Trong thế giới doanh nghiệp ngày càng cạnh tranh, việc thiết kế không gian văn phòng không chỉ là vấn đề về thẩm mỹ mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, khích lệ sự sáng tạo và tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên. Ngoài ra, văn phòng cũng là bộ mặt đại diện, đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc quảng bá thương hiệu và tạo ấn tượng mạnh mẽ của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Saigon Office không chỉ cung cấp diện tích làm việc tiêu chuẩn mà còn chia sẻ các phương pháp tính toán diện tích và mẹo thiết kế để tối ưu hóa không gian, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và khoa học cho mọi doanh nghiệp, chúng ta cùng nhau tham khảo trong bài viết dưới đây.

Tầm quan trọng của tiêu chuẩn diện tích văn phòng

Mặc dù từng doanh nghiệp có những đặc thù ngành nghề riêng biệt, dẫn đến sự đa dạng trong thiết kế nội thất văn phòng. Tuy nhiên, tồn tại một số tiêu chuẩn chung mà mọi thiết kế cần tuân theo, các tiêu chuẩn này không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cải thiện hiệu suất làm việc, tạo sự thoải mái cho nhân viên và tăng cường ấn tượng chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt nhân viên, khách hàng và đối tác:

• Nâng cao hiệu suất công việc: Một văn phòng được trang bị đầy đủ trang thiết bị và nội thất cần thiết giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

• Nâng cao sự thoải mái: Với thời gian lớn làm việc tại văn phòng- tiêu chuẩn 8 tiếng/ngày, việc thiết kế văn phòng sao cho tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu giống như ở nhà sẽ giúp tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên.

• Mang đến sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp: Một thiết kế văn phòng tinh tế, hiện đại mang lại ấn tượng tích cực cho đối tác và khách hàng, giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.

Tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi bắt đầu quá trình thiết kế và thi công, mỗi doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các tiêu chuẩn làm việc hiện nay.

Các tiêu chuẩn diện tích văn phòng tham khảo

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng tại Việt Nam

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng tại Việt Nam thường được quy định bởi các quy định của Bộ Xây dựng cũng như các tiêu chuẩn kỹ thuật Việt Nam (TCVN). Tuy nhiên, thông tin chi tiết về diện tích văn phòng cụ thể có thể thay đổi theo từng khu vực và loại hình công trình.

Diện tích văn phòng thường được tính bằng mét vuông (m²) và có thể khác nhau tùy theo loại hình tòa nhà và mục đích sử dụng. Đối với văn phòng làm việc thông thường, diện tích thường dao động từ khoảng 10m² đến 20m² cho mỗi người làm việc.

Cách tính tiêu chuẩn văn phòng /m2/người theo thể tích

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) chung tiêu chuẩn thiết kế văn phòng TCVN là cách tính toán thông dụng nhất hiện nay khi thiết kế văn phòng hoặc thuê văn phòng.

Cách tính diện tích phòng làm việc có thể dựa vào 2 yếu tố chính:

• Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng
• Mức diện tích trung bình cần có cho 1 nhân sự trong văn phòng.

Tiêu chuẩn này được chia thành 3 mức: trung bình – vừa đủ, tiết kiệm diện tích và chi phí, theo tiêu chuẩn. Tùy vào nhu cầu và diện tích văn phòng mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 mức:

• Mức diện tích văn phòng trung bình và vừa đủ: Trung bình 5 – 6m2/người. Đây là mức phổ biến mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng hiện nay.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Trung bình 3 – 4m2/người. Mức này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn kinh phí thuê văn phòng thấp hoặc mục đích sử dụng ngắn hạn.
• Mức tiêu chuẩn: Trung bình 7 – 10m2/người. Với mức diện tích này, mỗi nhân sự đều có chỗ ngồi thông thoáng, thoải mái, giúp thúc đẩy sự sáng tạo và di chuyển trao đổi, hội họp dễ dàng.

