Khái niệm và những quy định về Head Office – trụ sở chính của doanh nghiệp

Xem nhanh bài viết

"Head office là gì?" – Đây thực sự là một câu hỏi quan trọng đối với nhiều người trong cộng đồng doanh nhân và những ai mới bắt đầu tiếp cận lĩnh vực kinh doanh. Trong một tổ chức, khái niệm "head office" đóng vai trò vô cùng quan trọng, là trung tâm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về ý nghĩa và vai trò của "head office" trong bối cảnh doanh nghiệp ngày nay.

Định nghĩa và các quy định về head office
Định nghĩa và các quy định về head office

Khái niệm Head Office là gì?

Head Office còn được biết đến là trụ sở chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, là nơi diễn ra các hoạt động quản lý, điều hành và hoạch định chiến lược. Vị trí của trụ sở chính thường được lựa chọn tại một địa điểm thuận lợi, có cơ sở hạ tầng tốt và giao thông tiện lợi, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Vai trò của trụ sở chính trong hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng. Đây là nơi ra quyết định, hoạch định chiến lược và điều phối hoạt động của các bộ phận, chi nhánh, văn phòng đại diện trên toàn quốc.

head office là gì
Head office là gì

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 tại Việt Nam, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể và chính xác, bao gồm các thông tin như số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, phường, thị trấn, quận, thị xã, thành phố, số điện thoại và số fax (nếu có). Địa chỉ này cần được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thể hiện trên Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định và thủ tục được quy định bởi nhà nước.

Đặc điểm của Head Office

Đặc điểm của head office
Đặc điểm của Head office

  • Là nơi chính thức được xác định là trụ sở hoạt động chính của tổ chức, có vị trí chiến lược để phát triển kinh doanh.
  • Nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất của doanh nghiệp, nơi các quyết định chiến lược và chính sách quản lý được đưa ra và thực thi.
  • Tập trung các bộ phận quản lý quan trọng như tài chính, kế toán, nhân sự, tiếp thị và phát triển kinh doanh. Điều này giúp đảm bảo sự điều hành hiệu quả và đồng nhất trong toàn bộ tổ chức.
  • Là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng, thương lượng với đối tác và chính phủ, cũng như trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và cộng đồng.

Những quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp

Quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp được ràng buộc bởi các điều khoản của Luật doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau:

  • Theo Điều 42 của Luật doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”
  • Các cơ quan và đơn vị chính phủ sẽ liên hệ với doanh nghiệp thông qua địa chỉ trụ sở chính, do đó, việc xác định địa chỉ này cần phải cụ thể, rõ ràng để đảm bảo tính linh hoạt trong việc liên lạc và giao tiếp.
  • Địa chỉ trụ sở chính cũng phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý cần thiết để kinh doanh, đặc biệt là trong các ngành nghề yêu cầu giấy phép hoạt động trước khi bắt đầu kinh doanh chính thức.
  • Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày.

So sánh Head Office và Headquarter

Sự khác biệt giữa head office và head quarter
 

Định nghĩa

  • Head Office: Được xác định là trụ sở chính của một doanh nghiệp, nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất và tập trung các chức năng quản lý quan trọng.
  • Headquarter: Là thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là "trụ sở chính", thường được sử dụng để chỉ trụ sở chính của các tổ chức quốc tế hoặc các tập đoàn đa quốc gia.

Tương đồng

  • Cả hai đều đóng vai trò là trụ sở chính của một tổ chức.
  • Đều là nơi đặt bộ máy quản lý cao nhất, có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của tổ chức.
  • Tập trung các chức năng quản lý quan trọng như kế toán, tài chính, và nhân sự.
  • Đại diện cho tổ chức trong các giao dịch quan trọng, đàm phán và quan hệ ngoại giao.

Bảng so sánh Head Office và Headquarter

Tiêu chí Head Office Headquarter
Định nghĩa Là trụ sở chính của doanh nghiệp Thường là trụ sở chính của tổ chức quốc tế hoặc tập đoàn đa quốc gia
Phạm vi sử dụng Doanh nghiệp trong nước Tổ chức quốc tế, tập đoàn đa quốc gia
Tư cách pháp lý Có thể có hoặc không
Quy mô Nhỏ hơn Lớn hơn
Phức tạp Đơn giản Phức tạp hơn

Head Office và Headquarter đều là những khái niệm quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Việc lựa chọn sử dụng thuật ngữ nào phù hợp sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể

* Head Office thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật Việt Nam.

