Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật

Name: Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật
Brand: Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật

Thứ hai, 02:39 Ngày 25/04/2022

5 kinh nghiệm Tìm Không gian Văn phòng Cho thuê cho công ty Luật

Không gian văn phòng bạn chọn có ảnh hưởng sâu sắc đến văn hóa công ty, hạnh phúc của nhân viên và năng suất tổng thể. Cho dù công ty luật đã phát triển vượt trội về không gian hay chỉ đang cần nâng cấp, thì việc di chuyển văn phòng không phải là một quyết định xem nhẹ.

Trước khi bắt đầu tham quan các không gian văn phòng tiềm năng cho công ty luật, hãy đảm bảo rằng bạn nắm chắc ngân sách, sức chứa tối thiểu, loại không gian đang tìm kiếm và những vị trí nào phù hợp. Và tất nhiên, bạn cần một nhà môi giới văn phòng cho thuê chuyên nghiệp. Tại Saigon Office, chúng tôi đã giúp nhiều công ty luật tìm được không gian văn phòng hoàn hảo cho các yêu cầu cụ thể của họ. Hãy xem các mẹo sau để giúp bạn bắt đầu tìm văn phòng luật phù hợp.

BƯỚC 1: NẮM RÕ NGÂN SÁCH THUÊ VĂN PHÒNG LUẬT

Trước khi bạn ký hợp đồng thuê hoặc thậm chí xem xét các không gian văn phòng tiềm năng, hãy ngồi xuống và xem xét ngân sách của bạn. Mặc dù một số chủ nhà sẵn sàng thương lượng giá cả, nhưng bạn không muốn lãng phí thời gian đi tham quan những không gian nằm ngoài tầm giá của mình. Hầu hết các chủ nhà đều muốn người thuê ký hợp đồng thuê từ 3 đến 5 năm, vì vậy, dự đoán tổng thu nhập của công ty bạn trong khoảng thời gian đó sẽ giúp bạn quyết định đúng cho lộ trình lâu dài. Nói chung, bạn nên cố gắng giữ chi phí thuê văn phòng bằng hoặc dưới 10% tổng thu nhập của mình.

Tất nhiên, thanh toán tiền thuê không phải là chi phí duy nhất liên quan đến việc thuê không gian văn phòng luật. “Bạn thực sự phải nghiên cứu tất cả các chi phí để vận hành một không gian,” Brett Prikker, Giám đốc Tài khoản Chính của BDC cho biết. “Nhiều doanh nghiệp vượt quá ngân sách bởi vì họ không xem xét tất cả các chi phí thuê và cuối cùng làm tổn hại đến lợi nhuận của họ.” Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng bạn đã tính đến các chi phí “ẩn” như tiện ích, thuế tài sản, bảo hiểm, bảo trì, sửa chữa, cảnh quan, có khả năng làm tăng chi phí thuê nhà, chi phí di chuyển và cải tạo.

Cập nhật giá văn phòng cho thuê quận 1

Xem thêm: 7 Lợi ích khi công ty Luật thuê văn phòng chia sẻ

BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH SỨC CHỨA HAY DIỆN TÍCH THUÊ VĂN PHÒNG

Khi chọn không gian văn phòng cho công ty luật của mình, bạn sẽ muốn chọn một không gian có đủ phòng — và loại phòng phù hợp — để nhân viên của bạn làm việc tốt nhất. Khi xem xét nhu cầu về không gian, thông thường bạn nên ghi nhớ ba yếu tố cơ bản.

