Với mong muốn tăng cường hiệu quả làm việc và nâng cao năng suất công việc lên đến 20% hàng năm, việc bố trí văn phòng là một yếu tố không thể bỏ qua. Thiết kế văn phòng không chỉ là việc tổ chức và phân chia không gian làm việc mà còn là việc lựa chọn nội thất phù hợp, tạo nên một môi trường làm việc thú vị và tối ưu cho không gian làm việc của nhân viên, giúp họ cảm thấy thoải mái và sẵn lòng đóng góp ý kiến cũng như năng lượng sáng tạo của mình. 

Nếu bạn đang tìm kiếm cách bố trí văn phòng khoa học và hiện đại, hãy đồng hành cùng Saigon Office và tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn tạo ra một không gian làm việc lý tưởng, thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên.

Tại sao bố trí văn phòng làm việc quan trọng?

Bố trí văn phòng làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong môi trường công ty, với những lợi ích đáng kể như sau:

• Tăng cường năng suất làm việc: Một không gian làm việc được bố trí hợp lý có thể tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Sự tiện lợi và thoải mái trong việc di chuyển, cũng như sự cân nhắc kỹ lưỡng trong việc đặt các vật dụng và trang thiết bị làm việc, đều có thể giúp tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc.

• Thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần đồng đội: Một môi trường làm việc sáng tạo và độc đáo có thể khuyến khích nhân viên tìm kiếm giải pháp mới mẻ và động viên họ hợp tác cùng nhau. Việc bố trí không gian mở, các khu vực gặp gỡ và làm việc nhóm có thể thúc đẩy sự giao tiếp và hợp tác trong tổ chức.

• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác: Một văn phòng được bố trí một cách chuyên nghiệp và tinh tế không chỉ tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

• Nâng cao sức khỏe và tinh thần của nhân viên: Một môi trường làm việc thoải mái, sạch sẽ và an toàn có thể ảnh hưởng tích cực đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Việc bố trí không gian xanh, ánh sáng tự nhiên và các khu vực nghỉ ngơi có thể giúp giảm căng thẳng và tăng cường tinh thần làm việc tích cực.

Các nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc hiệu quả

Nguyên tắc thiết kế bao gồm những quy định được đặt làm chuẩn để đánh giá và định hướng một dự án, nó đóng vai trò như la bàn cho thiết kế. Với nguyên tắc bố trí cơ bản, việc bố trí sẽ được tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, đảm bảo hiệu quả cần đạt được: 

• Các nguyên tắc được đưa ra đã được kiểm nghiệm trên thực tế nên bớt được thời gian nghiên cứu và thử nghiệm trên thực tế
• Các nguyên tắc giúp các kiến trúc sư có cơ sở, căn cứ khoa học để thiết kế mặt bằng, phân chia không gian thay gì ước lượng theo cảm tính 
• Các nguyên tắc tạo sự thống nhất về tỷ lệ, ký hiệu… giúp việc thiết kế và thi công đồng nhất.

Xem thêm các bài viết liên quan:

• Cách đọc bản vẽ văn phòng làm việc
• Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người)

Bố trí theo nhu cầu và ngành nghề

Mỗi nhóm ngành nghề, lĩnh vực sẽ có tính chất công việc cũng như đặc thù mô hình hoạt động, quản lý khác nhau. Hình thức bố trí văn phòng theo tính chất ngành nghề tức là thông qua không gian làm việc, doanh nghiệp có thể làm nổi bật văn hóa công việc và tính chất lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động

Ví dụ:

• Văn phòng Công ty truyền thông, Marketing: cần đến sự năng động để nhân viên có thể thoải mái di chuyển khỏi vị trí cố định để giao lưu, trao đổi công việc, vì thế, lối đi chung trong văn phòng nên rộng rãi, thoáng mát, bố trí linh động và chỗ ngồi làm việc đa dạng lựa chọn, nâng cao tinh thần làm việc và khả năng sáng tạo của nhân viên. Ngoài ra, trang trí văn phòng thường sử dụng các vật dụng mang đậm dấu ấn lĩnh vực và thể hiện văn hóa làm việc của doanh nghiệp.

