Branch Office (hoặc văn phòng chi nhánh) là một đơn vị hoạt động dưới sự sở hữu và quản lý của doanh nghiệp. Việc thành lập văn phòng chi nhánh giúp tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Branch Office là gì, cũng như chức năng và cách thức hoạt động của một chi nhánh công ty.
Định nghĩa Branch Office
Branch Office, hay còn được gọi là văn phòng chi nhánh, là thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ.
Branch Office có thể được hiểu một cách đơn giản là một đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, được thành lập tại một địa điểm cụ thể bên ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp. Mục đích chính của việc thành lập chi nhánh là mở rộng quy mô và thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Phạm vi hoạt động của một chi nhánh sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào mục đích cụ thể mà doanh nghiệp đặt ra khi thành lập chi nhánh.
Chức năng Branch Office
Chi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp mẹ, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Vì vậy, nhiệm vụ của chi nhánh sẽ tương tự như chức năng của doanh nghiệp mẹ, bao gồm:
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác của doanh nghiệp, thực hiện các giao dịch cần thiết.
- Thực hiện sản xuất, kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của doanh nghiệp.
- Phát triển cơ hội đầu tư, kinh doanh mới trên thị trường, tìm kiếm và khai thác nguồn lực mới.
- Nghiên cứu, tổng hợp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới và xây dựng mối quan hệ với đối tác mới.
- Quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và thúc đẩy hình ảnh thương hiệu.
- Rà soát thị trường, đại diện doanh nghiệp trong các vụ khiếu kiện về cạnh tranh không lành mạnh và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
- Đại diện cho doanh nghiệp trong khu vực hoạt động của mình, triển khai các hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường theo chiến lược đã được xác định.
- Báo cáo kết quả hoạt động, tài chính và nhân sự của chi nhánh cho doanh nghiệp mẹ, cũng như thực hiện các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của mình.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.
So sánh Branch Office và Representative Office
Điểm giống nhau giữa Branch Office và Representative Office
Mặc dù chi nhánh và văn phòng đại diện được sử dụng với mục tiêu khác nhau, nhưng chúng cũng có một số điểm giống nhau đáng chú ý:
- Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp.
- Cả hai hình thức đều tuân theo nguyên tắc đặt tên (căn cứ Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân.
- Cả hai có thể thành lập ở cả trong và ngoài nước.
- Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều có mã số thuế riêng và phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi mà chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Điểm khác nhau giữa Branch Office và Representative Office
| Branch Office | Representative Office | |
| Mục đích hoạt động | Tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh và tạo doanh thu. | Quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. |
| Tư cách pháp lý | Có tư cách pháp lý và chịu trách nhiệm liên đới với doanh nghiệp mẹ. | Không có tư cách pháp lý và không chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính. |
| Quy mô hoạt động | Quy mô lớn hơn và có khả năng thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh. | Quy mô nhỏ hơn và chỉ thực hiện các hoạt động giới thiệu và quảng bá. |
| Chức năng kinh doanh | Các chức năng kinh doanh rộng lớn, có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp. | Chủ yếu tập trung vào việc giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ. |
>>> Xem thêm bài viết: Hội sở là gì? Ngân hàng thay đổi hội sở có cần phải được NHNN chấp thuận?
Thủ tục thành lập Branch Office
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần thu thập và chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản thông báo việc thành lập chi nhánh, được ký bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Quyết định về việc thành lập chi nhánh, cần có dấu và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Bản sao biên bản họp quyết định thành lập chi nhánh (trong trường hợp của công ty TNHH một thành viên, công ty tư nhân).
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, có thể là giám đốc hoặc người quản lý khác.
- Bản sao công chứng của một trong những giấy tờ sau của người đứng đầu chi nhánh:
- Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (đối với công dân Việt Nam).
- Hộ chiếu, giấy phép lao động hoặc giấy tờ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi đã hoàn tất chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ theo hai cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh tại cấp tỉnh, thành phố mà doanh nghiệp muốn lập chi nhánh. Tại đây, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn về các bước tiếp theo và cung cấp thông tin liên quan.