Đầu tiên, bạn có bao nhiêu nhân viên? Các công ty luật thường cần tối thiểu 7m2 cho mỗi nhân viên vì nhu cầu về văn phòng riêng, khu vực lễ tân và phòng hỗ trợ (chẳng hạn như nhà bếp hoặc phòng chứa hồ sơ).
Thứ hai, nhu cầu bố trí kinh doanh của bạn là gì? Mỗi công ty luật đều khác nhau, vì vậy hãy nghĩ xem loại không gian văn phòng nào sẽ hữu ích nhất cho nhân viên của bạn. Ví dụ: các luật sư thường dành nhiều thời gian để thảo luận về các vấn đề bảo mật, vì vậy bạn có thể muốn xem xét một không gian có nhiều địa điểm họp riêng, nơi các nhân viên có thể gặp nhau hoặc với khách hàng. Các không gian hữu ích khác mà bạn có thể muốn xem xét là phòng ăn trưa và phòng hội nghị.
Thứ ba, công ty của bạn có thể phát triển như thế nào trong tương lai gần? Hãy nhớ rằng hầu hết các hợp đồng thuê kéo dài ít nhất từ ba đến năm năm. Một công ty có thể phát triển rất nhiều trong thời gian đó; bạn sẽ thế nào nếu công ty của bạn thuê thêm 10 nhân viên trong năm tới và bạn không có thêm chỗ ngồi hoặc văn phòng cho họ? Bạn không thể đoán trước mọi thứ, nhưng ít nhất bạn sẽ muốn cố gắng chọn một không gian văn phòng phù hợp với quỹ đạo phát triển dự kiến của công ty luật của bạn.

Xem thêm:

BƯỚC 3: CÂN NHẮC NHIỀU LOẠI VĂN PHÒNG CHO CÔNG TY LUẬT

Khi bạn đã vạch ra ngân sách và quyết định khoảng không gian văn phòng bạn cần, đã đến lúc quyết định loại không gian bạn muốn. Ngân sách, thời gian thuê và các yêu cầu về không gian cụ thể đều ảnh hưởng đến sự lựa chọn này. Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều lựa chọn cho các loại không gian văn phòng:

Văn phòng cho thuê lại (Subleasing). Đặc biệt nếu bạn là một công ty luật nhỏ đang tìm cách thuê không gian Hạng A với giá cả phải chăng hơn hoặc nếu bạn chỉ muốn các điều khoản thuê linh hoạt hơn, thì thuê lại có thể là một lựa chọn tốt cho bạn. Chọn thuê lại thường có nghĩa là chấp nhận hầu hết không gian nguyên trạng, vì vậy nếu bạn có yêu cầu về không gian thực sự cụ thể hoặc đang có kế hoạch cải tạo nhiều nơi, đây có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Cho thuê lại hiếm khi cho phép cải tạo, vì vậy hãy chuẩn bị để di chuyển vào không gian nguyên trạng.
Văn phòng Executive suites (Executive suites). Executive suites cung cấp cho các công ty nhỏ hơn cơ hội chỉ thuê không gian họ cần và vẫn thể hiện một bầu không khí chuyên nghiệp cho khách hàng đến thăm. Khách tham quan có thể chào hỏi trợ lý hành chính chung của tòa nhà, người này có thể mang cà phê đến sau đó gọi cho bạn để thông báo cho bạn biết khách hàng của bạn đang ở đây. Sau đó, bạn có thể di chuyển vào một phòng họp mà bạn đã đặt trước để tổ chức cuộc họp của mình. Một lần nữa, tùy chọn này thường đi kèm với đồ nội thất có sẵn và thậm chí mà bạn không được phép trao đổi, vì vậy đây có lẽ không phải là ý tưởng hay cho các công ty có nhiều kỳ vọng về bố trí nội thất hoặc xây dựng.
Văn phòng làm việc hợp tác (Coworking). Một số luật sư cá nhân và các công ty nhỏ đang chọn không gian làm việc chung, nơi cung cấp bàn làm việc chuyên dụng và khu vực chung cho tất cả các loại freelance, doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ để làm việc cùng nhau. Thông thường, những không gian này có sẵn cà phê, Wi-Fi, máy in, máy fax, tiện ích chung và các tiện nghi khác. Kiểu thiết lập này mang lại cơ hội kết nối, sự kết giao và cộng tác. Các luật sư và công ty thường làm việc với các doanh nghiệp nhỏ có thể tìm thấy khách hàng mới làm việc trong mô hình cho thuê Coworking này. Hai nhược điểm là môi trường bận rộn và thiếu sự riêng tư.
Văn phòng pre-built spaces. Có thể công ty luật của bạn đủ lớn và sinh lợi để cho thuê không gian riêng cho mục đích xây dựng thương hiệu và môi trường, nhưng bạn không muốn chi quá nhiều tiền vào việc cải tạo và trang trí không gian. Người môi giới cho thuê văn phòng của bạn có thể xác định được một không gian được xây dựng sẵn và sẵn sàng chuyển đến. Thông thường, những không gian này bao gồm văn phòng riêng, phòng họp, khu vực lễ tân, nhà bếp, sàn và hoàn thiện bằng gỗ hoặc thép. Bạn chỉ cần mang theo đồ nội thất của riêng bạn.
Văn phòng cho thuê truyền thống (Build-out). Nếu công ty của bạn lớn hơn và đòi hỏi các yêu cầu bố trí văn phòng cụ thể hơn, bạn có thể muốn thuê không gian của riêng mình và chọn một tòa nhà cho thuê cho phép bạn thực hiện tất cả các cải tạo mà bạn muốn. Các dự án xây dựng có thể tốn kém, vì vậy hãy đảm bảo thảo luận các chi tiết cụ thể với chủ nhà và người môi giới cho thuê tiềm năng của bạn trước khi ký bất kỳ điều gì. Người môi giới của bạn có thể thương lượng khoản trợ cấp cải thiện cho người thuê nhà (TIA) từ chủ nhà để tài trợ cho việc cải tạo văn phòng của bạn. Quá trình lưu diễn, ký hợp đồng thuê và cải tạo không gian thường mất từ bốn đến sáu tháng.

