóa trải nghiệm họp. Điều khiển bằng giọng nói, điều khiển từ xa và hệ thống tự động hóa giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu suất trong cuộc họp. Phòng họp thông minh thường được trang bị màn hình cảm ứng lớn, hệ thống video conference và các tính năng ghi chú và chia sẻ màn hình.

Phòng họp đa năng:

Phòng họp đa năng được thiết kế để phục vụ nhiều mục đích khác nhau, từ cuộc họp nhỏ đến hội nghị lớn. Thiết kế linh hoạt và tiện nghi, với khả năng điều chỉnh không gian và trang bị tùy theo nhu cầu cụ thể của từng cuộc họp. Phòng họp đa năng thường có thể chuyển đổi từ không gian làm việc thông thường sang không gian họp lớn trong vài phút.

5 mẹo thiết kế phòng họp hiệu quả

Lựa chọn nội thất linh hoạt

Bàn Họp Điều Chỉnh Được:

Lựa chọn các loại bàn họp có thể điều chỉnh được, có thể di chuyển, gập lại hoặc kết hợp với nhau để tạo ra không gian linh hoạt và tiện nghi. Điều này giúp phòng họp dễ dàng thích nghi với các loại hình cuộc họp khác nhau và số lượng người tham dự.

Ứng dụng yếu tố thiên nhiên

Sử Dụng Ánh Sáng Tự Nhiên và Cây Xanh: Tận dụng ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ và sử dụng cây xanh để tạo ra một không gian làm việc thoải mái và gần gũi. Yếu tố thiên nhiên không chỉ tăng cường tinh thần sáng tạo mà còn giúp tăng cường tập trung trong cuộc họp.

Sử dụng tông màu sắc kích thích tư duy

Lựa chọn các tông màu sáng và tươi sáng như xanh lá cây, xanh dương và màu vàng nhạt để tạo ra một không gian phòng họp sảng khoái và kích thích tư duy. Màu sắc có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và năng lượng của các thành viên tham dự cuộc họp.

Đảm bảo tính thẩm mỹ và sang trọng

Sử dụng các vật liệu và trang trí cao cấp để tạo ra một không gian sang trọng và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ tăng cường uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đẳng cấp.

Chú ý đến yếu tố phong thủy (nếu cần)

Phòng họp là nơi để các thành viên đưa ra các ý tưởng, kế hoạch, quyết định, đường lối phát triển của công ty và là nơi đàm phán với đối tác nên cần phải chú ý đến các yếu tố về mặt phong thủy. Yếu tố phong thủy thể hiện từ việc chọn và sắp xếp đồ nội thất đến đồ trang trí. 

Đồ nội thất: Nên chọn các kiểu dáng bàn họp có hình tròn hoặc oval với các đường cong uốn lượn mềm mại không những mang lại sự sang trọng, nghiêm túc mà còn mang ý nghĩa hội tụ tài lộc, giảm sát khí đem tới may mắn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuyệt đối không đặt bàn phòng họp dưới dầm xà ngang. 

Đồ trang trí: Nên sử dụng các chậu cây cảnh xanh tươi, cây phong thủy, vật phong thủy như: kim tiền, kim ngân, cau phú quý,… tăng thêm sức sống, giảm căng thẳng trong mỗi cuộc họp, mang đến may mắn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

>>> Xem thêm các mẫu thiết kế khu vực chức năng trong văn phòng:

• Cách trang trí văn phòng làm việc đẹp
• 20+ Mẫu thiết kế nội thất phòng giám đốc hiện đại & đẳng cấp
• 5 mẹo trang trí cây xanh trong văn phòng độc đáo tăng hiệu quả làm việc
• 30 mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng hiện đại đậm dấu ấn doanh nghiệp
• 4 Bí quyết thiết kế sảnh văn phòng khoa học gây ấn tượng với khách hàng
• 45+ ý tưởng thiết kế văn phòng công ty nhỏ sáng tạo và tiết kiệm
• Pantry là gì? Lợi ích của Pantry room trong văn phòng
• Chi tiết 25 phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành trên thế giới
• 10+ Mẫu thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp & Cách setup

10+ mẫu phòng họp tiêu chuẩn đa phong cách dành cho bạn