Hybrid Workspace là gì? Mô hình nơi làm việc kết hợp

Name: Hybrid Workspace là gì? Mô hình nơi làm việc kết hợp
Brand: Hybrid Workspace là gì? Mô hình nơi làm việc kết hợp

Thứ ba, 04:21 Ngày 12/10/2021

HYBRID WORKSPACE

HYBRID WORKSPACE LÀ GÌ?

Hybrid Workspace, hay Mô hình nơi làm việc kết hợp, là một kiểu môi trường làm việc kết hợp các đặc điểm của làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.

Trong một nơi làm việc kết hợp điển hình, một số hoặc tất cả nhân viên có quyền tự do lựa chọn địa điểm và thời gian họ làm việc, phân chia thời gian giữa làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng trung tâm.

Một công ty sử dụng mô hình làm việc kết hợp có thể có một hoặc nhiều văn phòng nơi một phần lực lượng lao động của họ thường xuyên đi làm, trong khi những nhân viên còn lại làm việc từ xa hoặc tại nhà. Điều này trái ngược với mô hình làm việc hoàn toàn từ xa, trong đó không có cơ sở vật chất và tất cả nhân viên làm việc từ xa.

Môi trường kết hợp hoạt động như thế nào tùy thuộc vào công ty, nhưng nó có thể bao gồm một số ít nhân viên thường trực tại chỗ hoặc một số nhóm hoạt động theo lịch trình thay đổi, hoán đổi giữa hai tuần một lần.

Dù được tổ chức theo cách nào, mục tiêu của nơi làm việc kết hợp là cân bằng nhu cầu của từng người lao động với khả năng cộng tác và năng suất của họ trong một không gian vật chất chung.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những lợi thế của nơi làm việc kết hợp, lý do tại sao nhiều công ty đang hướng tới cách làm việc này và thảo luận một số mẹo cơ bản về việc triển khai mô hình kết hợp cho công ty của bạn

Xem thêm: Nhược điểm và ưu điểm của mô hình văn phòng kết hợp

Xem thêm:

TẠI SAO DOANH NGHIỆP CHUYỂN SANG MÔ HÌNH NƠI LÀM VIỆC KẾT HỢP

Kể từ khi đại dịch COVID-19 ảnh hưởng đến cách chúng ta làm việc, các doanh nghiệp đã buộc phải suy nghĩ lại về ý nghĩa của việc có một nơi làm việc thực tế.

Các ưu tiên của nhân viên đã phát triển trong năm qua. Một số người trong chúng ta miễn cưỡng trở lại văn phòng, trong khi nhiều người chỉ đơn giản là không thể đợi để quay lại.

Hầu hết đều đồng ý rằng truyền thống bấm giờ theo ca từ 9h đến 5h chỉ còn là câu chuyện của quá khứ và cần phải thực hiện một cách tiếp cận linh hoạt hơn.

Năm vừa qua đã chứng minh rằng chúng ta có các công cụ, phần mềm và kỹ năng để làm việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi, nhưng điều đó cũng chỉ ra những mặt trái của làm việc từ xa.

Nhân viên có thể cảm thấy bị cô lập hoặc bị coi thường. Công nghệ của họ ở nhà có thể thiếu hoặc không gian làm việc của họ có thể chật chội hoặc đầy những thứ gây xao nhãng.

Việc dần dần trở lại văn phòng sẽ được định hình bởi những bài học của giai đoạn bắt buộc làm việc tại nhà này. Nhân viên muốn chọn nơi và thời gian họ làm việc. Họ muốn tránh những chuyến đi làm bận rộn và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè. Họ cũng muốn gặp trực tiếp các đồng nghiệp và cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung trong một không gian vật lý không phải là bàn ăn được sắp xếp lại vội vàng của họ.

Tất cả những yếu tố này đã làm nảy sinh ra nơi làm việc kết hợp, một sự pha trộn giữa làm việc từ xa và văn phòng nhằm mục đích tách công ty khỏi trụ sở thực tế, trong khi vẫn cho phép nhân viên tự do làm việc ở đó nếu họ muốn.

Đối với các nhà tuyển dụng, nơi làm việc kết hợp là một cơ hội để định hình lại bố cục văn phòng hiện có, thu hút tài năng mới từ những nơi xa hơn và tăng sự đa dạng của lực lượng lao động.

Các công ty cũng đã nhận thấy tác động tích cực của việc làm việc từ xa đối với sự hài lòng và năng suất của nhân viên.

Hybrid Workspace, hay Môi trường lai, là một cách để duy trì tác động tích cực đó về lâu dài.

Xem thêm - Cập nhật và so sánh giá:

Văn phòng trọn gói quận 1
... và giá thuê văn phòng ở các quận khác tại đây

TẠI SAO NHÂN VIÊN THÍCH HYBRID WORKSPACE?

Ngay cả trước khi đại dịch xảy ra, các nhân viên ngày càng coi trọng sự linh hoạt tại nơi làm việc. Có quyền tự do lựa chọn địa điểm và thời gian họ làm việc quan trọng hơn tiền lương đối với 9/10 người thuộc thế hệ Millennials.

Điều này phản ánh quan điểm đang phát triển về cách chúng ta nghĩ về công việc và nơi nó được hoàn thành, nhưng xu hướng sẽ thay đổi khi bạn khảo sát những nhân viên trẻ hơn.

Sẽ không lâu nữa trước khi Thế hệ Z trở thành phân khúc thống trị của dân số lao động.

Trong một cuộc khảo sát về Salesforce năm 2020, nhóm này bày tỏ mong muốn ngày càng tăng không chỉ làm việc ở nhà mà là chia thời gian làm việc giữa ở nhà và văn phòng.

Đối với một công nhân khi bắt đầu sự nghiệp của họ, văn phòng được coi trọng hơn, chứ không phải ít hơn. Nó được xem như một nơi để giao lưu, kết nối và cộng tác. Có thể chọn tần suất ở văn phòng vẫn quan trọng, nhưng dữ liệu cho thấy Gen Z ít quan tâm đến việc làm việc tại nhà hơn so với các đồng nghiệp lớn tuổi của họ.

Sự thay đổi sở thích này đối với nơi làm việc kết hợp và tránh làm việc hoàn toàn từ xa có thể được giải thích bởi một vài yếu tố. Trung bình, mỗi chúng ta đều được trang bị tốt hơn để làm việc ở bất kỳ đâu có ổ cắm điện và kết nối Wi-Fi tốt.

Phần mềm dựa trên đám mây đã giúp cho việc cộng tác trở nên khả thi và đáng tin cậy trong mọi khoảng cách. Và chúng ta ngày càng chú ý đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình, định hình lịch trình công việc của chúng ta để phù hợp với cuộc sống cá nhân của chúng ta, thay vì ngược lại.

Nhưng đối với một số người lao động, khả năng làm việc hoàn toàn tại nhà có thể bị hạn chế bởi hoàn cảnh cá nhân của họ.

Những nhân viên trẻ tuổi ít có khả năng có không gian ở nhà để thiết lập một văn phòng thoải mái, hoặc họ vẫn có thể sống với cha mẹ hoặc với bạn cùng phòng. Họ đặc biệt coi trọng thời gian gặp mặt trực tiếp với đồng nghiệp để giúp họ xây dựng mối quan hệ, học hỏi các kỹ năng mới và tiếp cận với sự cố vấn.

Trong một môi trường kết hợp, lợi ích của việc làm việc linh hoạt cùng với lợi ích của việc có trụ sở chính. Đại dịch đã thúc đẩy một xu hướng hiện có, chứng minh rằng lực lượng lao động phân tán là có thể, nhưng nó cũng làm nổi bật một số thiếu sót của mô hình làm việc từ xa thuần túy.

Nhân viên — đặc biệt là những người mới bắt đầu — giờ muốn điều tốt nhất của cả hai thế giới.

