Đối với nhiều doanh nghiệp, việc có một thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp là một mục tiêu quan trọng. Quầy lễ tân không chỉ đóng vai trò là điểm tiếp xúc đầu tiên với khách hàng và đối tác, mà còn là biểu tượng của sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lựa chọn và thiết kế quầy lễ tân đẹp, phù hợp với thương hiệu trở nên vô cùng quan trọng.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê và tư vấn thiết kế văn phòng, Saigon Office đã tổng hợp các gợi ý sau đây để giúp doanh nghiệp có thêm ý tưởng và lựa chọn vật liệu, kích thước, cũng như phong cách phù hợp nhất cho quầy lễ tân của mình.

Vai trò của quầy lễ tân văn phòng

Mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua. Có thể nhận thấy tầm quan trọng của quầy lễ tân trong bố trí văn phòng làm việc qua một số ưu điểm sau: 

Tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng

Quầy lễ tân là không gian đầu tiên của văn phòng nếu đi từ ngoài vào. Là một doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng, cộng sự và nhân viên. Một ấn tượng xấu có thể ảnh hưởng đến danh tiếng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp. Một khu vực quầy lễ tân đẹp, hiện đại, chuyên nghiệp sẽ tạo cái nhìn thiện cảm và gây dựng được niềm tin cho đối tác trong quá trình làm việc sau này. 

Nâng cao mức độ chuyên nghiệp

Quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ và sang trọng phản ánh một mức độ chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Đây thường là nơi tiếp nhận những văn kiện, đơn từ của khách hàng, sau đó xử lý và đưa đến các bộ phận khác. Nhờ có sự phân công, điều phối công việc rõ ràng, quy trình làm việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn. Thiết kế quầy lễ tân ấn tượng, trang nhã lịch sự cũng thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.

Quảng bá thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp, thu hút khách hàng

Logo, thiết kế quầy lễ tân sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Mỗi khách hàng đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Việc bài trí quầy lễ tân độc đáo góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và quảng bá thương hiệu dễ dàng nhất. Hơn nữa, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững hiệu quả thì việc đầu tư vào đội ngũ con người tiếp tân chuyên nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu. 

Cải thiện mối quan hệ trong kinh doanh

Khu vực lễ tân văn phòng có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ của bạn với khách hàng, đối tác kinh doanh hay nhân viên ứng tuyển tiềm năng. Đây chính là cầu nối giữa công ty với đối tác, khách hàng. Vì phòng lễ tân chính là nơi tiếp đón, thu nhận thông tin từ phía khách hàng, mang lại nhiều điều kiện thuận lợi trong việc kết nối thành công các hợp đồng giao dịch, làm ăn, mua bán. Nhờ đó, quầy lễ tân có đóng góp quan trọng trong việc phát triển, sự thành công của doanh nghiệp.

Rõ ràng, mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua mà bạn cần chú trọng khi thiết kế. Ngoài tác phong làm việc của nhân viên lễ tân, sở hữu không gian lễ tân độc đáo, đẹp mắt sẽ tạo được thiện cảm của khách hàng về sự chuyên nghiệp của công ty ngay từ cái nhìn đầu tiên

Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế quầy lễ tân

Khi tiến hành thiết kế quầy lễ tân, các yếu tố sau đây là những điểm quan trọng cần được xem xét để đảm bảo rằng quầy không chỉ thực hiện được nhiệm vụ chức năng mà còn phản ánh đúng phong cách và giá trị của tổ chức.

Kích thước quầy lễ tân: 

Kích thước quầy lễ tân cần đảm bảo các yêu cầu sau: 

Phù hợp với diện tích sảnh lễ tân

Không nên chiếm quá nhiều không gian để tạo được không gian sảnh đón tiếp rộng rãi, thoải mái. Không nên chọn quầy lễ tân quá nhỏ trong khi sảnh diện tích lớn và ngược lại, khiến không gian lễ tân mất cân đối, thiếu chuyên nghiệp 

Phù hợp với vóc dáng nhân viên lễ tân

 Chú ý xem nhân viên có chiều cao bao nhiêu, vóc dáng người như thế nào để thiết kế hợp lý. 

Kích thước phù hợp với nội thất ở sảnh

Kích thước bàn tiếp tân cần cân đối với các đồ vật kê trong sảnh như: phòng chờ, bàn trà, ghế sofa, kệ sách,… 

Phù hợp với lượng khách hàng tới làm việc

Doanh nghiệp cần ước chừng số lượng khách hàng đến làm việc mỗi ngày để có thể chọn mẫu quầy có kích thước phù hợp. Nếu số lượng khách nhiều thì kích thước quầy lễ tân lớn, ngược lại nếu lượng khách ít thì kích thước quầy chỉ cần tương đối và nhỏ.

