Khái niệm và những quy định về Head Office - trụ sở chính của doanh nghiệp

Name: Khái niệm và những quy định về Head Office - trụ sở chính của doanh nghiệp
Brand: Khái niệm và những quy định về Head Office - trụ sở chính của doanh nghiệp

Thứ tư, 08:01 Ngày 17/04/2024

"Head office là gì?" - Đây thực sự là một câu hỏi quan trọng đối với nhiều người trong cộng đồng doanh nhân và những ai mới bắt đầu tiếp cận lĩnh vực kinh doanh. Trong một tổ chức, khái niệm "head office" đóng vai trò vô cùng quan trọng, là trung tâm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về ý nghĩa và vai trò của "head office" trong bối cảnh doanh nghiệp ngày nay.

*Định nghĩa và các quy định về head office*

Khái niệm Head Office là gì?

Head Office còn được biết đến là trụ sở chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, là nơi diễn ra các hoạt động quản lý, điều hành và hoạch định chiến lược. Vị trí của trụ sở chính thường được lựa chọn tại một địa điểm thuận lợi, có cơ sở hạ tầng tốt và giao thông tiện lợi, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Vai trò của trụ sở chính trong hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng. Đây là nơi ra quyết định, hoạch định chiến lược và điều phối hoạt động của các bộ phận, chi nhánh, văn phòng đại diện trên toàn quốc.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 tại Việt Nam, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể và chính xác, bao gồm các thông tin như số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, phường, thị trấn, quận, thị xã, thành phố, số điện thoại và số fax (nếu có). Địa chỉ này cần được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thể hiện trên Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định và thủ tục được quy định bởi nhà nước.

Đặc điểm của Head Office

Là nơi chính thức được xác định là trụ sở hoạt động chính của tổ chức, có vị trí chiến lược để phát triển kinh doanh.
Nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất của doanh nghiệp, nơi các quyết định chiến lược và chính sách quản lý được đưa ra và thực thi.
Tập trung các bộ phận quản lý quan trọng như tài chính, kế toán, nhân sự, tiếp thị và phát triển kinh doanh. Điều này giúp đảm bảo sự điều hành hiệu quả và đồng nhất trong toàn bộ tổ chức.
Là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng, thương lượng với đối tác và chính phủ, cũng như trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và cộng đồng.

Những quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp

Quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp được ràng buộc bởi các điều khoản của Luật doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau:

Theo Điều 42 của Luật doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”
Các cơ quan và đơn vị chính phủ sẽ liên hệ với doanh nghiệp thông qua địa chỉ trụ sở chính, do đó, việc xác định địa chỉ này cần phải cụ thể, rõ ràng để đảm bảo tính linh hoạt trong việc liên lạc và giao tiếp.
Địa chỉ trụ sở chính cũng phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý cần thiết để kinh doanh, đặc biệt là trong các ngành nghề yêu cầu giấy phép hoạt động trước khi bắt đầu kinh doanh chính thức.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày.

So sánh Head Office và Headquarter

Sự khác biệt giữa head office và head quarter

Định nghĩa

Head Office: Được xác định là trụ sở chính của một doanh nghiệp, nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất và tập trung các chức năng quản lý quan trọng.
Headquarter: Là thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là "trụ sở chính", thường được sử dụng để chỉ trụ sở chính của các tổ chức quốc tế hoặc các tập đoàn đa quốc gia.

Tương đồng

Cả hai đều đóng vai trò là trụ sở chính của một tổ chức.
Đều là nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất, có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của tổ chức.
Tập trung các chức năng quản lý quan trọng như kế toán, tài chính, và nhân sự.
Đại diện cho tổ chức trong các giao dịch quan trọng, đàm phán và quan hệ ngoại giao.

Bảng so sánh Head Office và Headquarter

Tiêu chí	Head Office	Headquarter
Định nghĩa	Là trụ sở chính của doanh nghiệp	Thường là trụ sở chính của tổ chức quốc tế hoặc tập đoàn đa quốc gia
Phạm vi sử dụng	Doanh nghiệp trong nước	Tổ chức quốc tế, tập đoàn đa quốc gia
Tư cách pháp lý	Có	Có thể có hoặc không
Quy mô	Nhỏ hơn	Lớn hơn
Phức tạp	Đơn giản	Phức tạp hơn

Head Office và Headquarter đều là những khái niệm quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Việc lựa chọn sử dụng thuật ngữ nào phù hợp sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể

* Head Office thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật Việt Nam.

* Headquarter thường được sử dụng trong các văn bản tiếng Anh hoặc trong các văn bản liên quan đến tổ chức quốc tế.