• Văn phòng Công ty tài chính ngân hàng: Văn phòng công ty tài chính thường có yếu tố bảo mật khi làm việc vì vậy có thể bố trí văn phòng theo mô hình văn phòng đóng, phân chia phòng ban và bộ phận với các khu vực làm việc riêng biệt. Những phòng ban làm việc với các con số, có liên quan đến thu chi có thể tách riêng để đảm bảo tính riêng tư.

Bố trí theo hiện trạng mặt bằng

Bố trí văn phòng cần có sự hài hòa, phù hợp diện tích và kết cấu mặt bằng, đảm bảo công năng cũng như thẩm mỹ cho không gian. Dưới đây là một số gợi ý cụ thể theo hiện trạng từng mặt bằng:

Văn phòng có mặt bằng vuông vức:

Với mặt sàn vuông vắn nhưng không quá lớn, việc bố trí cần được tính toán kỹ lưỡng bằng cách kết hợp và tận dụng từng góc nhỏ của không gian để tối ưu diện tích sử dụng, đảm bảo công năng và tính thẩm mỹ theo yêu cầu. Cụ thể: 

• Khu lễ tân lấy tường phòng họp làm backdrop giúp tiết kiệm diện tích. 
• Phòng họp được bố trí như một khối hộp khổng lồ lơ lửng tạo ấn tượng trực quan ngay khi bước chân vào văn phòng
• Hành lang thiết kế lấy cảm hứng dòng chảy “History Wall” với điểm khởi đầu là không gian tương tác đặt ngay tại lối vào và các khu vực bổ trợ được đặt tại phần kết để tạo điểm nhấn.

Những văn phòng có hình dạng đặc biệt:

Một trong những cách bố trí văn phòng làm việc đẹp và đáp ứng tối đa các công năng theo yêu cầu là cách bố trí văn phòng chữ U. Khi ứng dụng cách bố trí này, doanh nghiệp cần cân nhắc phương án dựa trên đặc điểm không gian, cụ thể: 

• Tách biệt khu vực làm việc và các khu chức năng như phòng họp, phòng đọc, phòng training,… phù hợp với kết cấu hình thể không gian chữ U. 
• Sử dụng pantry làm điểm tiếp nối giữa 2 khu vực mang đến sự hài hòa và tính liên kết theo đúng concept the connection. 
• Tận dụng các góc không gian bố trí nhiều điểm tương tác tại văn phòng để đáp ứng nhu cầu cho các hoạt động trao đổi, sinh hoạt chung diễn ra thường xuyên.

Tận dụng ánh sáng và không khí

Ánh sáng và không khí là yếu tố góp phần tạo nên tính khoa học, hiệu quả cho bố trí văn phòng. Qua sự phân bố ánh sáng tự nhiên, các khu vực cũng được sắp xếp ở những vị trí phù hợp: khu vực làm việc ưu tiên ở những vị trí có lượng ánh sáng tự nhiên lớn, giáp cửa sổ; một số khu vực cần hạn chế độ chói, độ sáng như phòng thư giãn, pantry… Và cách chia không gian và các nội thất trong đó cũng cần đảm bảo luồng không khí thông thoáng, tạo những đường khí di chuyển khắp văn phòng, tăng trao đổi với bên ngoài để mang đến một không gian làm việc thoải mái. 

Thiết kế ánh sáng và không khí trong văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như tính thẩm mỹ cho văn phòng: 

Ánh sáng ảnh hưởng đến công thái học, tức là cách mọi người thực hiện tại nơi làm việc của họ. Trong điều kiện ánh sáng sáng, chất lượng tốt, mọi người có thể tập trung làm việc tốt hơn, trong khi ánh sáng mờ gây ra cảm giác mệt mỏi và đau đầu. Nguồn ánh sáng tốt cũng đã được quan sát để thúc đẩy tâm trạng và do đó, làm cho nhân viên hạnh phúc hơn. 

Không khí trong lành, thông thoáng giúp cải thiện sức khỏe, tăng sự trao đổi với môi trường, thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên. Một báo cáo cũng cho thấy số người vắng mặt ở những nơi làm việc có chất lượng không khí văn phòng trongs lành ít hơn 35%. Một nghiên cứu khác cho thấy những cải thiện hiệu suất của nhân viên này có thể tương đương với $ 6.500 doanh thu bổ sung cho mỗi nhân viên mỗi năm.

Bố trí nội thất

Việc thiết kế nội thất đưa vào không gian cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc tạo nên một mẫu bố trí văn phòng làm việc khoa học, hiệu quả. Số lượng, kiểu dáng, độ lớn của nội thất sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc tính toán diện tích từng không gian và thậm chí ảnh hưởng đến cả việc bố trí mặt bằng nữa. 

Đối với nội thất cần sắp xếp sao cho đảm bảo nhu cầu sử dụng cho mọi người, tối ưu chi phí và diện tích. Khi đó, một thiết kế nội thất chuyên nghiệp sẽ mang lại những hiệu quả ấn tượng cho doanh nghiệp: 

• Một không gian sử dụng nội thất độc đáo, ấn tượng, phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp gây ấn tượng với khách hàng 
• Không gian làm việc chuyên nghiệp giúp nhân viên tập trung, tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Màu sắc và trang trí

Lựa chọn màu sắc kích thích tư duy và sáng tạo

Màu sắc có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tâm trạng và tư duy của con người. Trong văn phòng làm việc, việc chọn lựa màu sắc phù hợp có thể tạo ra một không gian sáng tạo và độc đáo. Màu xanh lá cây và xanh dương có thể kích thích sự sảng khoái và tinh thần sáng tạo, trong khi màu vàng và cam có thể tạo ra cảm giác ấm áp và năng động. Đồng thời, màu trắng và màu xám có thể tạo ra một không gian sang trọng và chuyên nghiệp. Sự kết hợp thông minh giữa các màu sắc có thể tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phong phú, khuyến khích sự sáng tạo và tư duy đột phá.

Trang trí văn phòng với cây xanh và tranh ảnh

Trang trí cây xanh văn phòng không chỉ làm cho không gian trở nên sinh động và tươi mới mà còn có nhiều lợi ích cho sức khỏe và tinh thần của nhân viên. Những chậu cây xanh nhỏ nhắn được đặt ở góc cạnh và khu vực làm việc có thể giúp làm giảm căng thẳng, cải thiện chất lượng không khí và tăng cường sự tập trung.

Ngoài ra, việc trang trí văn phòng bằng tranh ảnh cũng là một cách hiệu quả để tạo ra một không gian đẹp mắt và độc đáo. Những bức tranh về cảnh đẹp tự nhiên, nghệ thuật trừu tượng hoặc hình ảnh liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp có thể tạo ra một không gian làm việc độc đáo và phản ánh sự cá nhân hóa của tổ chức.

Tạo điểm nhấn độc đáo cho văn phòng

Để tạo ra một không gian văn phòng độc đáo và thu hút, việc tạo điểm nhấn là một yếu tố không thể thiếu. Điểm nhấn có thể là một khu vực gặp gỡ và làm việc nhóm được trang bị đầy đủ tiện nghi và hiện đại, hoặc là một khu vực nghỉ ngơi với sofa êm ái và góc đọc sách thoải mái. Ngoài ra, việc sử dụng đèn trang trí, vật dụng nghệ thuật độc đáo hoặc các mảng tường trang trí độc đáo cũng là những cách tạo điểm nhấn ấn tượng và độc đáo cho không gian làm việc, giúp tạo ra một môi trường làm việc độc đáo và phong phú, thúc đẩy sự sáng tạo và động viên nhân viên.

Ý tưởng bố trí văn phòng theo phong cách khác nhau

Văn phòng mở

Văn phòng không gian mở lựa chọn giản lược tường và các vách ngăn phân chia để mang đến sự rộng rãi, thông thoáng cho khu vực làm việc chung.

Ưu điểm: 

• Giúp làm tăng độ tương tác và kết nối giữa các nhân viên để tạo ra môi trường công sở thống nhất, đoàn kết. 
• Có tính linh hoạt cao, cho phép việc điều chỉnh kết cấu thuận tiện khi có nhu cầu. 
• Giúp tận dụng tối ưu ánh sáng tự nhiên để không gian văn phòng thông thoáng hơn. 
• Tiết kiệm chi phí trong các hoạt động thi công, tu sửa và năng lượng chiếu sáng

Văn phòng truyền thống

Ngược lại với kết cấu không gian mở, phương án bố trí văn phòng không gian đóng lại lựa chọn sử dụng tường ngăn, vách phân chia hoặc thiết kế thành phòng làm việc riêng biệt.

