Tại giai đoạn thực hiện giao dịch thuê văn phòng, việc tuân thủ các thủ tục pháp lý là điều vô cùng quan trọng, trong đó việc lập ký kết hợp đồng thuê văn phòng đóng một vai trò then chốt. Ngoài các điều khoản thỏa thuận thống nhất giữa hai bên như giá thuê, diện tích thuê… thì một trong những nội dung không thể thiếu trong Hợp đồng là Thời gian kết thúc Hợp đồng. Trong phạm vi bài viết này, Saigon Office sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về khía cạnh pháp lý của mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc, giúp tạo ra một cơ sở vững chắc cho việc tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến việc cho thuê văn phòng..
Tại sao phải thông báo chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng
Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là một bước pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng trong quá trình kết thúc một hợp đồng thuê văn phòng. Việc chấm dứt thể hiện một số lý do quan trọng sau:
- Tuân thủ hợp đồng: Một hợp đồng thuê văn phòng thường đặt ra các điều khoản và điều kiện cụ thể về thời hạn thuê, chấm dứt và các quyền lợi của cả hai bên. Thông báo chấm dứt giúp đảm bảo rằng cả hai bên tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình kết thúc hợp đồng.
- Tránh tranh chấp: Thông báo chấm dứt giúp tránh việc xảy ra tranh chấp sau này liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng. Khi thông báo chấm dứt được thực hiện một cách rõ ràng và theo quy định của hợp đồng, cả hai bên sẽ có thông tin đầy đủ và đúng thời điểm, giảm nguy cơ phát sinh mâu thuẫn.
- Đảm bảo quyền và lợi ích: Thông báo chấm dứt giúp bảo vệ quyền và lợi ích của cả hai bên. Bằng cách cung cấp thông tin về việc chấm dứt, người thuê có thể chuẩn bị kế hoạch thay thế cho không gian làm việc, còn người cho thuê có thể lập kế hoạch cho việc sử dụng lại không gian.
- Tuân thủ pháp luật: Thông báo chấm dứt cũng đảm bảo rằng cả hai bên tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Việc thực hiện chấm dứt một cách đúng quy trình giúp tránh việc vi phạm pháp luật và các quy định có liên quan.
Ngừng thuê văn phòng đúng thời hạn
Khi hết hạn thuê văn phòng, nếu doanh nghiệp quyết định ngừng thuê văn phòng đúng thời hạn theo các điều khoản và quy định đã thỏa thuận trong Hợp đồng thuê văn phòng công ty thì cần phải làm Công văn chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành thanh lý và chấm dứt Hợp đồng thuê.
Trong trường hợp này, bên thuê cần gửi thông báo bằng văn bản cho chủ thuê ít nhất 3 tháng. Sau đó, cả 2 bên sẽ tiến hành bàn bạc, thảo luận về các điều khoản thanh lý hợp đồng.
Mẫu thông báo ngừng thuê văn phòng
Trong công văn này, khách thuê văn phòng phải trình bày đủ những thông tin và lý do chấm dứt hợp đồng. Quý khách có thể tham khảo mẫu công văn chấm dứt hợp đồng sau đây:
Download mẫu tại đây
Mẫu thông báo ngừng thuê nhà, mặt bằng kinh doanh
Download mẫu tại đây
Ngừng thuê văn phòng trước hạn
Tuy nhiên, cũng không hiếm trường hợp mà những khách hàng thuê văn phòng muốn ngừng thuê trước thời hạn đã thỏa thuận ban đầu. Các lí do khác nhau, bao gồm sự thay đổi quy mô nhân sự trong doanh nghiệp, khiến không gian làm việc không còn phù hợp; hoặc sự thay đổi trong lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi môi trường làm việc mới hơn. Đôi khi, cũng có những tình huống không thể kiểm soát như việc doanh nghiệp giải thể hoặc tòa nhà văn phòng thay đổi mục đích sử dụng kinh doanh.
Trong trường hợp này, bên thuê cần gửi thông báo bằng văn bản cho chủ thuê ít nhất 6 tháng. Sau đó, cả 2 bên sẽ tiến hành bàn bạc, thảo luận về các điều khoản thanh lý hợp đồng. Nếu thực hiện đúng điều trên, bạn có thể dễ dàng đạt được thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước hạn mà không xảy ra vấn đề tranh chấp giữa 2 bên.
Mẫu thông báo ngừng thuê văn phòng trước thời hạn
Với những tình huống như vậy, quý khách hàng cần thực hiện việc chuẩn bị một công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn. Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn tôn trọng các điều khoản thỏa thuận đã có. Quý khách có thể lựa chọn mẫu công văn phù hợp với tình huống của mình, và trong đó trình bày rõ ràng lý do ngừng thuê cùng với các phương án giải quyết trong giai đoạn kết thúc hợp đồng.
Download mẫu tại đây
Những lưu ý khi ngừng thuê văn phòng trước thời hạn
Khi ngừng thuê văn phòng trước thời hạn, tức doanh nghiệp đã vi phạm Hợp đồng thuê văn phòng. Trong nội dung Hợp đồng thuê thường có nội dung mất cọc hoặc phải bồi thường Hợp đồng khi thanh lý trước hạn, doanh nghiệp cần xem xét các điều khoản trước khi đưa ra quyết định.
>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn
Một số bước cần thực hiện trước khi hoàn trả mặt bằng, kết thúc Hợp đồng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hợp pháp:
- Thực hiện thông báo đúng thời hạn khi có quyết định chấm dứt Hợp đồng, đảm bảo rằng thông báo đủ để bên cho thuê chuẩn bị cho việc kết thúc Hợp đồng.
- Kiểm tra lại điều khoản Hợp đồng nhằm xác định hạn chấm dứt và các yêu cầu về việc hoàn trả.
- Dọn dẹp và trả lại trạng thái ban đầu cho văn phòng.
- Thanh toán các khoản chi phí còn lại
- Lưu trữ tất cả các văn bản liên quan, ghi nhớ hay thỏa thuận nào liên quan đến việc trả lại văn phòng
Các bài viết liên quan:
