Ưu nhược điểm của mô hình nơi làm việc kết hợp

Trên khắp thế giới, các doanh nghiệp đang suy nghĩ lại về cách chúng ta làm việc. Đại dịch đã làm thay đổi các quy trình đã được thiết lập.

Nhiều nhân viên đã nói rằng làm việc tại nhà khiến họ hạnh phúc và hiệu quả hơn, và khi quay lại nơi làm việc, mọi thứ không thể giống như trước đây.

Điều mà nhiều công ty đang chấp nhận là sự kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc văn phòng truyền thống, được gọi là nơi làm việc kết hợp. 

Nơi làm việc kết hợp tồn tại khi một doanh nghiệp cho phép nhân viên của họ làm việc từ xa hoặc từ văn phòng. Trong một nơi làm việc kết hợp điển hình, nhân viên có quyền lựa chọn làm việc tại văn phòng trung tâm, làm việc tại nhà hoặc phân chia thời gian của họ cho cả hai.

Một nơi làm việc kết hợp cũng có thể có một số đặc điểm của một không gian văn phòng linh hoạt. Nhân viên làm việc trong một văn phòng kết hợp có thể chọn khu vực văn phòng phù hợp nhất với loại công việc họ cần làm vào thời điểm đó, cho dù đó là tập trung vào một nhiệm vụ trong khu vực yên tĩnh hay thảo luận với đồng nghiệp sau một ly cà phê.

Quan trọng hơn, văn phòng kết hợp cho phép người lao động hoàn toàn tự do lựa chọn địa điểm và thời điểm họ làm việc tốt nhất của mình. Hãy cùng xem xu hướng này đã thành công như thế nào và xem xét một số ưu điểm và nhược điểm của nó

Xem thêm - Cập nhật giá:

• Văn phòng trọn gói quận 1
• VĂN PHÒNG TRỌN GÓI
• ... và giá thuê văn phòng ở các quận khác tại đây

Xem thêm các loại văn phòng trên thế giới:

• Coworking Space là gì?
• Hot Desking là gì?
• Decentralized office là gì?
• Collaboration Hub là gì?
• De-densified workspace là gì?
• Flexible Office Space là gì?
• Agile Workspace là gì?
• Office Hoteling là gì?
• Văn phòng hiện đại là gì?

XU HƯỚNG NƠI LÀM VIỆC KẾT HỢP

Vào tháng 10 năm 2020, Reddit đã công bố một sự thay đổi lớn trong cách thức hoạt động của công ty. Nhiều tháng sau đại dịch COVID-19 và với hầu hết lực lượng lao động của gã khổng lồ truyền thông xã hội đã buộc phải làm việc tại nhà, Reddit đã quyết định chuyển hẳn sang mô hình nơi làm việc kết hợp. Nhân viên của công ty giờ đây có thể linh hoạt làm việc ở bất cứ đâu họ muốn — họ có thể chọn thực hiện công việc của mình tại văn phòng, tại nhà hoặc kết hợp cả hai.

• Reddit không phải là công ty nổi tiếng đầu tiên chuyển sang mô hình hybrid. 
• Đầu năm đó, Twitter là một trong những công ty công nghệ lớn đầu tiên áp dụng phương pháp làm việc từ xa vào các giá trị văn hóa của công ty. Nó thông báo rằng họ đã mở rộng vô thời hạn tùy chọn làm việc tại nhà hoặc từ xa, với các nhân viên đến văn phòng thường xuyên nếu họ muốn. 
• Ngay sau đó, công ty giao dịch tiền điện tử Coinbase đã làm theo, giới thiệu mô hình nơi làm việc “ưu tiên từ xa” được thiết kế để duy trì hoạt động đầy đủ dù có hoặc không có văn phòng trung tâm. Những gì bắt đầu như một thử nghiệm hàng loạt trong các sắp xếp làm việc thay thế giờ đây đang biến thành một thứ lâu dài hơn.
• Microsoft hiện đưa ra cho nhân viên của mình tùy chọn làm việc từ xa trong ít nhất một nửa tuần làm việc của họ. 
• Salesforce tuyên bố rằng "ngày làm việc từ 9h đến 5h giờ đã hết." 
• Facebook sẽ cho phép một nửa số công nhân của mình làm việc tại nhà vĩnh viễn. 
• Shopify, PayPal, Zillow và Viacom đều đang giới thiệu một số hình thức làm việc linh hoạt vào văn hóa công sở của họ.