Tùy thuộc vào mục đích, chức năng và cách bố trí không gian văn phòng, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty có thiết kế diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo khu vực chức năng

• Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đối với nhân viên

Tùy theo lĩnh vực kinh doanh, tính chất công việc của nhân viên trong công ty mà có thể có những tiêu chuẩn về diện tích văn phòng đối với chỗ ngồi nhân viên khác nhau theo m2, mỗi kiểu nhân viên sẽ có tiêu chuẩn diện tích văn phòng riêng tối thiểu và tối đa khác nhau.

Ví dụ: Thiết kế diện tích văn phòng cho tầm 7 – 8 người thì diện tích văn phòng tối ưu ở mức tối đa 40m2/người

• Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng lãnh đạo, giám đốc

Phòng làm việc riêng của lãnh đạo (Leadership Worker) như quản lý, giám đốc, tổng giám đốc, CEO hoặc cao hơn, cần đảm bảo được sự riêng tư, thoải mái nhất. Diện tích phòng giám đốc không được lớn hơn phòng làm việc chung của nhân viên, phòng họp để đảm bảo yếu tố cân bằng trong các bộ phận của doanh nghiệp. 

Tham khảo tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc đối với lãnh đạo, giám đốc sau (thường chỉ có một người ngồi):

• Phòng tổng giám đốc, CEO: Tối đa 25m2/người. 
• Phòng ban giám đốc, quản lý: 10 – 18,5m2/người

Ngoài việc để bàn, ghế làm việc, phòng lãnh đạo còn bố trí thêm kệ đặt tài liệu, linh vật trang trí hoặc bể cá theo phong thủy với mục đích mang lại tài lộc, may mắn. Bên cạnh đó, diện tích phòng lãnh đạo cũng cần dựa vào diện tích các phòng ban khác như: phòng làm việc chung, phòng kế toán, marketing, thiết kế,… để bố trí các phòng tương xứng và hài hòa nhất.

Hiện nay, các kiến trúc sư khi thiết kế thi công văn phòng giám đốc đều có sự tính toán kỹ lưỡng, tận dụng diện tích tối đa theo đúng chuẩn diện tích m2/người. Điều này giúp các doanh nghiệp có được văn phòng giám đốc sang trọng, thể hiện phong thái và uy quyền của người lãnh đạo.

>>> Xem thêm các mẫu thiết kế nội thất phòng giám đốc đẹp, sang trọng

• Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp

Tương tự các phòng ban khác, phòng họp cũng cần tính toán cẩn thận về diện tích và có tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp riêng nhằm đem đến công năng cũng như thẩm mỹ tối ưu.

Không gian phòng họp quá nhỏ sẽ tạo cảm giác chật hẹp, bí bách, ảnh hưởng đến không khí, chất lượng cuộc họp. Phòng họp quá rộng lại làm giảm sự tập trung của các thành viên trong cuộc họp và gây lãng phí.

• Phòng họp 4 người: 7,5m2 – 8m2 là diện tích hợp lý. 
• Phòng họp 8 người: 15m2
• Phòng họp 12 người: 20m2. 
• Phòng họp 20 người: 40m2.
• Phòng họp 100 người: 80m2 – 100m2

Phòng họp cần được thiết kế tối ưu không gian, đảm bảo sự thông thoáng, dễ chịu nhất theo nhu cầu riêng của từng công ty. Ngoài ra, bạn có thể thiết kế phòng họp theo phong cách mở để có thể cơi nới, gia tăng diện tích khi có thêm các thành viên khác. Trong trường hợp công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc họp, bạn có thể thuê phòng họp theo giờ để tiết kiệm chi phí.

>>> Gợi ý 40 mẫu phòng họp hiện đại chuyên nghiệp cho diện tích từ nhỏ đến lớn

• Tiêu chuẩn diện tích quầy lễ tân, sảnh

Diện tích khu vực quầy tiếp tân sẽ chiếm một khoảng diện tích không hề nhỏ, trung bình từ 10 – 20m2 tùy theo diện tích văn phòng lớn hay nhỏ. 