Kích thước quầy lễ tân theo đặc thù công việc

Doanh nghiệp làm trong lĩnh vực viễn thông, tài chính – ngân hàng, bất động sản,… cần tiếp nhiều khách hàng, quầy lễ tân cần đảm bảo chiều dài hoặc chiều rộng hơn.

Doanh nghiệp thiên về sản xuất, ít phải đón tiếp khách hàng, đối tác có thể lựa chọn quầy lễ tân có diện tích nhỏ hơn, nhường không gian lớn cho khu vực sản xuất.

Bạn có thể tham khảo bảng kích thước đạt tiêu chuẩn của quầy lễ tân dựa theo thông số diện tích sảnh sau:

>>> Xem thêm bài viết: Cách xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng phù hợp với từng doanh nghiệp

Vật liệu sử dụng

Bạn nên tính toán chọn lựa chất liệu phù hợp nhất, đảm bảo chất lượng, độ bền cao dựa trên mục đích sử dụng, điều kiện kinh tế cũng như lĩnh vực kinh doanh.

Doanh nghiệp nên lựa chọn vật liệu đa dạng, có thể là các loại gỗ quý, đá quý để thể hiện sự sang trọng. 

Công ty cũng có thể sử dụng vật liệu tái chế, tái sử dụng để đem đến “diện mạo” ấn tượng, kể được câu chuyện thương hiệu cho khách hàng mà lại góp phần bảo vệ môi trường

Một số loại chất liệu làm quầy lễ tân phổ biến có thể kể đến như: gỗ MFC, MDF, gỗ công nghiệp sơn PU, veneer, đá cẩm thạch, nhựa cứng, gỗ tự nhiên,… Ngoài ra, có thể kết hợp với các vật liệu khác như: inox, kính,… để tạo nên quầy lễ tân đẹp, sang trọng, là trung tâm thu hút sự chú ý tại không gian tiền sảnh văn phòng.

Phong cách thiết kế

Phong cách thiết kế quầy lễ tân văn phòng giúp quầy lễ tân của doanh nghiệp bạn khác với những doanh nghiệp khác, nổi bật và thu hút hơn. Để làm nên yếu tố này, bạn cần chú ý khi thiết kế quầy lễ tân đáp ứng những yêu cầu sau: 

Hài hòa với nội thất không gian tiền sảnh chung

Quầy lễ tân được đặt tại tiền sảnh chung cùng với bàn tiếp khách. Do đó, nội thất cần có sự hài hòa nhất định với không gian. Những chi tiết như màu sắc nội thất, chất liệu nội thất,… cần được chú ý lựa chọn cùng loại để tạo sự đồng bộ. 

Hài hòa với phong cách thiết kế văn phòng

Phong cách thiết kế quầy lễ tân cần hợp lý, phù hợp với tổng thể chung. Ví dụ: văn phòng được thiết kế theo phong cách hiện đại, cổ điển, phong cách xanh hay tối giản, khu vực lễ tân cũng cần được thiết kế dựa theo đó. 

Màu sắc

Màu sắc sử dụng cho quầy lễ tân không có quy tắc nhất định, nhưng nên lựa chọn màu sắc phù hợp với gam màu tổng thể của văn phòng để tạo được sự hài hòa nhất định, tạo ấn tượng với khách hàng.

Bạn có thể lựa chọn màu sắc tone màu trắng sáng nổi bật cho đến các gam màu trầm, nhẹ nhàng, tinh tế, trầm lạnh hoặc sang trọng tùy vào không gian nội thất văn phòng cũng như sở thích, nhu cầu của doanh nghiệp: 

Văn phòng hiện đại, trẻ trung

Những văn phòng trẻ, làm trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế, marketing, khởi nghiệp,… nên sử dụng các gam màu đối nghịch, tươi sáng như đỏ – trắng, đỏ – vàng, xanh lá cây – da cam,… để tạo được ấn tượng độc đáo cho khách hàng ngay khi bước chân vào văn phòng. 

Văn phòng truyền thống

Dễ dàng bài trí quầy lễ tân theo phong cách cổ điển với những gam màu như nâu nhạt, nâu sẫm, vàng sẫm,… hay những gam màu trung tính như đen – trắng, xám – trắng. Những tông màu trầm sẽ giúp quầy lễ tân trở nên sang trọng, nền nã và tinh tế hơn. 

Bộ nhận diện logo thương hiệu

Ngoài ra, bạn có thể lấy ý tưởng sáng tạo từ màu sắc của logo thương hiệu doanh nghiệp để đem đến sự hài hòa về tổng thể không gian văn phòng, phương tiện truyền thông và nhận diện thương hiệu tốt nhất. Những màu sắc này sẽ giúp doanh nghiệp nói lên cá tính, sự khác biệt của mình; mạnh mẽ nói lên tuyên ngôn về văn hóa doanh nghiệp giúp ghi dấu trong lòng khách hàng, đối tác. 