Danh sách vẫn tiếp tục tăng lên và mặc dù mỗi công ty có lý do riêng để chuyển đổi sang cách làm việc mới này, nhưng có một điều mà tất cả đều đồng ý: Nơi làm việc kết hợp ưu tiên trải nghiệm của nhân viên. 

Trong ngắn hạn, hoạt động kết hợp mang lại sự yên tâm quan trọng khi đại dịch lắng xuống và các doanh nghiệp bắt đầu mở cửa trở lại. Nhưng về lâu dài, nơi làm việc lai tạo ra sự linh hoạt cho những ai muốn. 

Nó thu hút một thế hệ công nhân viên mới có nhu cầu. Nơi làm việc kết hợp gia tăng hạnh phúc của nhân viên và cắt giảm chi phí. 

Điều này không có nghĩa là văn phòng bị bỏ lại phía sau. Văn phòng kết hợp giờ đây hữu ích và cần thiết hơn bao giờ hết, đang phát triển để phục vụ một vai trò rộng lớn hơn cho công ty như một không gian cộng tác, học tập và xã hội. 

Khi Dropbox áp dụng một nơi làm việc “ưu tiên ảo” vào năm 2020, nó đã chuyển đổi các văn phòng hiện có của mình thành những gì nó gọi là Dropbox Studios — không gian làm việc chung được thiết kế xung quanh sự hợp tác và xây dựng cộng đồng. Ở những thành phố chưa có không gian văn phòng, Dropbox cung cấp mô hình nơi làm việc kết hợp sử dụng không gian làm việc theo yêu cầu.

Làm việc kết hợp không chỉ thay đổi địa điểm và thời điểm chúng ta làm việc — mà còn thay đổi cách bố trí vật lý của văn phòng để đáp ứng một loạt các nhu cầu mới như:

• Nhân viên muốn có không gian làm việc linh hoạt phục vụ cho nhu cầu của họ
• Họ muốn những môi trường ít trang trọng hơn 
• Họ muốn làm việc trong khu vực văn phòng phù hợp nhất với nhiệm vụ mà họ đang làm
• Họ cũng muốn có thể làm việc hiệu quả cho dù họ đang ở đâu trên thế giới

Xem thêm: 

• Sự khác nhau giữa Coworking Space và Serviced Office
• Kinh nghiệm đầu tư kinh doanh tòa nhà văn phòng cho thuê
• Nên thuê Coworking Space hay Văn phòng truyền thống
• Nên thuê hay mua bất động sản làm văn phòng

ƯU ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH NƠI LÀM VIỆC KẾT HỢP

Tăng năng suất lao động

Trong lịch sử, một số nhà quản lý xem công việc hỗn hợp với một mức độ nghi ngờ, tin rằng nếu nhân viên có thể chọn và chọn giờ họ làm việc, họ sẽ đơn giản chọn làm ít công việc hơn. Điều này hóa ra là không có cơ sở. 

Trên thực tế, điều ngược lại có vẻ đúng.

Trong một tài liệu nghiên cứu của Microsoft về tác động của đại dịch đối với hiệu quả hoạt động của các công ty trên khắp châu Âu, 82% các nhà lãnh đạo cho biết công ty của họ ít nhất cũng hoạt động hiệu quả như trước đại dịch.

Điều này thật ý nghĩa. Trong một nơi làm việc kết hợp, những người lao động linh hoạt có thể tận dụng thời gian của họ tốt hơn. Họ có thể chọn tránh đi làm vào những thời điểm bận rộn. Họ hoàn toàn có thể tập trung vào các công việc mà không bị ồn ào và gián đoạn như môi trường văn phòng truyền thống. Họ có thể chọn làm việc khi cảm thấy hiệu quả nhất, cho dù đó là vào nửa đêm hay vào buổi sáng. Khi nhân viên hạnh phúc hơn, nghỉ ngơi tốt hơn và ít căng thẳng hơn, họ sẽ làm việc tốt hơn.

Hạnh phúc của nhân viên

Được tự do làm việc khi nào và ở đâu họ thích có tác động tích cực đáng kể đến sự hài lòng của nhân viên. 

Trong một nghiên cứu SurveyMonkey năm 2020, những nhân viên làm việc từ xa cho biết họ cảm thấy hạnh phúc hơn so với các đồng nghiệp của họ vẫn làm việc tại văn phòng. 

