Khi tìm kiếm một văn phòng cho thuê, đối với một doanh nghiệp không chỉ đơn giản là tìm địa điểm kinh doanh phù hợp mà điều cốt yếu hơn là thỏa thuận một Hợp đồng thuê văn phòng với những điều khoản đảm bảo hài hòa, cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý tòa nhà. Việc có một Hợp đồng thuê văn phòng chuyên nghiệp không chỉ là bảo vệ quyền lợi mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công trong tương lai của doanh nghiệp.
Những điểm cần lưu ý trong Hợp đồng thuê
Một Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản giữa hai bên – Chủ sở hữu văn phòng (thường là một công ty hoặc cá nhân) và cá nhân hoặc Công ty muốn thuê văn phòng để sử dụng làm nơi làm việc. Hợp đồng này thiết lập các điều khoản và điều kiện mà cả hai bên phải tuân thủ trong suốt thời gian thuê văn phòng.
>>> Xem thêm: mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo
Và điều quan trọng, Hợp đồng cần được rà soát các điều khoản trước khi ký kết. Việc rà soát sẽ được thực hiện bởi bộ phận pháp lý của doanh nghiệp hoặc luật sư, đảm bảo an toàn và tránh các vấn đề phát sinh trong tương lai.
>>> Bạn đã hiểu rõ khái niệm văn phòng trong hợp đồng cho thuê?
Cách tính diện tích thuê và giá thuê
Hợp đồng sẽ chi tiết xác định diện tích văn phòng được cho thuê và giá thuê tương ứng theo mét vuông.
Công thức tính phổ biến:
Tổng tiền thuê văn phòng = [(Đơn giá/m2 + Phí quản lý/m2) x 10%VAT] x Diện tích thuê
Cần xác định chắc chắn rằng bạn biết chính xác giá thuê văn phòng tính theo diện tích Net hay diện tích Gross
Thời hạn thuê văn phòng
Hợp đồng sẽ chỉ rõ thời hạn thuê văn phòng, tùy vào mục đích kinh doanh và định hướng của doanh nghiệp mà lựa chọn thời gian thuê phù hợp.
Thông thường văn phòng truyền thống sẽ có thời hạn thuê tối thiểu là hai năm. Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập, hoặc văn phòng đại diện… có thể lựa chọn văn phòng dịch vụ với thời hạn thuê ngắn hơn- dưới một năm.
Lưu ý là nếu kết thúc thời hạn thuê trước thời hạn ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp sẽ phải bồi thường hợp đồng thuê.
>>> Xem thêm: Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Thời gian Fitout
Căn cứ vào diện tích thuê, thời hạn thuê và thời gian nhận mặt bằng, chủ đầu tư sẽ đề xuất thời gian thi công văn phòng phù hợp. Trong quá trình thi công, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ miễn phí tiền thuê.
Những chi phí phát sinh ngoài giá thuê
Các chi phí phát sinh khác ngoài giá thuê, chẳng hạn như chi phí quản lý hoặc bảo trì tòa nhà, phí ngoài giờ, phí điện/ điện lạnh, phí gửi xe… sẽ được đưa ra một cách rõ ràng trong hợp đồng.
Chính sách cho thuê lại và quyền sử dụng được cho phép
Hợp đồng sẽ xác định rõ quyền và chính sách liên quan đến việc tái ký hợp đồng sau khi hợp đồng hết hạn, cũng như quyền sử dụng và tận dụng tài sản trong văn phòng trong suốt thời gian thuê.
Cần lưu ý thêm, nếu khách hàng có phát sinh phần không gian trong diện tích thuê không sử dụng và mong muốn cho doanh nghiệp khác thuê một phần không gian mình đang thuê, điều này đòi hỏi phải có sự cho phép của chủ đầu tư.
Chính sách tăng giá thuê
Nếu có kế hoạch tăng giá thuê trong tương lai, hợp đồng sẽ đưa ra các điều khoản rõ ràng liên quan đến việc thông báo và thực hiện điều này.
Điều kiện chấm dứt Hợp đồng thuê
Hợp đồng sẽ xác định rõ các điều kiện và thủ tục để chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hoặc khi hết hạn, đảm bảo tính công bằng và tránh các tranh chấp không cần thiết.
Kiểm tra văn bản pháp lý quy định, Giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu của chủ đầu tư
Trong quá trình thuê văn phòng, ngoài Hợp đồng cho thuê, bạn cần đảm bảo rằng các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tòa nhà của chủ đầu tư hoặc Chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê cũng được cung cấp đầy đủ và hợp pháp. Các giấy tờ chứng minh giúp bạn xác minh đang thuê văn phòng của đúng đơn vị chủ quản hoặc một doanh nghiệp có quyền cho thuê văn phòng hợp pháp, tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng như:
- Tránh việc tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng
- Thuê văn phòng không đúng với chủ đầu tư/đơn vị được khai thác dịch vụ thuê văn phòng của tòa nhà
>>> Xem thêm: hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không
Đặt cọc và ký kết Hợp đồng thuê
Đảm bảo rằng quy định về thanh toán và đặt cọc được thực hiện đúng theo hợp đồng thuê
Trước khi ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp chắc chắn rằng quy định về đặt cọc và thanh toán được thực hiện đúng theo điều khoản trên Hợp đồng, bao gồm xác định số tiền cọc, thời điểm thanh toán, và cách thức hoàn trả cọc sau khi hợp đồng hết hạn.
Kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng của các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng
Trước khi tiến hành ký kết, việc kiểm tra và đảm bảo tính hợp pháp cũng như rõ ràng của các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng là bước quan trọng, đảm bảo rằng cả hai bên hiểu rõ và cam kết thực hiện đúng những cam kết mà họ đồng ý.
Ký kết hợp đồng thuê với chủ sở hữu
Sau khi đã kiểm tra và xác nhận tính chính xác của thông tin trong hợp đồng, bước tiếp theo là tiến hành ký kết. Quá trình ký kết bao gồm việc chính thức giao kết hợp đồng với chủ sở hữu tòa nhà. Thông qua việc ký tên và ghi chú ngày ký, cả hai bên thể hiện sự đồng ý và cam kết của hai bên đối với các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng.
Việc thực hiện đúng các bước trên không chỉ tạo ra một quá trình ký kết chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong quan hệ Hợp đồng thuê văn phòng.