Ưu điểm: 

• Đảm bảo tính riêng tư, ngăn chặn rủi ro làm lộ các tài liệu quan trọng hay thông tin cá nhân của khách hàng. 
• Kiểm soát hiệu quả tiếng ồn giúp nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc.

Văn phòng co-working, Văn phòng tại nhà

Văn phòng làm việc linh hoạt hay còn gọi là văn phòng Hybrid là ý tưởng bố trí tự do, chủ động tùy thuộc vào các nhu cầu làm việc tại chỗ, thay đổi vị trí làm việc ở công ty hoặc làm việc từ xa của nhân viên.

Ưu điểm: 

• Tận dụng công nghệ hiện đại giúp nâng cao hiệu suất và tăng độ linh hoạt và tính chủ động trong công việc. 
• Tạo không gian thoải mái, linh hoạt, gợi mở cảm hứng sáng tạo cho nhân viên. 
• Tăng sức hút với người lao động, đặc biệt là những đối tượng có nhu cầu làm việc từ xa. 
• Tiết kiệm chi phí vận hành cũng như diện tích sử dụng mặt bằng cho doanh nghiệp

Văn phòng công ty diện tích nhỏ

Bố trí không gian văn phòng làm việc nhỏ thường lựa chọn kết cấu mở và tập trung với nội thất, tiện nghi tối giản được sắp xếp khoa học, ngăn nắp để đảm bảo được công năng cần thiết mà lại có thể tiết kiệm diện tích sử dụng.

Ưu điểm: 

• Tăng tương tác và mức độ gắn kết giữa các nhân viên, xây dựng môi trường làm việc gần gũi trong công ty. 
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhân sự giữa các phòng ban, đội nhóm. 
• Tiết kiệm thời gian di chuyển trong văn phòng

Xem chi tiết tại 45+ mẫu thiết kế văn phòng nhỏ tiện nghi, tối ưu diện tích

Văn phòng công ty diện tích lớn

Cách bố trí văn phòng làm việc hiện đại và khoa học, thông minh đối với không gian rộng sẽ giúp tận dụng các khoảng không đắt giá không chỉ giúp không gian trở nên đẹp mắt, hài hòa mà còn đảm bảo các tiện nghi đầy đủ giúp nhân viên làm việc hiệu quả, tích cực.

Ưu điểm: 

• Tạo không gian làm việc rộng rãi, thoải mái cho nhân viên. 
• Tích hợp thêm nhiều khu vực tiện ích để phục vụ các nhu cầu của cá nhân và tập thể tại công ty. 
• Có nhiều không gian cho các hoạt động, sự kiện quy mô.

>>> Tham khảo ngay 25 phong cách thiết kế văn phòng được yêu thích nhất

Ý tưởng bố trí văn phòng theo các khu vực chức năng

Thiết kế phòng giám đốc

Bố trí văn phòng lãnh đạo sử dụng chất liệu cao cấp và tiện nghi vừa đủ đảm bảo công năng phục vụ công việc đặc thù và vị thế của người đứng đầu trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm tại 20 mẫu thiết kế phòng làm việc giám đốc đẳng cấp - uy quyền

Thiết kế quầy lễ tân, sảnh văn phòng

Bố trí sảnh văn phòng, hành lang, quầy lễ tân hợp lý, hài hòa với nội thất tổng thể giúp tạo nên tính kết nối trong không gian và thể hiện dấu ấn của thương hiệu.

>>> Xem chi tiết cách bố trí quầy lễ tân, sảnh văn phòng tại:

• 30+ mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng ghi dấu ấn thương hiệu
• 25 mẫu thiết kế sảnh văn phòng: ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp

Pantry văn phòng

Tạo ra một không gian pantry văn phòng mở, rộng rãi và thoáng đãng để nhân viên có thể thoải mái nghỉ ngơi và gặp gỡ. Sử dụng cửa kính hoặc cửa sổ lớn để tận dụng ánh sáng tự nhiên và tạo cảm giác mở cửa phòng, Cung cấp các sofa, ghế lounge hoặc ghế đọc sách để tạo ra một không gian thư giãn và thoải mái.

Thiết kế phòng họp

Ý tưởng bố trí không gian phòng họp đẹp với nội thất hiện đại, màu sắc trang nhã thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc, phù hợp với các hoạt động trao đổi, tổng kết, đánh giá nội bộ tại công ty.