Có rất nhiều lý do cho điều này, từ những lợi ích tâm lý của việc kiểm soát hoàn toàn lịch trình của họ đến đơn giản là có một chú chó bên cạnh khi họ làm việc. Có thể ăn mặc giản dị, nấu ăn nhiều hơn và dành thời gian cho những người thân yêu đều góp phần thúc đẩy tâm trạng vui vẻ này.

Nhưng đối với nhiều người, làm việc tại nhà có thể bị cô lập hoặc mất tập trung. Một nơi làm việc kết hợp giảm thiểu nhiều mặt trái của cách làm việc từ xa thuần túy, tạo ra một không gian chuyên nghiệp bên ngoài gia đình để nhân viên cộng tác và giao lưu với đồng nghiệp.

Giảm chi phí

Trong một văn phòng kết hợp, không cần phải có hàng hàng lớp lớp bàn làm việc. Thay vào đó, một văn phòng kết hợp thành công kết hợp một hỗn hợp các không gian đa năng được thiết kế để hỗ trợ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như:

• Bàn đứng nơi mọi người có thể đăng nhập bằng máy tính xách tay của riêng họ, 
• Phòng chờ thư giãn để cập nhật email, 
• Gian cách âm cho các cuộc họp qua điện thoại  
• Cà phê khu vực cho các cuộc trò chuyện nhóm 

Một khi công ty biết có bao nhiêu nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng vào bất kỳ thời điểm nào, người sử dụng lao động có thể lập kế hoạch xung quanh mức công suất thuê mới để cắt giảm chi phí thuê, đồ dùng văn phòng và các chi phí kinh doanh khác.

An toàn trong đại dịch

Ngay cả khi tiêm chủng có hiệu lực và chúng ta bắt đầu bước ra khỏi đại dịch, các chuyên gia y tế cảnh báo rằng các biện pháp ngăn cách xã hội sẽ được duy trì trong một thời gian. Cho đến lúc đó, cách chúng ta làm việc và đi lại xung quanh các thành phố của chúng ta sẽ tiếp tục phản ánh mức độ rủi ro mà virus gây ra

Một nơi làm việc kết hợp giúp giữ an toàn cho nhân viên trong thời gian đại dịch, giảm số lượng người trong văn phòng vào bất kỳ thời điểm nào, tạo ra không gian cá nhân rộng rãi và giúp bạn dễ dàng tránh xa. Những người lao động linh hoạt có thể đi làm trong thời gian thấp điểm hoặc làm việc tại nhà nếu họ hoặc gia đình của họ có nguy cơ đặc biệt.

Xem thêm: 

• 8 loại không gian làm việc sáng tạo trong văn phòng
• Góc ngồi làm việc sáng tạo trong văn phòng
• 6 nguồn cảm hứng sáng tạo tại văn phòng

NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH NƠI LÀM VIỆC KẾT HỢP

Cạn kiệt tài nguyên

Nếu không được kiểm soát, văn hóa làm việc quá sức có thể len ​​lỏi vào một mô hình nơi làm việc kết hợp. Những người làm việc ở xa có thể làm việc nhiều giờ hơn và nghỉ ngắn hơn so với những người làm việc tại văn phòng của họ. Họ lo lắng rằng vì họ không kiểm soát hết, các đồng nghiệp tại văn phòng của họ có thể cảm thấy họ đang chểnh mảng, vì vậy họ có xu hướng bù đắp quá mức bằng cách thức khuya hoặc làm việc ngoài giờ làm việc truyền thống.

Khi một người lao động linh hoạt dành thời gian cho bản thân vào buổi chiều — ví dụ, để tập thể dục hoặc chơi với con họ — điều đó có thể gây ra cảm giác tội lỗi, dẫn đến làm việc nhiều hơn, căng thẳng hơn và cuối cùng là kiệt sức. 

Các nhà quản lý tùy thuộc vào việc trau dồi một cách cẩn thận văn hóa công ty mà không nhấn mạnh đến việc đăng nhập vào Slack mà thay vào đó là tập trung vào chính công việc.

Phụ thuộc công nghệ nhiều hơn

Việc tách một doanh nghiệp khỏi cơ sở vật chất là một thách thức rất lớn và phức tạp, nhưng một nơi làm việc kết hợp phải có thể hoạt động theo một cách không thể xác định được vị trí.