Xem thêm: 8 loại không gian làm việc sáng tạo trong văn phòng

CÁCH TRIỂN KHAI HYBRID WORKSPACE THÀNH CÔNG

Chuyển đổi sang một nơi làm việc kết hợp có nghĩa là tua lại các quy trình của công ty bạn từ trong ra ngoài, đảm bảo chúng hoạt động bất kể chúng đang được sử dụng ở đâu.

Đây là một trong những thách thức khó khăn nhất mà một doanh nghiệp có thể thực hiện và cách bạn tiếp cận thách thức đó tùy thuộc vào quy mô và hình thức doanh nghiệp của bạn.

Hãy xem các công ty tương tự như công ty của bạn đã chuyển sang phương thức làm việc kết hợp hoặc từ xa như thế nào và chú ý đến những bài học mà họ đã học được — và những sai lầm mà họ đã mắc phải — trong suốt quá trình đó. Để giúp bạn lập kế hoạch, đây là một vài ý tưởng chung cần ghi nhớ.

Hỏi nhân viên họ thực sự muốn gì

Đừng cho rằng tất cả công nhân đều muốn điều giống nhau. Các ưu tiên của mọi người là khác nhau và việc triển khai một nơi làm việc kết hợp thành công cần có sự phản hồi của nhân viên từ mọi góc của doanh nghiệp.

Khảo sát nhóm của bạn và phản hồi câu trả lời của họ. Hãy thực tế với họ về những loại thay đổi bạn có thể thực hiện đối với nơi làm việc và sẵn sàng lắng nghe những mối quan tâm và yêu cầu của họ.

Mang đến các lựa chọn, nhưng không quá nhiều

Cung cấp cho nhân viên lựa chọn gồm hai hoặc ba cách làm việc tại công ty của bạn: một cách chủ yếu làm việc tại văn phòng, một cách chủ yếu làm việc tại nhà và một cách khác ở giữa. Hãy để mọi người thay đổi sở thích của họ, nhưng cố gắng khuyến khích họ không làm điều này quá thường xuyên.

Bằng cách này, bạn có thể lập kế hoạch trước và có ý tưởng chắc chắn về vị trí của mọi người vào bất kỳ thời điểm nào, cho phép bạn phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Nắm bắt công nghệ

Phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa tương tự cũng là trọng tâm của một nơi làm việc kết hợp hoạt động trơn tru. Tận dụng phần mềm năng suất dựa trên đám mây và các công cụ hội nghị truyền hình để tạo ra một sân chơi bình đẳng giữa những người đang làm việc từ xa và những người đang làm việc tại văn phòng.

Hãy đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập vào phần cứng mà họ cần để làm việc từ xa.

Xác định bất kỳ nhiệm vụ hàng ngày nào chỉ có thể được hoàn thành tại văn phòng, xem xét lý do tại sao có thể là như vậy và sau đó tìm kiếm các giải pháp thay thế.

Một nhân viên sẽ không kém khả năng làm công việc của họ khi họ không có mặt tại văn phòng.

Họ cũng phải có quyền tiếp cận vào bất kỳ tài nguyên và thông tin nào họ cần để có hiệu quả, vì vậy hãy làm cho những tài nguyên và thông tin này có thể tiếp cận và dễ dàng tiếp cận. Ghi lại mọi chi tiết cuối cùng — từ cuộc họp khách hàng đến cuộc trò chuyện thân mật trong hành lang — để mọi nhân viên đều được cập nhật trên cùng một trang.

Xem thêm: Nền tảng công nghệ dành cho văn phòng chuyển đổi số

Duy trì văn hóa doanh nghiệp của công ty bạn

Một công ty có thể có một triết lý doanh nghiệp hoặc một tập hợp các giá trị hướng dẫn, nhưng văn hóa nơi làm việc phát sinh một cách tự nhiên từ sự tương tác giữa những người lao động.

Giữ các nhân viên từ xa gắn bó với xã hội văn phòng bằng các buổi gặp mặt trực tuyến không chính thức và các họp mặt trực tuyến.