* Headquarter thường được sử dụng trong các văn bản tiếng Anh hoặc trong các văn bản liên quan đến tổ chức quốc tế.

>>> Phân biệt các khái niệm sau:

Các điều kiện khi đăng ký địa chỉ trụ sở chính

Các điều kiện đăng ký địa chỉ trụ sở chính
Các điều kiện đăng ký địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể

Khi quyết định thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn địa điểm trụ sở chính đóng vai trò quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận. Điều quan trọng nhất là trụ sở chính phải có:

  • Địa chỉ cụ thể, chính xác, bao gồm thông tin chi tiết như số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh.
  • Đảm bảo rằng địa chỉ được đăng ký là hợp lệ và không gây tranh chấp về mặt chủ quyền.

Các doanh nghiệp thuê văn phòng để đặt trụ sở chính cần lưu ý kỹ về các điều khoản trong hợp đồng thuê. Việc xác minh và đảm bảo quyền sở hữu, thời hạn thuê là rất quan trọng để tránh những rắc rối trong quá trình kinh doanh và thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sau này.

Trong trường hợp trụ sở chưa có số nhà, tên đường, tên xã, phường, thị trấn cụ thể, doanh nghiệp cần xin giấy xác nhận của địa phương để chứng minh địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường cụ thể. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định về đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trụ sở chính không đặt tại chung cư

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014, nhà chung cư được xác định là nhà có từ hai tầng trở lên, bao gồm nhiều căn hộ riêng biệt và độc lập với nhau. Tuy nhiên, cũng có các phần diện tích hoặc hệ thống hạ tầng được sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân hoặc tổ chức.

Nhà chung cư được phân thành hai hình thức chính:

  • Nhà chung cư dùng để ở, không có hoạt động kinh doanh hoặc dịch vụ khác.
  • Nhà chung cư hỗn hợp, được sử dụng không chỉ để ở mà còn cho các mục đích khác như làm văn phòng, thương mại, dịch vụ.

Vì vậy, theo quy định này, các doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể được xây dựng với mục đích dùng để ở. Điều này nhằm bảo vệ sự an toàn và quyền lợi của cư dân sinh sống tại đó. Quy định này áp dụng cho mọi loại doanh nghiệp, không phân biệt về quy mô lớn hay nhỏ.

Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ nhà chung cư để đăng ký trụ sở chính, họ cần cung cấp các tài liệu chứng minh rằng nhà chung cư đó được sử dụng cho mục đích hỗn hợp. Những tài liệu này sẽ được gửi kèm trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp và chuyển đến Phòng đăng ký kinh doanh để xem xét và xác nhận.

Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc đăng ký giấy phép con trước khi hoạt động là bước quan trọng. Trong trường hợp này, trụ sở chính cũng phải đáp ứng các yêu cầu và điều kiện cụ thể để được cấp Giấy phép kinh doanh.

Quy định về treo biển tại trụ sở chính

Quy định về treo biển tại trụ sở chính
 

Ngoài những quy định liên quan đến việc đặt trụ sở chính của công ty, các chủ doanh nghiệp cũng cần chú ý đến quy định về việc treo biển tên công ty tại trụ sở chính.

Theo Điều 34 của Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu của công ty cần bao gồm các thông tin sau:

  • Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (ví dụ: Sở Kế hoạch & Đầu tư Thành phố Hà Nội).
  • Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh như được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
  • Địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có).

Ngoài ra, đối với vị trí đặt biển, cần tuân thủ các quy định sau:

  • Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa.
  • Không lấn ra ngoài vỉa hè hoặc lòng đường, tránh làm ảnh hưởng đến giao thông.
  • Việc treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vi phạm quy định này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đến 15.000.000 đồng. Ngoài ra, nếu địa chỉ doanh nghiệp kê khai không chính xác hoặc không hợp lệ, doanh nghiệp cũng có thể bị xử phạt về hành chính theo quy định của pháp luật.

Các câu hỏi thường gặp

Chung cư có được đăng ký kinh doanh không?

Việc đăng ký kinh doanh tại chung cư phụ thuộc vào quy định của pháp luật địa phương và các quy định cụ thể của từng dự án. Một số chung cư có thể được phép hoạt động kinh doanh nhỏ trong các căn hộ như mở cửa hàng, văn phòng nhỏ, hoặc dịch vụ như tiệm tóc, tiệm nails, v.v.

Một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều công ty hay không?

Một địa chỉ có thể đăng ký làm trụ sở cho nhiều công ty, miễn là các công ty đó đều chấp nhận chia sẻ cùng một địa chỉ.

Trong nhiều trường hợp, việc chia sẻ địa chỉ trụ sở giữa các công ty được gọi là "cơ sở ảo" (virtual office) hoặc "văn phòng ảo". Các công ty có thể thuê dịch vụ văn phòng ảo từ một tổ chức cung cấp dịch vụ, và sử dụng địa chỉ của tổ chức đó làm địa chỉ trụ sở của mình. Tuy nhiên, các công ty cần đảm bảo rằng việc chia sẻ địa chỉ này là hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Có được đặt trụ sở công ty tại nhà riêng không?

Có, nhưng phải tuân thủ các quy định pháp luật địa phương và quốc gia.

Có bắt buộc treo biển hiệu ở trụ sở chính không?

Có, việc treo biển hiệu ở trụ sở chính là bắt buộc theo quy định pháp luật.

Trên đây là những thông tin quan trọng về "head office là gì" cùng với vai trò và ý nghĩa của khái niệm này trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hi vọng rằng sau khi đọc bài viết, bạn đã có cái nhìn tổng quan và hiểu biết sâu hơn về khái niệm này. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn trong mọi thắc mắc và nhu cầu tìm hiểu.

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin tức khác
Saigon Office - Chuyên cho thuê văn phòng TPHCM

Văn phòng đại diện: định nghĩa, quyền hạn & thủ tục thành lập

Kinh doanh đang ngày càng toàn cầu hóa, văn phòng đại diện đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc mở rộng thị trường và tạo lập mạng lưới kinh doanh toàn cầu. Nhưng thực sự, văn phòng đại diện là gì? Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc đó và cung cấp thông tin chi tiết về văn phòng đại diện, từ định nghĩa đến quy trình thành lập, lợi ích, so sánh với chi nhánh, và các câu hỏi thường gặp. Văn phòng đại diện Representative Office là gì Văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được giao nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp. Văn phòng đại diện được phân chia thành hai nhóm chính: (i) văn phòng đại diện cho các công ty đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam và (ii) văn phòng đại diện cho các doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam.  Định nghĩa Văn phòng đại diện theo pháp luật Trong phạm vi bài viết này, Saigon Office sẽ chỉ tập trung tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện của các công ty đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Do đó, có thể nhận thấy rằng, chức năng của văn phòng đại diện tương đối đơn giản và tập trung vào hai mục đích chính sau: Đóng vai trò là điểm liên lạc giữa công ty và khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và trao đổi thông tin. Thực hiện nghiên cứu thị trường kinh doanh, hỗ trợ
Saigon Office - Chuyên cho thuê văn phòng TPHCM

Những Thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng 2025 mà bạn nên biết

Khi tìm kiếm một văn phòng cho thuê, đối với một doanh nghiệp không chỉ đơn giản là tìm địa điểm kinh doanh phù hợp mà điều cốt yếu hơn là thỏa thuận một Hợp đồng thuê văn phòng với những điều khoản đảm bảo hài hòa, cân bằng lợi ích giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý tòa nhà. Việc có một Hợp đồng thuê văn phòng chuyên nghiệp không chỉ là bảo vệ quyền lợi mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công trong tương lai của doanh nghiệp. Thủ tục pháp lý cần thiết khi thuê văn phòng bạn nên biết Những điểm cần lưu ý trong Hợp đồng thuê Một Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản giữa hai bên – Chủ sở hữu văn phòng (thường là một công ty hoặc cá nhân) và cá nhân hoặc Công ty muốn thuê văn phòng để sử dụng làm nơi làm việc. Hợp đồng này thiết lập các điều khoản và điều kiện mà cả hai bên phải tuân thủ trong suốt thời gian thuê văn phòng. >>> Xem thêm: mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo Và điều quan trọng, Hợp đồng cần được rà soát các điều khoản trước khi ký kết. Việc rà soát sẽ được thực hiện bởi bộ phận pháp lý của doanh nghiệp hoặc luật sư, đảm bảo an toàn và tránh các vấn đề phát sinh trong tương lai. Những điểm cần lưu ý trong Hợp đồng thuê văn phòng >>> Bạn đã hiểu rõ khái niệm văn phòng trong hợp đồng cho thuê? Cách tính diện tích thuê và giá thuê Hợp đồng sẽ chi tiết xác định diện tích văn phòng được cho thuê và giá thuê tương ứng theo
Saigon Office - Chuyên cho thuê văn phòng TPHCM

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng: truyền thống, trọn gói, thuê nhà làm văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là một trong những văn bản chứng từ quan trọng đối với các khách hàng thuê văn phòng, thể hiện thỏa thuận hợp pháp giữa hai bên: Bên cho thuê ( Chủ sở hữu hoặc quản lý không gian văn phòng ) và người thuê ( doanh nghiệp hoặc cá nhân ). Cùng Saigon Office tham khảo bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về nội dung Hợp đồng cho thuê văn phòng và các thù tục pháp lý liên quan. #3 mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng phổ biến nhất hiện nay Mục đích chính và quan trọng của việc có Hợp đồng thuê văn phòng Hợp đồng thuê văn phòng là 1 trong những thủ tục cho thuê văn phòng bắt buộc, được lập để đảm bảo sự rõ ràng, ràng buộc hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của cả Bên cho thuê và Người thuê. Một số lý do thể hiện sự quan trọng của Hợp đồng thuê văn phòng: Rõ ràng và minh bạch: Hợp đồng thuê văn phòng miêu tả rõ ràng các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận. Điều này giúp cả hai bên hiểu rõ những gì được kỳ vọng và yêu cầu từ phía đối tác. Việc có hợp đồng giúp tránh hiểu lầm và tranh chấp sau này. Ràng buộc hợp pháp: Hợp đồng là một tài liệu hợp pháp và có giá trị pháp lý, đảm bảo rằng cả hai bên đều phải tuân thủ các điều khoản mà họ đã đồng ý, và nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng, bên kia có quyền áp dụng các biện pháp pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình. Xem thêm: hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không Bảo
Saigon Office - Chuyên cho thuê văn phòng TPHCM

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo chuẩn nhất hiện nay

Đối mặt với nhu cầu cần đặt văn phòng giao dịch và làm việc tại các tòa nhà văn phòng cao cấp và chuyên nghiệp tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng đủ điều kiện tài chính để thuê được các văn phòng ưng ý. Để giải quyết những vấn đề đó các doanh nghiệp có thể chọn cho mình giải pháp mới – thuê Văn phòng ảo.  Trong bài viết dưới đây, Saigon Office  sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về nội dung Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo. Cùng theo dõi bài viết ngay nhé. Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo Tính pháp lý của Hợp đồng thuê văn phòng ảo Văn phòng ảo là một thuật ngữ không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Luật Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh. Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Ngoài
Saigon Office - Chuyên cho thuê văn phòng TPHCM

Hợp đồng thuê văn phòng không công chứng có vi phạm pháp luật không?

Hợp đồng thuê văn phòng là một thỏa thuận quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và bất động sản, tạo nên quyền và trách nhiệm của cả Bên cho thuê và Người thuê. Vấn đề hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không được xem xét dựa trên tình huống cụ thể và quy định của pháp luật Việt Nam. Hãy cùng Saigon Office tìm hiểu thêm trong bài viết chi tiết dưới đây. Tìm hiểu hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không Trình tự, thủ tục thực hiện giao dịch về nhà ở theo Luật nhà ở 2014 Căn cứ Điều 120 Luật Nhà ở 2014 quy định về trình tự, thủ tục thực hiện giao dịch về nhà ở như sau: “Điều 120. Trình tự, thủ tục thực hiện giao dịch về nhà ở 1. Các bên tham gia giao dịch nhà ở thỏa thuận lập hợp đồng mua bán, cho thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, góp vốn, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở hoặc văn bản chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại (sau đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở) có các nội dung quy định tại Điều 121 của Luật này; trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương thì chỉ cần lập văn bản tặng cho. 2. Các bên thỏa thuận để một bên thực hiện nộp hồ sơ đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đối với nhà ở đó; trường hợp mua, thuê mua nhà ở của chủ đầu tư dự án thì chủ đầu tư có trách nhiệm làm thủ tục để cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận cho