>>> Phân biệt các khái niệm sau:

Các điều kiện khi đăng ký địa chỉ trụ sở chính

*Các điều kiện đăng ký địa chỉ trụ sở chính*

Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể

Khi quyết định thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn địa điểm trụ sở chính đóng vai trò quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận. Điều quan trọng nhất là trụ sở chính phải có:

Địa chỉ cụ thể, chính xác, bao gồm thông tin chi tiết như số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh.
Đảm bảo rằng địa chỉ được đăng ký là hợp lệ và không gây tranh chấp về mặt chủ quyền.

Các doanh nghiệp thuê văn phòng để đặt trụ sở chính cần lưu ý kỹ về các điều khoản trong hợp đồng thuê. Việc xác minh và đảm bảo quyền sở hữu, thời hạn thuê là rất quan trọng để tránh những rắc rối trong quá trình kinh doanh và thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sau này.

Trong trường hợp trụ sở chưa có số nhà, tên đường, tên xã, phường, thị trấn cụ thể, doanh nghiệp cần xin giấy xác nhận của địa phương để chứng minh địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường cụ thể. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định về đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trụ sở chính không đặt tại chung cư

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014, nhà chung cư được xác định là nhà có từ hai tầng trở lên, bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt và độc lập với nhau. Tuy nhiên, cũng có các phần diện tích hoặc hệ thống hạ tầng được sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân hoặc tổ chức.

Nhà chung cư được phân thành hai hình thức chính:

Nhà chung cư dùng để ở, không có hoạt động kinh doanh hoặc dịch vụ khác.
Nhà chung cư hỗn hợp, được sử dụng không chỉ để ở mà còn cho các mục đích khác như làm văn phòng, thương mại, dịch vụ.

Vì vậy, theo quy định này, các doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể được xây dựng với mục đích dùng để ở. Điều này nhằm bảo vệ sự an toàn và quyền lợi của cư dân sinh sống tại đó. Quy định này áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp, không phân biệt về quy mô lớn hay nhỏ.

Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ nhà chung cư để đăng ký trụ sở chính, họ cần cung cấp các tài liệu chứng minh rằng nhà chung cư đó được sử dụng cho mục đích hỗn hợp. Những tài liệu này sẽ được gửi kèm trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp và chuyển đến Phòng đăng ký kinh doanh để xem xét và xác nhận.

Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc đăng ký giấy phép con trước khi hoạt động là bước quan trọng. Trong trường hợp này, trụ sở chính cũng phải đáp ứng các yêu cầu và điều kiện cụ thể để được cấp Giấy phép kinh doanh.

Quy định về treo biển tại trụ sở chính

Ngoài những quy định liên quan đến việc đặt trụ sở chính của công ty, các chủ doanh nghiệp cũng cần chú ý đến quy định về việc treo biển tên công ty tại trụ sở chính.

Theo Điều 34 của Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu của công ty cần bao gồm các thông tin sau:

Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (ví dụ: Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội).
Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh như được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có).

Ngoài ra, đối với vị trí đặt biển, cần tuân thủ các quy định sau:

Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa.
Không lấn ra ngoài vỉa hè hoặc lòng đường, tránh làm ảnh hưởng đến giao thông.
Việc treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vi phạm quy định này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng. Ngoài ra, nếu địa chỉ doanh nghiệp kê khai không chính xác hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp cũng có thể bị xử phạt về hành chính theo quy định của pháp luật.

Các câu hỏi thường gặp

Chung cư có được đăng ký kinh doanh không?

Việc đăng ký kinh doanh tại chung cư phụ thuộc vào quy định của pháp luật địa phương và các quy định cụ thể của từng dự án. Một số chung cư có thể được phép hoạt động kinh doanh nhỏ trong các căn hộ như mở cửa hàng, văn phòng nhỏ, hoặc dịch vụ như tiệm tóc, tiệm nails, v.v.

Một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều công ty hay không?

Một địa chỉ có thể đăng ký làm trụ sở cho nhiều công ty, miễn là các công ty đó đều chấp nhận chia sẻ cùng một địa chỉ.

Trong nhiều trường hợp, việc chia sẻ địa chỉ trụ sở giữa các công ty được gọi là "cơ sở ảo" (virtual office) hoặc "văn phòng ảo". Các công ty có thể thuê dịch vụ văn phòng ảo từ một tổ chức cung cấp dịch vụ, và sử dụng địa chỉ của tổ chức đó làm địa chỉ trụ sở của mình. Tuy nhiên, các công ty cần đảm bảo rằng việc chia sẻ địa chỉ này là hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng không?

Có, nhưng phải tuân thủ các quy định pháp luật địa phương và quốc gia.

Có bắt buộc treo biển hiệu ở trụ sở chính không?

Có, việc treo biển hiệu ở trụ sở chính là bắt buộc theo quy định pháp luật.

Trên đây là những thông tin quan trọng về "head office là gì" cùng với vai trò và ý nghĩa của khái niệm này trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hi vọng rằng sau khi đọc bài viết, bạn đã có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu hơn về khái niệm này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi thắc mắc và nhu cầu tìm hiểu.

>>> Xem thêm các bài viết: