Trong thế giới kinh doanh hiện nay, việc thiết kế sảnh văn phòng đẹp và ấn tượng là một yếu tố không thể phủ nhận. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê và tư vấn thiết kế văn phòng, Saigon Office đã thu thập và chia sẻ những bí quyết hàng đầu để giúp doanh nghiệp thiết kế sảnh văn phòng chuyên nghiệp và thu hút: Từ việc hướng dẫn bố trí quầy lễ tân đúng cách, lựa chọn nội thất phù hợp đến bài trí tỉ mỉ và tinh tế, mỗi chi tiết đều được xem xét kỹ lưỡng để tạo ra một bộ mặt độc đáo và phản ánh chính xác giá trị của công ty. 

Hy vọng rằng những kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một sảnh văn phòng đẹp và đem lại hiệu quả cao trong việc thu hút và giao tiếp với khách hàng cũng như đối tác.

Vai trò của sảnh văn phòng

Để thiết kế sảnh văn phòng sang trọng, trước tiên, bạn cần hiểu rõ về vai trò của khu vực này trong không gian tổng thể. So với các không gian khác trong doanh nghiệp, sảnh lễ tân có diện tích nhỏ hơn nhưng lại giữ vai trò quan trọng, tuyệt đối không thể thiết kế qua loa hay lơ là trong quá trình trang trí văn phòng làm việc đẹp. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần chú trọng thiết kế sảnh văn phòng chuyên nghiệp và sang trọng: 

Tạo ra ấn tượng thị giác đầu tiên khi khách hàng, đối tác ghé thăm công ty. 

Thể hiện diện mạo của doanh nghiệp: Hầu như bất cứ ai đến công ty cũng phải bước vào sảnh đón khách đầu tiên. Thông qua khu vực sảnh này, khách hàng, đối tác sẽ hiểu được phần nào về lĩnh vực, định hướng phát triển của công ty. 

Tăng thiện cảm từ khách hàng, đối tác và cả nhân viên của mình

 Sảnh đón tiếp văn phòng bừa bộn, tăm tối sẽ cho khách hàng, đối tác cảm giác doanh nghiệp thiếu quan tâm đến hình ảnh, thiếu chuyên nghiệp và khó muốn hợp tác. Do đó, doanh nghiệp nên đầu tư chăm sóc hình ảnh quầy lễ tân để tăng độ thiện cảm của khách hàng. 

Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

Ở sảnh lễ tân, tên công ty, logo hay những hình ảnh đặc trưng nhất sẽ được phô bày. Đây là cách quảng bá hình ảnh thương hiệu ít tốn kém nhất nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. 

Truyền năng lượng và cảm hứng cho mọi người khi bước vào văn phòng.

Thiết kế sảnh lễ tân ấn tượng, trang nhã lịch sự sẽ tăng thiện cảm với khách hàng, đối tác và nhân viên công ty, thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp

Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế sảnh văn phòng

Diện tích và bố cục

Không gian tiền sảnh văn phòng thường gồm 3 phần chính là: hệ thống cửa, quầy lễ tân và nơi ngồi chờ tiếp khách. Việc bố trí không gian tiền sảnh cần hợp lý, đảm bảo tính kết nối trong cùng không gian, nhằm tạo ra khu vực tiền sảnh khoa học, ấn tượng trong mắt khách hàng.

Hầu hết các công ty nhỏ không có nhiều tiền trong ngân sách để chi trả cho một khu vực sảnh tiếp tân rộng rãi, thoáng mát. Tuy nhiên, ngay cả trong không gian nhỏ hơn, bạn có thể làm một số điều để làm cho khu vực này trở nên rộng rãi hơn bằng cách cố gắng loại bỏ bất kỳ sự lộn xộn, thu gọn đồ nội thất. 

Hệ thống cửa ra vào

Nếu văn phòng công ty ở ngay mặt phố, cần có khoảng lùi vừa đủ mới đến cửa chính để giảm sung sát từ bên ngoài. Cửa chính phải dẫn đến sảnh đầu tiên, không dẫn trực tiếp đến phòng làm việc hoặc phía sau. Bên cạnh đó, cửa chính không được bố trí đối diện cửa sổ vì theo phong thủy, tiền tài, danh lộc sẽ đi vào và đi ra dễ dàng, không ở lại được. Nếu chẳng may gặp trường hợp này, bạn có thể hóa giải bằng cách bố trí thêm cây xanh, bình phong, bàn ghế thư giãn… để ngăn luồng khí tài trôi qua và giúp cho nội thất tàng phong tụ khí tốt hơn.