Xem thêm tại 40+ mẫu thiết kế phòng họp chuẩn - chuyên nghiệp và hiện đại

6 lỗi thường gặp khi bố trí văn phòng làm việc

Bố trí quá nhiều

Việc bạn bố trí quá nhiều trang thiết bị sẽ khiến không gian văn phòng trở nên chật chội, đôi khi sẽ cảm thấy ngộp thở. Thay vào đó hãy cân nhắc ưu tiên những đồ dùng thật sự cần thiết cho công việc, đa năng và nhỏ gọn, loại bỏ những đồ dùng không có tính ứng dụng, cồng kềnh. 

Thiếu ánh sáng tự nhiên

Không gian làm việc được chiếu sáng không đúng cách có thể khiến nhân viên ảnh hưởng đến sức khỏe. Ánh sáng quá chói có thể gây ra chứng đau nửa đầu ở một số người, trong khi ánh sáng quá mờ có thể dẫn đến mỏi mắt và các vấn đề khác. Văn phòng của bạn có càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng tốt, đồng thời kết hợp các loại ánh sáng khác để chiếu đủ sáng cho toàn bộ văn phòng của mình.

Sử dụng nội thất không phù hợp

Việc sử dụng nội thất không phù hợp không chỉ làm mất đi sự hài hòa trong không gian mà còn có thể làm giảm sự thoải mái và chức năng của văn phòng. Chọn lựa nội thất phù hợp với không gian và nhu cầu sử dụng là điều cần thiết.

Bỏ qua yếu tố phong thủy

Phong thủy đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một không gian làm việc thoải mái và tích cực. Bỏ qua yếu tố phong thủy có thể làm giảm sự hòa hợp và tăng cường sự căng thẳng trong văn phòng.

Quá chú trọng thiết kế mà lãng quên công năng

Thiết kế văn phòng quá chú trọng vào mặt thẩm mỹ mà bỏ qua công năng có thể dẫn đến sự bất tiện và không thoải mái cho nhân viên. Đảm bảo rằng thiết kế vừa đẹp mắt vừa đảm bảo sự tiện lợi và thoải mái cho nhân viên.

Không có khu vực thư giãn

Thiếu khu vực thư giãn trong văn phòng làm việc có thể làm mất đi sự thoải mái và sự thư giãn cho nhân viên. Cung cấp khu vực thư giãn như phòng nghỉ, phòng đọc sách hoặc khu vực cafe là điều quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc cân bằng và tích cực.

Mẹo giúp tiết kiệm chi phí khi bố trí văn phòng

Tận dụng nội thất cũ

Không nhất thiết phải mua mới, bạn có thể tận dụng nội thất cũ từ các văn phòng trước đó hoặc từ những nguồn khác như thị trường đồ cũ. Điều này giúp giảm thiểu chi phí mua sắm và đồng thời giúp giữ gìn môi trường bằng cách tái sử dụng nội thất.

Mua nội thất thanh lý

Nội thất thanh lý thường có giá rẻ hơn so với nội thất mới, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tốt. Tìm kiếm các cửa hàng hoặc trang web chuyên bán nội thất thanh lý để có được các món đồ với giá ưu đãi và tiết kiệm chi phí cho văn phòng của bạn.

Tự thiết kế và thi công

Nếu bạn có kiến thức về thiết kế và xây dựng, hãy tự thiết kế và thi công cho văn phòng của mình. Điều này giúp loại bỏ chi phí thuê các nhà thiết kế và nhà thầu ngoài, đồng thời cho phép bạn tùy chỉnh không gian theo ý muốn của mình mà không phải trả nhiều chi phí phát sinh.

Tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín với giá cả hợp lý

Khi mua nội thất mới, hãy tìm kiếm các nhà cung cấp có uy tín và đáng tin cậy nhưng vẫn có giá cả hợp lý. Thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng và so sánh giá để chọn lựa được những sản phẩm chất lượng nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí cho dự án của bạn.

Bài viết trên đây Saigon Office đã chia sẻ chi tiết các cách bố trí văn phòng làm việc hiện đại và ấn tượng cùng nhiều thông tin hữu ích. Hy vọng rằng những kiến thức này sẽ trở thành nguồn cảm hứng cho các doanh nghiệp trong việc thiết kế môi trường làm việc hiệu quả, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp và thu hút khách hàng cũng như đối tác.