Hãy chú ý rằng màu sắc của quầy lễ tân, backdrop và các thiết bị nội thất khác cần được phối hợp một cách hợp lý, hài hòa nhất theo tone màu chủ đạo của doanh nghiệp.

Ánh sáng

Đối với khu vực cần nhiều sự chú ý như lễ tân, việc bố trí đầy đủ ánh sáng là bài toán không hề đơn giản. Ánh sáng tại quầy lễ tân cần đảm bảo những yêu cầu như sau: 

Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên

Quầy lễ tân nên được đặt tại khu vực có nhiều ánh sáng nhất trong tòa nhà. Thông thường, doanh nghiệp sẽ chọn vị trí có mặt thoáng rộng lớn hoặc có cửa sổ lớn để đặt quầy lễ tân. Nhờ vậy, quầy lễ tân tối ưu được lượng ánh sáng tự nhiên, giúp tiết kiệm điện năng cho doanh nghiệp. 

Kết hợp các vật liệu phù hợp

Hệ thống bóng đèn có thể sử dụng ngay trong kết cấu của quầy qua các vật liệu như mica, tấm panel trong. Nhờ độ trong suốt của vật liệu, ánh đèn dễ dàng phản chiếu và tạo ra ánh sáng tối ưu cho nhân viên sử dụng. 

Thời điểm buổi chiều tối tương đối khó trong việc thu được ánh sáng tự nhiên. Do đó, quầy lễ tân cần sử dụng hệ thống bóng đèn để bắt chước ánh sáng ban ngày.

Trang trí

Để đảm bảo tính thẩm mỹ cho quầy lễ tân, ngoài việc lựa chọn hình dáng và màu sắc cho quầy đứng, bạn nên bố trí thêm các thiết bị văn phòng phụ trợ phù hợp với không gian:

Cây xanh

Xu hướng văn phòng xanh gần gũi thiên nhiên hiện nay đang rất được yêu thích. Bạn có thể sử dụng chậu cây xanh, cây cảnh đặt cạnh bàn lễ tân hay hệ thống cây dây leo treo phía trên trần nhà. Thiết kế bức tường xanh đằng sau quầy lễ tân cũng là một ý tưởng không tồi nhằm tạo nên ấn tượng cho khu vực này.

 Thiết bị văn phòng

Trên quầy lễ tân được đặt đầy đủ điện thoại bàn, máy tính và các thiết bị văn phòng khác nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong công việc. Nên đặt tủ đựng hồ sơ sau quầy lễ tân nhằm lưu trữ tài liệu cẩn thận, tránh tình trạng xếp dàn trải hồ sơ trên bàn. 

Yếu tố giải trí, thư giãn

Doanh nghiệp nên sắp đặt kệ sách, báo, các tủ tài liệu chứa profile giới thiệu quảng bá về công ty,… để giúp khách hàng giải trí, hiểu thêm về văn hóa doanh nghiệp trong thời gian ngồi chờ. 

Logo, tên công ty

Đây là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ quầy lễ tân nào. Logo, tên công ty hay khẩu hiệu được bố trí ở phía trên cao sau quầy lễ tân (vị trí backdrop). Nhờ vậy, khách hàng dễ dàng hơn trong việc nhận biết và ghi nhớ tên thương hiệu của doanh nghiệp bạn. 

Điều hòa, quạt trần, tranh ảnh trang trí, đồ vật phong thủy.

Đảm bảo sự thông thoáng, chiêu tài cho khu vực lễ tân. 

Mẫu thiết kế quầy lễ tân theo các phong cách khác nhau được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng

Thiết kế theo phong cách hiện đại

Đặc Điểm: Phong cách hiện đại thường được nhận biết bởi sự đơn giản và đường nét tinh tế. Quầy lễ tân hiện đại thường sử dụng vật liệu như kính để tạo ra vẻ trong suốt và mở rộng không gian.

Ưu Điểm: Tạo cảm giác mở rộng, hiện đại và tương tác. Sự sáng tạo trong thiết kế có thể mang lại một không gian lễ tân đầy ấn tượng và thu hút.

Thiết kế theo phong cách tối giản

Đặc Điểm: Phong cách tối giản chú trọng vào tính chức năng và hạn chế các chi tiết phức tạp. Quầy lễ tân thiết kế theo phong cách này thường có hình dạng đơn giản và màu sắc nhẹ nhàng.

Ưu Điểm: Tạo ra một không gian sạch sẽ, gọn gàng và dễ dàng sử dụng. Phù hợp cho các tổ chức mong muốn tạo ra một không gian đơn giản và hiệu quả.