Phong cách thiết kế

Doanh nghiệp cần xác định phong cách thiết kế phù hợp với hình ảnh và văn hóa công ty:

Thiết kế sảnh văn phòng sang trọng, đẳng cấp: 

Thiết kế sảnh văn phòng theo phong cách sang trọng, đẳng cấp thường áp dụng với những công ty, doanh nghiệp lớn đã có vị thế trong những ngành đòi hỏi hình ảnh, uy tín như kinh tế, tài chính.

Thiết kế sảnh văn phòng thân thiện sắc xanh: 

Thiết kế sảnh văn phòng theo cách này có thể sử dụng cây cảnh làm vật trang trí, thiết kế mảng tường xanh, giàn cây leo buông rủ… Cùng với phong cách thiết kế văn phòng xanh, khu vực lễ tân với những mảng xanh góp phần tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho những người ghé thăm. Bạn hoàn toàn có thể kết hợp cây xanh với kính, gỗ hay đá, từ phong cách hiện đại tối giản tới phong cách industrial hay cổ điển.

Thiết kế sảnh văn phòng hiện đại: 

Lối thiết kế không gian lễ tân theo phong cách hiện đại hướng tới sự tối giản, giúp tiết kiệm diện tích, thích hợp với công ty không có sảnh văn phòng rộng. Hơn nữa, nó còn mang đến sự thoải mái, tiện nghi, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và là xu hướng được ưa chuộng hiện nay

Thiết kế sảnh văn phòng không gian mở: 

Phía sau quầy là dãy tường được ốp vách gỗ veneer cao cấp sáng bóng, trên đó được treo thêm logo và bảng tên vô cùng nổi bật. Trong mẫu thiết kế sảnh lễ tân này, quầy lễ tân được chúng tôi bố trí thêm chuỗi đèn gỗ dài thả trần vô cùng sáng tạo giúp tỏa ánh sáng làm việc tốt nhất và vẻ đẹp thẩm mỹ cho không gian nơi đây. Ngoài ra để đảm bảo hơn, một hệ thống đèn led âm trần cũng được bổ sung đầy đủ.

Quầy lễ tân 

Quầy lễ tân nên có khoảng tường (hậu chẩm) phía sau để làm chỗ dựa, tạo thế làm việc an toàn, vững chãi cho nhân viên. Trên tường, bạn có thể treo thêm logo, tên công ty, slogan như một cách decor và quảng bá thương hiệu ấn tượng và miễn phí.

Phía trước quầy là khoảng trống (nội minh đường) quang đãng để khách đến có thể tiếp xúc trực tiếp với nhân viên lễ tân. Phía sau quầy nên có một lối đi đủ rộng để nhân viên tiếp tân đi ra ngoài mà không cần vòng qua quầy, lối đi này nên nằm một bên để tạo sự đồng bộ, thống nhất. Trường hợp có nhiều lối đi từ quầy tiếp tân, cần phân ra thành lối đi dành cho nhân viên và lối đi dành riêng cho khách để tránh tình trạng giao thông nội bộ rối loạn.

Quầy tiếp tân hay quầy lễ tân được cho là chi tiết quan trọng nhất tại khu vực sảnh văn phòng, và luôn được các doanh nghiệp đầu tư thiết kế chỉn chu, cẩn thận. Thiết kế quầy lễ tân văn phòng đảm bảo sự tối ưu nên đáp ứng một số tiêu chuẩn sau đây: 

>>> 30 mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng hiện đại đậm dấu ấn doanh nghiệp

Kiểu dáng của quầy lễ tân phụ thuộc vào diện tích sảnh

Phụ thuộc vào diện tích sảnh văn phòng và mục đích sử dụng theo ngành nghề, đặc thù công việc. 

Sảnh có diện tích rộng: Quầy lễ tân kiểu dáng to như dạng chữ I và quầy lễ tân chữ L là lựa chọn thích hợp với chiều dài vượt trội, dễ dàng ôm sát diện tích sảnh nhưng vẫn tạo được nét mềm mại. Cách bố trí này sẽ mang đến sự sang trọng, uy nghi cho không gian sảnh văn phòng. 

Sảnh có diện tích hẹp: Quầy lễ tân có kiểu dáng nhỏ hình vòng cung, oval là lựa chọn phù hợp với thiết kế tạo ra sự mềm mại, uyển chuyển, đặc biệt không chiếm quá nhiều diện tích tiền sảnh. Bạn cũng có thể chọn kiểu chữ I kích thước nhỏ để tạo không gian thông thoáng phía trong, giúp nhân viên lễ tân dễ dàng hoạt động, xử lý công việc. 

