Trong thời đại 4.0, việc họp trực tuyến đã trở nên phổ biến và dễ dàng kết nối hơn với các công ty đa quốc gia. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại mà còn mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho các cuộc họp công việc. Tuy nhiên, mặc dù có sự tiện ích của công nghệ, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập phòng họp trực tuyến một cách hiệu quả và đảm bảo chất lượng cuộc họp.
Trong bài viết dưới đây Saigon Office xin gửi đến các bạn những gợi ý sau để thiết kế phòng họp trực tuyến đạt chuẩn. Đầu tiên là về âm thanh rõ ràng và hình ảnh sắc nét, yếu tố then chốt để đảm bảo mỗi cuộc họp diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả. Đồng thời, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chọn lựa thiết bị phù hợp, bố trí phòng họp một cách hợp lý, và cung cấp những mẹo nhỏ để cải thiện chất lượng họp trực tuyến.
Lợi ích của phòng họp trực tuyến
Tiết kiệm thời gian
Việc họp trực tuyến chỉ cần sử dụng thiết bị có kết nối internet để kết nối truyền tải âm thanh, hình ảnh, dữ liệu. Do đó người dùng có thể tiến hành cuộc họp bất cứ thời gian nào.
Với việc sử dụng ứng dụng tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được quỹ thời gian thông qua:
- Đối với người tổ chức: có thể tổ chức cuộc họp linh hoạt trong các thời điểm trong ngày.
- Đối với người tham gia họp: tiết kiệm thời gian di chuyển đến địa điểm họp.
Các ứng dụng họp trực tuyến là một công cụ tuyệt vời trong việc quản lý, tối ưu quỹ thời gian. Những thành viên tham dự không cần phải mất thời gian di chuyển, chờ đợi đến cuộc họp gặp mặt trực tiếp.
Giảm thiểu chi phí tổ chức và di chuyển
Với lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến, việc tổ chức cuộc họp sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều cho doanh nghiệp, cá nhân. Để tham gia cuộc họp, người dùng chỉ cần một thiết bị đã cài đặt ứng dụng và có kết nối internet.
So với hình thức họp gặp mặt trực tiếp thì tổ chức họp trực tuyến qua ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức và di chuyển như:
- Đối với đơn vị tổ chức: tiết kiệm chi phí thuê địa điểm, thiết bị, chi phí điện nước,…
- Đối với người tham gia: tiết kiệm công sức, chi phí di chuyển, đi lại nơi họp.
Đặc biệt với các cuộc họp khẩn cấp thành viên có thể tham dự nhanh chóng dù đang ở vị trí nào. Ngoài ra, việc giảm thiểu hình thức tổ chức họp mặt, giảm quá trình di chuyển đi lại của nhân viên giúp tiết kiệm tài nguyên, góp phần bảo vệ môi trường.
Kết nối dễ dàng với đối tác/ khách hàng ở xa
Một trong những lợi ích của ứng dụng họp trực tuyến là khả năng kết nối cùng một lúc với nhiều người, ở nhiều địa điểm khác nhau. Cuộc họp có thể diễn ra có thể diễn ra cực kỳ nhanh chóng chỉ với các thao tác trên ứng dụng.
Các tính năng chia sẻ màn hình, trình chiếu slide, gọi video, âm thanh, chia sẻ tài liệu,… sẽ giúp truyền tải thông tin cụ thể, rõ ràng cho dù người tham gia cuộc họp ở bất cứ đâu có kết nối internet.
Tăng năng suất họp online
Tăng năng suất trong các cuộc họp trực tuyến là một mục tiêu quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện đại. Một trong những ưu điểm của phòng họp trực tuyến là tính tương tác cao, cho phép mọi người dễ dàng chia sẻ ý kiến, tài liệu và thậm chí màn hình của mình. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và sự hiểu biết sâu sắc hơn về các vấn đề được thảo luận, từ đó giúp nâng cao hiệu quả của cuộc họp và tăng cường sự tham gia từ mọi thành viên.
Các yếu tố cần thiết trong thiết kế phòng họp trực tuyến
Xác định nhu cầu sử dụng
Bạn cần xác định được số lượng người tham dự trong buổi họp để lựa chọn không gian phù họp
Số người tham dự:
Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
- Webcam: Chọn webcam cung cấp hình ảnh Full HD, góc nhìn rộng và tương thích với nhiều phần mềm ứng dụng như AVer CAM130, Maxhub W21, AVer CAM 340+.
- Laptop.
- Kết nối laptop đến màn hình lớn hơn như tivi, máy chiếu bằng cách sử dụng cục mini PC.
Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.
- Camera ngoại vi như AVer VB130, AVer CAM520 Pro2.
- Hệ thống Microphone, Loa chuyên dụng.
- Kết hợp Laptop/Mini PC (NUC) với Tivi, màn chiếu.
Không gian phòng họp
Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.
Việc xem xét kích thước và cách âm của phòng họp là vô cùng quan trọng để tạo ra một không gian làm việc thoải mái và tiện ích.
Kích thước phòng cần phải đủ lớn để phục vụ số lượng người tham dự mà không gây cảm giác chật chội, đồng thời cũng phải đảm bảo cách âm tốt để tránh nhiễu loãng và tiếng ồn từ bên ngoài. Việc này giúp tăng cường sự tập trung và hiệu quả của cuộc họp, đồng thời tạo điều kiện cho mọi người giao tiếp một cách hiệu quả và thoải mái.