Thiết kế theo phong cách sang trọng

Đặc Điểm: Phong cách sang trọng thường sử dụng các vật liệu cao cấp như đá marble, gỗ tự nhiên để tạo ra vẻ đẹp và đẳng cấp. Quầy lễ tân sang trọng thường có các chi tiết tinh xảo và đường nét tinh tế.

Ưu Điểm: Tạo ra một không gian đẳng cấp và sang trọng, phản ánh sự chuyên nghiệp và uy tín của tổ chức. Thu hút và ấn tượng với khách hàng và đối tác.

Các phong cách khác

Ngoài ba phong cách chính đã đề cập, còn có nhiều phong cách khác như cổ điển, nghệ thuật, và công nghệ. Mỗi phong cách đều mang lại một cảm nhận và thông điệp riêng, tùy thuộc vào đặc điểm và giá trị của tổ chức.

Quầy lễ tân theo hình dáng

Thiết kế quầy lễ tân đẹp chữ I – đường thẳng

Thiết kế quầy lễ tân đẹp chữ L

Thiết kế quầy lễ tân đẹp chữ U

Thiết kế quầy lễ tân hình vòng cung

Lưu ý khi thiết kế quầy lễ tân văn phòng

Phù hợp với thương hiệu và văn hóa công ty

Quầy lễ tân nên phản ánh rõ ràng giá trị và phong cách của thương hiệu. Màu sắc, vật liệu và thiết kế nên tương thích với hình ảnh công ty, tạo ra một ấn tượng thương hiệu mạnh mẽ từ lần đầu tiếp xúc.

Đảm bảo công năng sử dụng

Quầy lễ tân cần được thiết kế sao cho đáp ứng được các nhu cầu công năng, bao gồm chỗ ngồi cho nhân viên lễ tân và không gian lưu trữ hồ sơ và vật phẩm quan trọng. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiện ích trong quá trình tiếp đón khách hàng.

Tạo sự thoải mái cho khách hàng

Một quầy lễ tân thành công là nơi mà khách hàng cảm thấy thoải mái và chào đón. Thiết kế nên tạo ra không gian mở, rộng rãi và thoải mái, với các tiện nghi như ghế ngồi, không gian chờ và thông tin dễ dàng tiếp cận.

Dễ dàng vệ sinh lau chùi

Vệ sinh và bảo dưỡng quầy lễ tân là quan trọng để duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và chuyên nghiệp. Thiết kế nên bao gồm các vật liệu dễ dàng vệ sinh và lau chùi, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc bảo quản.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chi phí thiết kế thi công quầy lễ tân là bao nhiêu?

Chi phí thiết kế và thi công quầy lễ tân thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kích thước, vật liệu sử dụng, và phong cách thiết kế. Để có một ước lượng chính xác, bạn nên tham khảo và yêu cầu báo giá từ các đơn vị thiết kế thi công chuyên nghiệp.

Thời gian thi công quầy lễ tân mất bao lâu?

Thời gian thi công quầy lễ tân cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phức tạp của thiết kế, kích thước của quầy, và điều kiện công việc. Thông thường, quy trình thi công có thể mất từ vài tuần đến một vài tháng, tùy thuộc vào phạm vi công việc và lịch làm việc của đơn vị thi công.

Tôi có thể tự thiết kế quầy lễ tân không?

Dù bạn có thể có ý tưởng cho thiết kế quầy lễ tân của mình, việc tự thiết kế có thể đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng trong lĩnh vực này. Để đảm bảo rằng quầy lễ tân đáp ứng được nhu cầu và phản ánh đúng thương hiệu của bạn, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp là một lựa chọn tốt.

Nên chọn đơn vị thiết kế thi công quầy lễ tân nào?

Khi chọn đơn vị thiết kế thi công quầy lễ tân, bạn nên xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, uy tín, và dịch vụ cung cấp. Hãy tham khảo ý kiến từ người đã sử dụng dịch vụ của họ trước đó và xem xét các dự án đã hoàn thành để đảm bảo rằng bạn chọn được đơn vị phù hợp với nhu cầu của bạn.

>>> Xem thêm các mẫu thiết kế trong văn phòng

• Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế phòng Giám đốc
• 5 phương pháp bố trí cây xanh văn phòng tăng 30% hiệu suất
• 4 Bí quyết thiết kế sảnh văn phòng khoa học gây ấn tượng với khách hàng
• Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp - kích thước bàn phòng họp bao nhiêu
• 4 nguyên tắc thiết kế văn phòng công ty nhỏ đẹp
• Pantry văn phòng là gì
• 25 phong cách thiết kế văn phòng được yêu thích nhất