• 4 Bí quyết thiết kế sảnh văn phòng khoa học gây ấn tượng với khách hàng
• 30 mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng hiện đại đậm dấu ấn doanh nghiệp

Với những không gian sảnh lễ tân có diện tích vừa và nhỏ, doanh nghiệp cần cân nhắc thật kĩ khi quyết định lựa chọn quầy lễ tân để không chiếm quá nhiều diện tích của tiền sảnh. Nếu không gian công ty lớn, việc thiết kế quầy lễ tân, khu tiền sảnh sẽ dễ dàng hơn nhưng cũng cần hài hòa với toàn bộ không gian nội thất văn phòng.

• Tiêu chuẩn diện tích khu vực pantry

Diện tích khu vực pantry thường phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, số lượng nhân viên và các yếu tố khác như nhu cầu và tiện ích cụ thể của công ty. Diện tích khu vực pantry có thể dao động từ khoảng vài mét vuông đến một phần trăm diện tích tổng của văn phòng.

>>> Các mẫu thiết kế pantry văn phòng ấn tượng

Không có một tiêu chuẩn cụ thể cho diện tích khu vực pantry trong doanh nghiệp vì nó thường phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng công ty cụ thể. Tuy nhiên, việc cung cấp một không gian pantry thoải mái và tiện ích là một phần quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đáng sống.

Cách tính diện tích văn phòng theo nhu cầu: 

Xác định chức năng, chính xác từng diện tích không gian văn phòng:

Không gian làm việc phải được thiết kế sao cho vừa có không gian làm việc riêng vừa có nhiều “trung tâm” cộng đồng để thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi giữa các nhân viên. Để xác định chính xác diện tích không gian làm việc, doanh nghiệp cần phải dựa vào nhiều yếu tố như: 

• Mục đích, lĩnh vực, tính chất công việc kinh doanh: Mục đích, lĩnh vực, tính chất công việc khác nhau thì diện tích không gian làm việc cũng khác nhau. 

• Doanh nghiệp có nhiều phòng ban: Dành diện tích để bố trí vách ngăn.

• Doanh nghiệp làm việc không thường xuyên, offline: Không cần thuê văn phòng quá lớn. 

• Công việc cần hoạt động teamwork nhiều: Không gian sinh hoạt chung cần dành nhiều diện tích để tạo sự rộng rãi, thoải mái.

• Công việc chủ yếu ở hiện trường, thực hiện các cuộc họp, thăm quan tham vấn: Không gian làm việc nhỏ, không cần xây dựng rộng, tránh lãng phí.

• Nhân viên văn phòng sử dụng khu vực làm việc riêng phần lớn thời gian trong ngày: Diện tích không gian làm việc rộng rãi, nhằm đảm bảo sự thoải mái. 

• Công việc cần tổ chức cuộc họp, thuyết trình riêng trong văn phòng hoặc cần sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết… hoặc cần sử dụng các thiết bị như máy in, fax, máy tính,… không gian làm việc có thể lớn hơn.

• Quy mô, chức năng hoạt động, cách bố trí, số lượng nhân sự các bộ phận: Số lượng nhân sự mỗi phòng ban, chức năng hoạt động ảnh hưởng nhiều đến việc bố trí diện tích hợp lý cho văn phòng.

• Khía cạnh văn hóa doanh nghiệp: Các khía cạnh văn hóa ảnh hưởng đến nhận thức của mỗi người về không gian làm việc 

Người phương Tây có tính cá nhân cao, ảnh hưởng đến việc coi trọng không gian làm việc cá nhân và tính riêng tư cao, dẫn đến việc cần thiết kế không gian làm việc rộng và độc lập hơn. Người phương Đông như Việt Nam ít đề cao không gian làm việc cá nhân do văn hóa làng xã từ ngàn xưa tạo nên lối sống cộng đồng. 

Tuy ở cùng một quốc gia nhưng cũng tùy vào văn hóa, cách tổ chức của từng công ty mà việc thiết kế diện tích văn phòng cũng khác biệt. Những công ty về truyền thông, marketing… thường đề cao văn hóa trao đổi, trò chuyện. Những công ty về luật pháp hay công ty nhà nước lại đề cao sự yên tĩnh, sự riêng tư. 