Các bộ năng suất dựa trên đám mây tương tự cho phép làm việc từ xa, chẳng hạn như Google Workspace và Microsoft 365, cũng cho phép một văn phòng kết hợp hoàn thành công việc từ mọi nơi trên hành tinh.

Điều này có nghĩa là mọi người cần được cung cấp đầy đủ phần cứng và tài nguyên — chẳng hạn như máy tính xách tay và điện thoại — để thực hiện công việc của họ bất kể họ ở xa văn phòng như thế nào. Bộ phận CNTT của một văn phòng kết hợp cần có khả năng quản lý toàn bộ đống thiết bị cá nhân khác nhau kết nối từ các vị trí khác nhau, để không chỉ đảm bảo một sân chơi bình đẳng cho tất cả nhân viên mà còn giữ an toàn cho dữ liệu của công ty.

Thiết kế lại bố trí văn phòng

Để hoàn thành quá trình chuyển đổi sang nơi làm việc kết hợp, người sử dụng lao động phải đầu tư vào việc định hình lại không gian văn phòng hiện có của họ để đáp ứng nhu cầu của người lao động linh hoạt. Điều đó có nghĩa là cung cấp nhiều khu vực khác nhau để nhân viên có thể làm việc tốt nhất của họ, chẳng hạn như khu vực chung cho các buổi giải trí, khu vực yên tĩnh để tập trung và các phòng họp thích ứng có thể nhanh chóng được thay thế cho công việc dựa trên hoạt động.

Văn phòng kết hợp yêu cầu chức năng mở rộng, bao gồm ổ cắm điện theo chỗ ngồi để sạc, màn hình hội nghị để liên kết liền mạch với đồng nghiệp từ xa và Wi-Fi mạnh ở bất kỳ vị trí nào mà ai đó có thể cố gắng hoàn thành một số công việc. Đối với các công ty có trụ sở tại các tòa nhà cũ, kiểu thiết kế lại này có thể đặt ra một thách thức đáng kể.

Xây dựng nhóm khi có khoảng cách

Ở một nơi làm việc hỗn hợp, có thể khó hình thành hoặc duy trì mối quan hệ với đồng nghiệp. Nếu không chia sẻ cùng một không gian thực, bạn không thể chỉ đến bàn của họ để trò chuyện thông thường hoặc cho họ xem một video YouTube hài hước.

Khoảng cách này trong trải nghiệm của nhân viên thậm chí còn trở nên rõ ràng hơn khi một số nhân viên tiếp tục làm việc tại văn phòng, tạo ra nhận thức về các nhóm có thể khiến những người làm việc ở xa cảm thấy bị bỏ rơi, ít được yêu thích và cô đơn. Một người quản lý giỏi có thể giảm bớt điều này bằng cách điều chỉnh các hoạt động xây dựng nhóm của công ty để đảm bảo rằng chúng mang tính hòa nhập cho tất cả nhân viên và bằng cách tổ chức các sự kiện xã hội thường xuyên mà mọi người đều có thể tiếp cận được bất kể địa lý.

SAIGON OFFICE CỐ VẤN CÔNG TY THUÊ VĂN PHÒNG

Cho dù bạn cần một văn phòng linh hoạt đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của doanh nghiệp hay không gian cho nhân viên từ xa của bạn cộng tác và chia sẻ ý tưởng hoặc văn phòng truyền thống thì Saigon Office luôn cam kết đồng hành cùng bạn tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với ngân sách, nhu cầu, diện tích, vị trí,... 

Đại dịch đã dạy chúng ta rất nhiều về cách chúng ta làm việc. Điều đó đã chứng minh rằng các thói quen thông thường của chúng ta không được đặt ra và những cách làm việc thay thế không chỉ khả thi mà còn có thể có tác động lâu dài đến hạnh phúc, năng suất và sức khỏe của chúng ta. Tương lai của công việc là linh hoạt, và một số doanh nghiệp lớn đang chuyển sang mô hình kết hợp như một cách để đạt được sự linh hoạt mà nhân viên của họ cần.

Hãy liên hệ Saigon Office qua số điện thoại 0908 600 359 để được tư vấn miễn phí khi thuê văn phòng tại TPHCM hoặc tham khảo thêm các bài viết bên dưới:

• Kinh nghiệm thuê văn phòng
• Quy trình thuê văn phòng
• Cách tìm thuê văn phòng cho Startup khởi nghiệp
• 5 nhóm chi phí chính khi thuê văn phòng
• Lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Nguồn: Wework