Kích thước

Phụ thuộc vào diện tích sảnh văn phòng và mục đích sử dụng theo ngành nghề, đặc thù công việc. 

• Sảnh rộng: Chiều cao khoảng 1,1m – chiều dài khoảng 2,2m và thay đổi tùy thuộc vào không gian, nhu cầu doanh nghiệp. 
• Sảnh hẹp: Chiều dài quầy rơi vào khoảng 1,5m hoặc ngắn hơn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng. 

Tránh đặt quầy lễ tân đối diện ngay cửa chính.Nhân viên tiếp tân phải có ghế ngồi thoải mái, vững chãi, phía sau lưng là tường, để không bị giật mình vì những gì xuất hiện phía sau. 

>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng [m2/người; khu chức năng]

Vị trí đặt:

Nên bố trí theo thứ tự sau: Hệ thống cửa ra vào – Quầy lễ tân – Bàn ghế tiếp khách. Nên đặt tại không gian thông thoáng, đầy đủ ảnh sáng và phía sau là bức tường.

Chất liệu

Quyết định sự sang trọng của thiết kế quầy lễ tân. Xu hướng khách hàng hiện nay ưa chuộng các vật liệu sao cho vừa rẻ và đẹp, như: gỗ MDF, MFC, kính, nhựa, đá,… 

Nhu cầu sử dụng theo ngành nghề: Những doanh nghiệp viễn thông, ngân hàng, tài chính… nên sử dụng quầy lễ tân lớn vì thường xuyên phải tiếp đón nhiều khách hàng.

Khu vực ngồi chờ tiếp khách

Một số doanh nghiệp lớn quyết định sẽ tách riêng khu vực đón khách, tuy nhiên hiện nay, đa số doanh nghiệp sẽ đặt chung khu vực này tại sảnh văn phòng Khu vực ngồi chờ thường xuất hiện tại sảnh lễ tân của những văn phòng cần đón tiếp nhiều khách hàng. Bạn nên đặt khu vực chờ gần quầy lễ tân để tiện cho việc đi lại, thường tại vị trí dọc 2 bên quầy về 2 phía.

Cần lưu ý bố trí bàn ghế ngồi cho khách hàng, kệ sách, báo, tạp chí, tài liệu về công ty với đặc điểm như sau: 

Bàn ghế ngồi cho khách hàng

Bạn nên sử dụng ghế đơn bằng gỗ hoặc sofa để tạo cảm giác thoải mái, gần gũi nhất. Các doanh nghiệp hay chọn chất liệu gỗ MDF, MFC, gỗ công nghiệp sơn PU,… để chống ẩm, mối mọt. 

Kệ sách, báo, tạp chí, tài liệu về công ty 

Chất liệu nên sử dụng là gỗ hoặc inox để tránh han rỉ, làm bẩn tài liệu. Kệ sách báo cần đặt gần khu ghế chờ hoặc khu bàn tiếp khách, thấp vừa tầm với của khách hàng để giúp họ giải trí, thư giãn trong quá trình ngồi đợi.

Thiết kế sảnh văn phòng theo diện tích

Sảnh văn phòng công ty nhỏ (gợi ý thiết kế tiết kiệm diện tích)

Tận dụng mỗi mét vuông: Trong không gian nhỏ hẹp, việc tận dụng mỗi mét vuông là rất quan trọng. Sử dụng nội thất có thể gấp gọn hoặc đa năng để tiết kiệm diện tích, chẳng hạn như ghế sofa có thể biến thành giường nếu cần thiết.

Sử dụng ánh sáng tự nhiên:

Ánh sáng tự nhiên không chỉ tạo ra cảm giác mở rộng cho không gian mà còn làm cho phòng trở nên sáng sủa và thoáng đãng. Hãy tận dụng cửa sổ lớn và mở để tối đa hóa lượng ánh sáng tự nhiên đi vào phòng.

Sử dụng gương: 

Gương có thể tạo ra hiệu ứng phản chiếu, làm cho không gian trở nên lớn hơn và sáng sủa hơn. Đặt gương ở những vị trí chiến lược để tối ưu hóa tác động của chúng.

Tạo điểm nhấn: 

Sử dụng một số vật liệu và màu sắc đặc trưng để tạo điểm nhấn trong không gian. Điều này giúp tạo ra một không gian độc đáo và thu hút sự chú ý mà không làm cho không gian trở nên quá chật chội.

Sảnh văn phòng diện tích lớn

Tạo ra không gian chức năng: 

Trong không gian lớn, bạn có thể tạo ra các khu vực chức năng khác nhau như khu vực tiếp khách, khu vực gặp gỡ, và khu vực làm việc cá nhân. Sử dụng các vật liệu và nội thất khác nhau để phân chia không gian một cách hợp lý và tối ưu.

Tạo điểm nhấn kiến trúc: 

Trong không gian lớn, bạn có thể sử dụng các yếu tố kiến trúc đặc biệt như cột trụ, cầu thang, hoặc cửa sổ lớn để tạo điểm nhấn và làm cho không gian trở nên hấp dẫn hơn.

Sử dụng nội thất lớn: 

Trong không gian lớn, bạn có thể sử dụng các mảnh nội thất lớn và sang trọng như sofa, bàn làm việc lớn, và cây cảnh để tạo ra một không gian sang trọng và thoải mái.

Tạo không gian xanh: 

Sử dụng cây cảnh và vật liệu tự nhiên để tạo ra một không gian xanh trong lành và tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên và khách hàng.

Mẫu thiết kế sảnh văn phòng đẹp

Sảnh văn phòng hiện đại

Sảnh văn phòng sang trọng

Sảnh văn phòng theo phong cách tối giản

Sảnh văn phòng không gian xanh

Sảnh văn phòng không gian mở

Sảnh văn phòng sáng tạo

4 lưu ý quan trọng khi thiết kế sảnh văn phòng

Đảm bảo ánh sáng đầy đủ

Hệ thống ánh sáng, đèn chiếu sáng tại tiền sảnh cần tuân theo tiêu chuẩn ánh sáng trong văn phòng. Việc đảm bảo tính thẩm mỹ và tiết kiệm nhiên liệu cần diễn ra song hành trong thiết kế ánh sáng, đèn chiếu sáng sảnh văn phòng: 

Tối ưu nguồn ánh sáng tự nhiên: Sảnh văn phòng thường được bố trí ở nơi có nhiều ánh sáng tự nhiên, có mặt thoáng rộng lớn hoặc cửa sổ rộng, đem lại cảm giác dễ chịu và dễ nhìn. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng tiết kiệm được điện năng tiêu thụ vào thời gian buổi sáng và đầu giờ chiều. Đồng thời hãy sắp xếp đồ đạc nội thất theo cách tối đa hóa ánh sáng tự nhiên. 

Kết hợp nguồn ánh sáng nhân tạo: Sử dụng bóng đèn bắt chước ánh sáng mặt trời và hệ thống đèn led để cung cấp ánh sáng cho tiền sảnh khi trời tối là cách hầu hết các doanh nghiệp đang làm. 

Đối với đèn bắt chước ánh sáng ban ngày: Sử dụng trong kết cấu của quầy lễ tân làm bằng vật liệu thông dụng thông qua các tấm mica, panel trong suốt nhờ sự phản chiếu ánh đèn. Hoặc đặt ở phía trên quầy lễ tân bằng đá, gỗ để phản chiếu ánh sáng xuống mặt đá. 

Đối với đèn led: Bố trí dọc hai bên sảnh, trên trần nhà hoặc dưới sàn nhà để cung cấp ánh sáng cho cả không gian sảnh.

Tạo sự thông thoáng và thoải mái

Để tạo ra một không gian sảnh văn phòng thông thoáng và thoải mái, việc thiết kế cần tập trung vào việc sử dụng nội thất và vật liệu nhẹ nhàng cùng các gam màu nhạt. Sự kết hợp này không chỉ giúp tạo ra cảm giác thoải mái mà còn tăng cường sự lưu thông không khí trong không gian. Bằng cách tạo ra một môi trường mở, không gian sảnh văn phòng sẽ trở nên rộng rãi và dễ chịu hơn, từ đó tạo điều kiện tốt nhất cho sự sáng tạo và làm việc hiệu quả của nhân viên.

Thiết kế sảnh văn phòng theo nhận diện thương hiệu

Thiết kế sảnh văn phòng theo thương hiệu doanh nghiệp thông qua nhận diện logo, làm nổi bật logo thương hiệu công ty là xu hướng yêu thích hiện nay.

Logo mang thương hiệu doanh nghiệp chiếm vị trí rất quan trọng trong thiết kế sảnh văn phòng. Nó thường được đặt ở vị trí gần với lối vào trực diện của công ty, nằm ở bục của quầy lễ tân hoặc diện tường phía sau quầy lễ tân (backdrop) để khách hàng, đối tác có thể nhìn thấy dễ nhất. Dựa trên màu sắc, đặc điểm của logo và lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp sẽ chọn cách thiết kế sảnh văn phòng phù hợp. 