Đảm bảo rằng các đồng nghiệp từ xa cảm thấy họ đang có được trải nghiệm nhân viên hoàn chỉnh. Xem xét các đặc quyền để đảm bảo chúng không chỉ mang lại lợi ích cho những nhân viên đến văn phòng. Ví dụ: nếu nhân viên có thể thưởng thức cà phê và đồ ăn nhẹ không giới hạn trong căng tin, bạn có thể cung cấp cho nhân viên từ xa đăng ký cà phê miễn phí hoặc có thể là bộ dụng cụ ăn uống miễn phí.

Việc chuyển văn hóa cá nhân sang một nền văn hóa xã hội hoặc hỗn hợp là một thách thức lớn và nó không xảy ra trong một sớm một chiều. Bắt đầu bằng cách quyết định giá trị của công ty bạn, viết chúng bằng văn bản và sau đó củng cố chúng qua mọi kênh bạn có thể.

Xem thêm: Activity-Based Working là gì?

Đặt danh sách việc làm của bạn từ xa

Bài kiểm tra thực sự của một nơi làm việc kết hợp là cách bạn tuyển dụng nhân viên mới. Bất cứ nơi nào bạn có thể, hãy lập danh sách việc làm theo vị trí bất khả tri. Phát triển một quy trình phỏng vấn và tuyển dụng mới để hỗ trợ các ứng viên bất kể họ ở xa văn phòng như thế nào, đồng thời cung cấp cho họ các nguồn lực và cơ hội cần thiết để đi đến và đi từ văn phòng cho các cuộc họp và sự kiện xã hội.

Tạo bố cục văn phòng khác biệt với xã hội

Với ít người hơn trong văn phòng, bạn có thể dễ dàng triển khai bố cục được tối ưu hóa cho sự an toàn của nhân viên. Không rõ các nguyên tắc về khoảng cách xã hội sẽ kéo dài trong bao lâu, vì vậy hãy sử dụng cơ hội này để giảm mật độ nơi làm việc và tạo không gian làm việc chung xung quanh văn phòng. Giới thiệu nhiều không gian cá nhân giữa các nơi làm việc và thiết kế hệ thống một chiều để dẫn dắt nhân viên đi xung quanh tòa nhà một cách an toàn.

Đừng bỏ qua những người bạn không thể nhìn thấy

Những người làm việc ở xa ít được nhìn thấy hơn so với những người đồng nghiệp tại văn phòng của họ, điều đó có nghĩa là họ có nhiều nguy cơ bị bỏ qua để được thăng chức và các cơ hội khác.

Hãy nhận biết sự thiên vị tự nhiên này và thực hiện các bước để đảm bảo sự công bằng và bình đẳng trong việc ra quyết định của bạn.

Đào tạo người quản lý để hỗ trợ và bao gồm nhân viên làm việc từ xa, đồng thời điều chỉnh quy trình tuyển dụng của bạn để tạo ra một sân chơi bình đẳng nhất có thể, để nhân viên từ xa không thấy mình gặp bất lợi về chuyên môn chỉ vì không có mặt trong phòng.

Nguồn: Wework

Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM

GIỚI THIỆU VỀ SAIGON OFFICE - CHUYÊN GIA CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI TPHCM

Saigon Office là đối tác với hơn 1,000 tòa nhà khắp 19 quận của thành phố nhằm đa dạng hóa lựa chọn cho mỗi khách hàng. Trong suốt quá trình hoạt động, Saigon Office cũng được nhiều đối tác là chủ đầu tư các chuỗi cao ốc văn phòng tại các quận, doanh nghiệp trong và ngoài nước như LEAN Group, Regus Group đánh giá cao về chất lượng dịch vụ cho thuê văn phòng tại TPHCM.

Với những nỗ lực không ngừng nghỉ của mình, ngày 5/12/2020, Saigon Office được vinh dự nhận Giải thưởng Top 10 Thương hiệu mạnh ASEAN. Chương trình do Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Doanh nghiệp châu Á phối hợp với các tổ chức quốc tế, giám sát chất lượng bởi Hiệp hội Thông tin Công nghiệp châu Á - AIPA, Câu lạc bộ Doanh nhân Việt Nam, được tổ chức thường niên nhằm mục đích tôn vinh các thương hiệu uy tín, hàng đầu Việt Nam.