- Nộp trực tuyến thông qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tiện lợi thực hiện thủ tục mà không cần phải di chuyển đến cơ quan đăng ký. Trên website, sẽ có hướng dẫn chi tiết về cách thức nộp hồ sơ và các yêu cầu cần thiết.
Bước 3: Nhận kết quả
Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc tính từ ngày nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh.
- Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về các yêu cầu cần điều chỉnh, bổ sung trong hồ sơ để tiến hành xem xét lại.
Công tác cần thực hiện sau khi thành lập chi nhánh
Sau khi chi nhánh được thành lập, các công việc cần được thực hiện để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và tuân thủ các quy định pháp lý:
- Chi nhánh cần công bố thông tin của mình lên cổng thông tin quốc gia để đảm bảo tính minh bạch và công khai.
- Đăng ký và công bố dấu mộc của chi nhánh là bước quan trọng để xác định danh tính và pháp lý của chi nhánh.
- Kê khai và đóng thuế theo quy định của pháp luật để đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ tài chính.
- Làm bảng hiệu và treo tại trụ sở của mình để nhận diện và quảng bá thương hiệu.
- Tạo tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số giúp chi nhánh quản lý tài chính và giao dịch một cách hiệu quả và tiện lợi. Ngoài ra, cần phát hành hóa đơn thuế VAT cho chi nhánh để đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.
Phân tích các quyền và nghĩa vụ của Branch Office
Quyền
- Chi nhánh có quyền tự quyết định và thực hiện các hoạt động kinh doanh theo phạm vi mà doanh nghiệp mẹ giao.
- Chi nhánh có quyền ký kết các hợp đồng kinh doanh và mở tài khoản ngân hàng để quản lý tài chính.
- Tự tuyển dụng, sa thải nhân viên theo nhu cầu và quy định của mình.
Nghĩa vụ
- Tuân thủ các quy định pháp luật và Điều lệ chi nhánh được đặt ra bởi cơ quan quản lý và doanh nghiệp mẹ.
- Nộp thuế, báo cáo tài chính theo quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.
- Chịu trách nhiệm liên đới với doanh nghiệp mẹ về nghĩa vụ tài chính và hoạt động kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp khi thành lập và hoạt động của Branch Office
Quy định về cách đặt tên chi nhánh
Dựa theo quy định của Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, việc đặt tên cho chi nhánh phải tuân thủ các quy định cụ thể sau:
- Tên chi nhánh phải sử dụng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể chứa các chữ cái F, J, Z, W, cũng như số và ký hiệu.
- Tên chi nhánh phải bao gồm tên của doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh", không được sử dụng từ "Công ty" hoặc "Doanh nghiệp".
- Tên chi nhánh phải được hiển thị tại trụ sở và trên các văn bản giao dịch.
- Tên chi nhánh phải nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các tài liệu pháp lý.
Vi phạm các quy định này có thể bị xử phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh
Theo Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được phép thiết lập chi nhánh và văn phòng đại diện cả trong và ngoài nước. Quy định này không giới hạn số lượng chi nhánh mà một doanh nghiệp có thể thành lập. Do đó, doanh nghiệp có thể xem xét việc thành lập nhiều chi nhánh tại các khu vực khác nhau để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
Chi nhánh có tư cách pháp nhân hay không?
Không, chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập. Chi nhánh hoạt động dưới sự quản lý và sở hữu của doanh nghiệp mẹ và không thể tự mình đứng ra ký kết hợp đồng, tham gia vào các giao dịch pháp lý mà cần sự ủy quyền từ doanh nghiệp mẹ.
Branch Office là một lựa chọn quan trọng cho doanh nghiệp khi muốn mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình thành lập chi nhánh đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các quy định pháp lý để tránh những rủi ro không mong muốn. Hy vọng thông tin trong bài viết của chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này và có thêm kiến thức hữu ích cho quá trình kinh doanh của bạn.