Ví dụ: Nếu logo sơn mạ vàng, treo trên khung gỗ cao cấp hoặc gắn nổi kết hợp với đèn led tại khu vực quầy ngồi hoặc gắn nổi trên tường kết hợp với hệ thống chiếu sáng… Doanh nghiệp có thể lựa chọn màu sắc sảnh lễ tân trùng với màu của logo để gây ấn tượng cho khách hàng, đối tác.

Chú ý yếu tố phong thủy

Ngoài các tiêu chí trên, thiết kế không gian và nội thất sảnh văn phòng cho tiền sảnh có thể bố trí dựa trên nguyên tắc ngũ hành tương sinh để thêm sinh khí, theo quan niệm phong thủy. 

Ví dụ: 

Nếu không gian tiền sảnh vuông vức (thuộc hành Thổ) thì mái vào tiền sảnh nên dùng mái làm hình nhọn (hành Hỏa) để Hỏa sinh Thổ. 

Nếu sơn tường màu xanh dương (thuộc hành Thủy) thì thiết kế nội thất văn phòng cho tiền sảnh có thể sơn màu trắng (hành Kim) để Kim sinh Thủy. 

Khi tiền sảnh thuộc dạng dài (hành Mộc), có thể thiết kế nội thất sảnh văn phòng dùng các mảng gạch trang trí thô, điểm nhấn vuông (hành Thổ) để tạo hành tương khắc.

Quy trình thiết kế sảnh văn phòng

Bước 1: Xác định mục tiêu và ngân sách

Bước đầu tiên trong quy trình là xác định rõ mục tiêu của việc thiết kế sảnh văn phòng và ngân sách dành cho dự án. Điều này bao gồm việc đưa ra các yêu cầu chức năng, phong cách và không gian mong muốn, cùng với việc xác định nguồn lực và kế hoạch tài chính.

Bước 2: Lên ý tưởng thiết kế

Sau khi xác định mục tiêu và ngân sách, đội ngũ thiết kế sẽ bắt đầu lên ý tưởng cho sảnh văn phòng. Điều này bao gồm việc tạo ra các bản vẽ thiết kế ban đầu, các mô hình 3D và các dự án minh họa để hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức không gian và sử dụng các yếu tố thiết kế để tạo ra không gian ấn tượng.

Bước 3: Lựa chọn vật liệu và nội thất

Sau khi ý tưởng thiết kế được chọn, tiếp theo là lựa chọn vật liệu và nội thất phù hợp với thiết kế. Điều này bao gồm việc chọn lựa các vật liệu như gỗ, kính, đá, acrylic và các mẫu nội thất như ghế sofa, bàn làm việc, đèn trang trí, vv. để tạo ra không gian phù hợp và chất lượng.

Bước 4: Thi công và hoàn thiện

Cuối cùng, sau khi đã xác định ý tưởng và lựa chọn vật liệu, quá trình thi công và hoàn thiện sẽ bắt đầu. Điều này bao gồm việc triển khai thiết kế từ các bản vẽ ban đầu đến việc xây dựng và lắp đặt các yếu tố thiết kế. Quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi không gian sảnh văn phòng được hoàn thiện và sẵn sàng để sử dụng.

Thiết kế sảnh văn phòng cần tuân theo một số nguyên tắc nhất định nhằm tạo ra không gian đẹp, chuyên nghiệp. Hy vọng với nội dung bài viết trên có thể gợi ý giúp doanh nghiệp tạo ra không gian đẹp, tạo dựng niềm tin vững chắc cho khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, mỗi công ty cũng nên sáng tạo thêm về phong cách, ý tưởng thiết kế sảnh văn phòng để phù hợp với đường lối phát triển và văn hóa, mang bản sắc doanh nghiệp

>>> Xem thêm các mẫu thiết kế khu vực chức năng trong văn phòng:

• 5 mẹo trang trí cây xanh trong văn phòng độc đáo tăng hiệu quả làm việc
• 30 mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng hiện đại đậm dấu ấn doanh nghiệp
• 45+ ý tưởng thiết kế văn phòng công ty nhỏ sáng tạo và tiết kiệm
• Pantry là gì? Lợi ích của Pantry room trong văn phòng
• Chi tiết 25 phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành trên thế giới
• 10+ Mẫu thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp & Cách setup