• Chi phí tài chính: Doanh nghiệp có nguồn kinh phí hạn hẹp có thể thiết kế không gian làm việc có diện tích nhỏ hơn, tối ưu được góc chết để cơi nới được diện tích văn phòng. Những doanh nghiệp có kinh phí lớn có thể thiết kế văn phòng có diện tích lớn hơn, hoặc đầu tư vào decor để tạo hiệu ứng về không gian sâu rộng.

Xác định diện tích đồ nội thất, thiết bị văn phòng

Diện tích văn phòng bao gồm cả diện tích chứa nội thất văn phòng và thiết bị máy móc như bàn, ghế, kệ tủ, giá sách, máy in, máy photocopy,… Để xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đúng, bạn cũng cần xác định diện tích đồ nội thất, thiết bị văn phòng. 

Đồ nội thất văn phòng: Đồ nội thất văn phòng cũng có những tiêu chuẩn thiết kế riêng, phù hợp với không gian văn phòng. 

Ở Việt Nam, chiều cao của bàn làm việc có 4 quy cách là 700mm, 720mm, 740mm, 760mm. Chiều cao mặt ghế có 3 quy cách là 400mm, 420mm, 440mm. Khi lựa chọn bàn ghế cần đồng bộ với nhau. Khoảng cách từ bàn làm việc đến ghế làm việc là 280 – 320mm. 

Chiều cao không gian dưới gầm bàn tối thiểu là 580mm. Chiều rộng không gian dưới gầm bàn tối thiểu là 520mm. Tiêu chuẩn này được đề ra nhằm giúp cho nhân viên có thể để chân thoải mái khi làm việc. 

Ngoài ra, đồ nội thất còn có tủ đựng tài liệu, tủ đựng cá nhân,… với nhiều kích cỡ khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý kỹ về thông số kỹ thuật của nội thất trước khi mua. Hãy cần nhắc đến vị trí đặt, diện tích cần để đảm bảo nội thất phù hợp với văn phòng. 

Thiết bị văn phòng: Máy chiếu, loa đài, máy in, máy photocopy,… có nhiều kích cỡ khác nhau cũng là yếu tố cần quan tâm khi tính đến sự tương thích về diện tích văn phòng. Máy chiếu, loa đài, hệ thống mic,… là những thiết bị có thể gắn tường hoặc treo trên cao. Doanh nghiệp nên lựa chọn cách này để tiết kiệm diện tích. 

Những thiết bị như máy in, máy photocopy nên lựa chọn sản phẩm tích hợp và đặt ở góc của khu văn phòng chung. Cách này vừa giúp giải quyết góc chết tăng tính thẩm mỹ, vừa giúp tiết kiệm diện tích trong văn phòng. Có thể thấy nhiều văn phòng diện tích rộng rãi nhưng do đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng chiếm diện tích lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung.

Không gian đóng hay mở, có vách ngăn hay không?

Ngoài thời gian trao đổi, tương tác trực tiếp khi làm việc, mỗi nhân viên đều cần có không gian làm việc riêng để tăng độ tập trung hơn. Vì vậy, khi xác định diện tích không gian làm việc, các doanh nghiệp cần tính toán đến việc lựa chọn không gian đóng hay mở, tính chất riêng tư của không gian làm việc. 

Thực tế hiện nay ít có văn phòng mở hoàn toàn hoặc đóng hoàn toàn, mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn kiểu văn phòng đóng và mở có sự kết hợp với nhau. Trong 1 văn phòng vẫn có không gian cần sự riêng tư nhưng cũng có không gian chung. Doanh nghiệp cần tính đến phần diện tích dư ra để làm vách ngăn, hệ thống lối đi chia tách không gian khác nhau.

Đảm bảo diện tích phù hợp tiêu chuẩn về ánh sáng, thông gió

Hệ thống đèn chiếu sáng thường chiếm diện tích trên cao hoặc diện tích mặt thoáng nên không quá gây khó khăn trong thiết kế. Yếu tố ánh sáng và hệ thống điều hòa, quạt thông gió không thể thiếu trong mỗi văn phòng.

Hệ thống chiếu sáng thường là các thiết bị cấp sáng như đèn tuýp, downlight,… hay ánh sáng tự nhiên từ các cửa sổ lớn. Do đó, doanh nghiệp cần để diện tích trên cao để lắp đặt bóng đèn, đồng thời xây dựng hệ thống cửa sổ, mặt thoáng lớn để đảm bảo tối ưu ánh sáng tự nhiên. Hệ thống thông gió thường được bố trí trên cao bao gồm điều hòa, hệ thống hút khí, hút mùi. Phần này ít ảnh hưởng đến diện tích mặt đất của doanh nghiệp nhưng cần bố trí diện tích trên cao hợp lý, tránh trường hợp các mạch điện, thiết bị vướng víu với nhau.

Đảm bảo diện tích thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế văn phòng cũng cần thiết để đảm bảo sự an toàn, nhằm giúp nhân viên được làm việc trong môi trường tốt nhất. Để đảm bảo điều này, ngoài không gian làm việc, văn phòng cần có lối đi thoát hiểm, hệ thống cảnh báo, thiết bị phòng cháy, chữa cháy… Tất cả những yếu tố phụ trợ này cũng chiếm một phần diện tích văn phòng.

Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý đến tiêu chuẩn an toàn. Đối với doanh nghiệp nhỏ, khu cầu thang thoát hiểm có thể để 1 chiếc. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, cầu thang thoát hiểm nên để 2 chiếc ở 2 hướng khác nhau của văn phòng.

Mẹo tối ưu hóa diện tích văn phòng

Tối ưu hóa diện tích văn phòng là một yếu tố then chốt trong việc thiết kế không gian làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số mẹo chuyên nghiệp để đạt được mục tiêu này:

Sử dụng nội thất đa năng

Đầu tiên, hãy chọn những mảnh nội thất có khả năng đa năng và linh hoạt. Các loại bàn làm việc, ghế và tủ lưu trữ có tính năng đa dạng giúp tối ưu hóa không gian và tăng tính chức năng của văn phòng.

Tận dụng các không gian trống

Không gian trống không nên bị lãng phí. Sử dụng kỹ thuật thiết kế thông minh để khai thác các khu vực như góc, gầm cầu thang hoặc không gian giữa các bức tường để lắp đặt các kệ hoặc tủ lưu trữ nhỏ, tạo ra không gian lưu trữ hiệu quả mà không làm mất diện tích.

Lắp đặt vách ngăn thông minh

Sử dụng vách ngăn di động hoặc vách ngăn có thể gập lại giữa các khu vực làm việc để tạo ra sự linh hoạt và tiết kiệm diện tích. Việc này không chỉ giúp phân chia không gian một cách hiệu quả mà còn tạo ra sự linh hoạt trong việc thay đổi cấu trúc văn phòng theo nhu cầu.

Bố trí các khu vực hợp lý

Cuối cùng, bố trí các khu vực như khu vực làm việc cá nhân, khu vực họp, và khu vực nghỉ ngơi một cách hợp lý để tối đa hóa sự tiện ích của không gian văn phòng. Đảm bảo rằng mỗi khu vực được thiết kế và bố trí sao cho phản ánh nhu cầu và phong cách làm việc của từng nhóm hoặc cá nhân.

Có thể thấy việc phân chia không gian làm việc theo tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng rất quan trọng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Để có phương án xác định diện tích cần thuê phù hợp cũng như tư vấn về thiết kế, doanh nghiệp nên nhờ sự tư vấn và hỗ trợ của các đơn vị liên quan.

>>> Xem thêm các bài viết về thiết kế văn phòng

• 45+ mẫu thiết kế văn phòng công ty nhỏ đẹp - đầy đủ phòng ban chức năng
• Chi tiết 25 phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành trên thế giới
• Cách bố trí phòng làm việc tại cơ quan
• Hướng dẫn đọc bản vẽ văn phòng làm việc chi tiết nhất