Thiết bị họp trực tuyến
Hệ thống họp trực tuyến hoàn chỉnh bao gồm:
- Thiết bị ghi hình (camera)
- Thiết bị thu phát âm thanh, giọng nói (loa, micro hoặc loa tích hợp micro)
- Thiết bị điều khiển hay bô chuyển đổi tín hiệu (codec)
- Thiết bị hiển thị hình ảnh (máy chiếu, mà hình TV)
- Hệ thống đường truyền internet
- Các thiết bị khác (whiteboard, thiết bị trình chiếu không dây,…)
- Trong một số trường hợp sẽ cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit) để có thể kết nối nhiều điểm với nhau.
Hệ thống mạng và internet
Đây là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Vì vậy, băng thông của đường truyền cần đảm bảo một số yêu cầu như đường truyền đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD. Ngoài ra, với giải pháp đa điểm, đường truyền cần đạt tốc độ tối thiểu 1 Mbps và đường truyền trung tâm bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh.
Cách bố trí phòng họp
Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp. Lưu ý, nên lựa chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera quan sát người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.
Nên bố trí phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo đường truyền đạt hình ảnh tốt nhất.
Ánh sáng phòng họp
Để đảm bảo hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 LUX, ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX. (LUX là đơn vị tính công suất ánh sáng, lượng ánh sáng chiếu trên bề mặt cụ thể. 1 LUX = 1 LUMEN/m².
Lưu ý, nên tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong quá trình họp.
Các thiết bị cần thiết cho phòng họp trực tuyến
Trong việc thiết kế phòng họp trực tuyến, việc chọn lựa các thiết bị phù hợp là vô cùng quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là những điều cần biết về các thiết bị cần thiết:
Mẹo hay để cải thiện chất lượng phòng họp trực tuyến
Khi tham gia vào phòng họp trực tuyến, có một số mẹo đơn giản nhưng hiệu quả có thể giúp cải thiện trải nghiệm của mọi người và tăng cường chất lượng cuộc họp. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng:
Kiểm tra chất lượng hình ảnh, âm thanh trước khi họp
Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng âm thanh và hình ảnh của bạn. Điều này bao gồm việc kiểm tra microphone và camera để đảm bảo rằng mọi người có thể nghe và thấy bạn một cách rõ ràng.
Sử dụng nền ảo che background rối mắt
Nếu bạn không có một không gian phòng riêng để họp trực tuyến, hãy sử dụng tính năng nền ảo để che background. Điều này giúp tạo ra một không gian chuyên nghiệp và tránh những yếu tố gây rối mắt cho người tham gia.
Giữ im lặng khi người khác đang nói
Để đảm bảo mọi người có thể nghe rõ và tập trung vào người đang nói, hãy giữ im lặng khi người khác đang phát biểu. Điều này giúp tránh gây nhiễu loạn và tăng cường hiệu quả truyền đạt thông điệp.
Sử dụng các tính năng chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc gọi
Tận dụng các tính năng chia sẻ màn hình và ghi âm cuộc họp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình bày thông tin và lưu giữ nội dung của cuộc họp. Điều này giúp mọi người có thể theo dõi và tham khảo lại thông tin sau cuộc họp.
4 Lưu ý khi thiết kế phòng họp trực tuyến
Trong quá trình thiết kế phòng họp trực tuyến, có một số điểm cần được chú ý đặc biệt để đảm bảo phòng họp đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng và tạo ra một môi trường họp hiệu quả và thoải mái. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng:
Lựa chọn bàn ghế thoải mái, kích thước phù hợp
Nội thất trong phòng họp cần được thiết kế đơn giản với những gam màu đơn sắc. Phòng họp trực tuyến cần đảm bảo các trang thiết bị như: bán, ghế được thiết kế phục vụ riêng cho các cuộc họp. Có thể sử dụng nội thất để phân biệt giữa các phòng họp khác nhau tránh nhầm lẫn. Thay đổi đèn, màu sắc và cây cối cũng có thể giúp phân biệt phòng này với phòng khác.
Lưu ý ghế và bàn cần đảm bảo sự thuận tiện và thoải mái (và phải có đủ cho tất cả những người tham gia) Hãy nhớ rằng sự thoải mái thúc đẩy năng suất và các lựa chọn thiết kế tinh tế có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong tâm trạng xuyên suốt cuộc họp.
Đảm bảo phòng đủ ổ cắm điện
Với việc sử dụng nhiều thiết bị điện tử như máy tính, máy chiếu, camera, cần đảm bảo rằng phòng họp có đủ ổ cắm điện để kết nối và sạc các thiết bị một cách thuận tiện.
Dễ dàng kết nối với các thiết bị ngoại vi (laptop, máy chiếu)
Phòng họp cần được trang bị các cổng kết nối phù hợp để dễ dàng kết nối với các thiết bị ngoại vi như laptop, máy chiếu. Điều này giúp người dùng có thể chia sẻ dữ liệu và trình chiếu thông tin một cách thuận tiện và linh hoạt.
Dễ dàng sử dụng và điều khiển các thiết bị họp
Giao diện và điều khiển các thiết bị họp cần được thiết kế một cách đơn giản và trực quan để người sử dụng có thể dễ dàng điều khiển và tương tác với các thiết bị một cách hiệu quả và không gặp phải khó khăn.
Các mẫu phòng họp trực tuyến
>>> Xem thêm: 40+ mẫu thiết kế phòng họp chuẩn – chuyên nghiệp và hiện đại