Xem thêm: Văn phòng hiện đại là gì?

BƯỚC 4: CHỌN HÀNG XÓM GẦN VĂN PHÒNG

Vị trí, vị trí, vị trí! Kích thước văn phòng và tiện nghi là quan trọng, nhưng vị trí - bạn cũng đoán được rồi đó. Đầu tiên, hãy xem xét nhân viên của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, họ sẽ đi phương tiện công cộng hoặc lái xe đến văn phòng mỗi ngày, vì vậy hãy nghĩ xem họ sẽ mất bao lâu để đến đó. Ngoài ra, bạn có thể muốn nghĩ đến việc gần những thứ như nhà hàng, công viên, khách sạn, khu dân cư và bất cứ thứ gì khác mà nhân viên của bạn có thể muốn ở gần. Cuối cùng, vị trí đôi khi ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Nếu bạn ở ngoài khu trung tâm thương mại, khách hàng sẽ gặp khó khăn hơn khi đến văn phòng của bạn. Đặt văn phòng làm việc ở khu vực nhộn nhịp nhất của thành phố cũng không phải là lý tưởng cho mọi công ty luật; hãy khám phá các địa điểm khác nhau trước khi đưa ra quyết định.

BƯỚC 5: CHỈ ĐỊNH NHÀ MÔI GIỚI VĂN PHÒNG CHO THUÊ ĐÁNG TIN CẬY

Khi bạn đã có một số ý tưởng về ngân sách của mình, bao nhiêu không gian bạn cần, loại không gian làm việc phù hợp và nơi bạn muốn đặt văn phòng của mình, đã đến lúc bắt đầu làm việc với một nhà môi giới văn phòng cho thuê. Giống như một đại lý bất động sản hỗ trợ mua nhà, một nhà môi giới cho thuê văn phòng làm cho quá trình tìm thuê văn phòng dễ dàng hơn nhiều.

Anh ấy hoặc cô ấy sẽ giúp thu hẹp tìm kiếm của bạn dựa trên ngân sách của bạn và các yêu cầu cụ thể, sau đó đặt lịch các chuyến tham quan các không gian phù hợp với các yêu cầu này. Ngoài ra, một nhà môi giới cho thuê sẽ hỗ trợ đàm phán các chi tiết thuê, bao gồm thời hạn thuê, ngày chuyển đến, tiền thuê, chi phí xây dựng, TIA và các chi phí khác. Hơn hết, các công ty môi giới cho thuê nhận hoa hồng từ chủ nhà và hoàn toàn miễn phí cho bạn.

Nguồn: Squarefoot

Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM