Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Công nghệ Phần Mềm IT

Hợp đồng thuê văn phòng là một thỏa thuận cho phép doanh nghiệp thuê bất động sản thương mại từ một chủ tòa nhà. Hợp đồng thuê thương mại có ba hình thức chính: full-service leases, net leases, và modified gross leases. Quá trình xác định, đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng là một quá trình dài. Kiến thức về các bước cần thiết được thảo luận chi tiết trong bài viết này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

THUÊ VĂN PHÒNG SO VỚI MUA BẤT ĐỘNG SẢN

Đầu tiên, việc quyết định mua hay thuê bất động sản thương mại là rất hợp lý. Có những dịp khi mua bất động sản thương mại là thuận lợi. Cụ thể, lợi ích của việc mua BĐS so với thuê văn phòng bao gồm:

• Xây dựng vốn chủ sở hữu: Bạn có thể sử dụng vốn chủ sở hữu này làm tài sản thế chấp để mở rộng thêm.
• Sở hữu tài sản tăng giá: Các tài sản bất động sản thương mại có thể tăng giá trị theo thời gian, có lẽ bạn sẽ sinh lời nếu bán. Tuy nhiên, tài sản cũng có thể mất giá trị, khiến nó trở thành một khoản đầu tư có rủi ro mà bạn cần cân nhắc.
• Khấu hao của tòa nhà: Bạn có thể yêu cầu khấu hao hàng năm trên tờ khai thuế của mình.
• Dòng tiền: Các không gian thương mại thường yêu cầu các doanh nghiệp có chủ sở hữu chiếm 51% diện tích của tòa nhà. Tuy nhiên, bạn có thể cho thuê không gian còn lại và nhận thu nhập cho thuê diện tích văn phòng.

Việc các tòa nhà thương mại được bán không có gì lạ, điều này có thể khiến người thuê gặp khó khăn. Nếu bạn đang thuê một không gian đã được bán cho một chủ nhà khác, bạn có thể bị đuổi khỏi không gian của mình ― điều này sẽ được nêu rõ trong điều khoản chấm dứt trong hợp đồng thuê. Nếu bạn sở hữu không gian của riêng mình, bạn sẽ không bao giờ bị đuổi.

Với việc thuê văn phòng, người thuê tránh phải trả trước khoản vay thương mại, có thể dao động từ 10% đến 25% giá mua bất động sản. Thay vào đó, họ phải trả một khoản đặt cọc có thể hoàn lại có thể lên tới sáu tháng tiền thuê. Hơn nữa, các khoản thanh toán cho thuê có thể được khấu trừ, giảm gánh nặng thuế.

Ngược lại, chủ sở hữu tài sản chỉ có thể khấu hao tài sản trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó. Chủ sở hữu cũng có thể khấu trừ các khoản thanh toán lãi suất và phí gốc nếu tài sản là bất động sản thương mại.

• Xem thêm: Giá Văn phòng cho thuê quận 1 và quận 3

HÌNH THÀNH THÔNG SỐ ĐÁNH GIÁ VĂN PHÒNG CHO THUÊ

Nếu công ty IT quyết định thuê văn phòng, bước tiếp theo là thiết lập các thông số tài sản của bạn vì có nhiều loại bất động sản thương mại dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình. Các thông số này sẽ giúp bạn giới hạn tìm kiếm trong các không gian thương mại phù hợp với nhu cầu của bạn. Cụ thể, bạn sẽ muốn hiểu những điều sau:

• Nhóm khách hàng hoặc nhân viên lý tưởng
• Phân vùng bất động sản thương mại
• Kích thước mong muốn
• Ngân sách tối đa
• Khả năng tiếp cận

Nhóm khách hàng hoặc nhân viên lý tưởng

Hiểu khách hàng lý tưởng của bạn là thông số thuộc tính quan trọng nhất nếu bạn là một công ty công nghệ (IT) đang tìm cách thu hút khách thực tế đến vị trí của mình. Nhà hàng, địa điểm bán lẻ và các loại hình kinh doanh tương tự là những ví dụ điển hình. Các doanh nghiệp này nên biết khách hàng lý tưởng của họ đang ở đâu. Một nhà hàng bình dân có thể thuê một không gian thương mại trong khu vực có thể tiếp cận được với những người thích ăn uống nhanh. Ngoài ra, một nhà hàng Sao Michelin có thể muốn chọn một địa điểm khác trong một khu vực giàu có hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm không gian văn phòng, bạn sẽ muốn tìm một không gian thương mại thuận tiện cho nhân viên của mình. Bạn có thể tiến hành một phân tích tương tự và tìm một khu vực đông dân cư hoặc dễ dàng tiếp cận với nhóm nhân viên lý tưởng của bạn.

Phân vùng bất động sản thương mại

Các tài sản bất động sản thương mại được phân vùng cho các mục đích sử dụng cụ thể. Ví dụ, nhà kho là một tài sản thương mại được quy hoạch để sử dụng trong công nghiệp. Các phân vùng thương mại khác bao gồm giải trí, văn phòng, bán lẻ và nhà hàng. Kiểu phân vùng quy định loại hình kinh doanh có thể hoạt động bên ngoài tòa nhà thương mại. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu luật phân vùng của địa phương cũng như loại phân vùng mà doanh nghiệp của bạn cần.

Kích thước mong muốn

Các lựa chọn cho thuê thương mại có sẵn phần lớn phụ thuộc vào kích thước và cách bố trí của không gian bạn cần. Để tính toán quy mô, hãy xác định số lượng khách hàng hoặc quy mô lực lượng lao động của bạn để tính được diện tích vuông cần thiết.

Ví dụ: các nhà hàng và địa điểm bán lẻ thường yêu cầu trung bình 8 mét vuông cho mỗi khách hàng. Trong khi đó, các văn phòng thường yêu cầu không gian làm việc có thể sử dụng từ 60 đến 100 mét vuông cho mỗi nhân viên. Nhân số lượng khách hàng hoặc nhân viên mong muốn với diện tích hình vuông thích hợp để mang lại kích thước không gian thương mại mà bạn cần.

Ngân sách tối đa

Một điều khác bạn sẽ muốn xác định là ngân sách hàng tháng của công ty mình. Điều này sẽ giúp bạn giới hạn tìm kiếm của mình ở những không gian có giá cả phải chăng. Ngân sách của công ty công nghệ phần mềm (IT) phần lớn phụ thuộc vào quy mô và hiệu quả hoạt động.

Bắt đầu bằng cách xác định giá trung bình trên mỗi mét vuông cho khu vực của bạn. Giá mỗi mét vuông thường được tính từ số tiền thuê chia cho tổng số mét vuông có thể thuê của không gian. 

Sau khi bạn tìm thấy giá trung bình trên mỗi mét vuông, hãy nhân nó với diện tích mà bạn cần cho doanh nghiệp của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ngân sách hàng năm dự kiến ​​cho hợp đồng văn phòng của bạn. 

Tiếp theo, bạn sẽ muốn cộng các tiện ích dự kiến ​​và phí quản lý bảo trì khu vực chung (CAM) và đưa chúng vào tính toán ngân sách tối đa của mình. Một nguyên tắc nhỏ là phí CAM sẽ có giá từ 10% đến 30% khoản thanh toán thuê hàng năm của bạn.

Bạn cũng sẽ muốn bao gồm chi phí cho bất kỳ khoản tiền xây dựng mới nào dự kiến ​​hoặc tăng tiền thuê hàng năm. Ví dụ về việc gia công sẽ bao gồm thiết bị nhà bếp trong nhà hàng hoặc các kệ và tường cố định trong một cơ sở bán lẻ. Chi phí xây dựng phần lớn phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, nhưng có thể yêu cầu chủ nhà trang trải một số chi phí. Đối với việc tăng tiền thuê, hãy dự toán rằng khoản thanh toán cho thuê của bạn có thể tăng 3% hàng năm.

Nếu công ty của bạn có thể giữ ngân sách cho thuê của mình dưới 10% tổng thu nhập hàng năm dự kiến, bạn sẽ có thể quản lý các khoản thanh toán thuê hàng tháng và các khoản phí liên quan.

• Xem thêm: Phân loại 5 nhóm chi phí thuê văn phòng

Khả năng ra vào

Khả năng tiếp cận cũng là một tham số chính đối với các doanh nghiệp bán lẻ và nhà hàng. Những doanh nghiệp này sẽ muốn có bãi đậu xe thích hợp cho khách hàng của họ. Hơn nữa, họ sẽ muốn chọn một vị trí có lượng người đi bộ và lưu lượng xe cộ cao.

TÌM MỘT NHÀ MÔI GIỚI VĂN PHÒNG CHO THUÊ CHUYÊN NGHIỆP

Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều được các nhà môi giới tạo điều kiện. 

Các đại lý môi giới văn phòng có mối quan hệ hợp tác với nhiều chủ tòa nhà để giới thiệu văn phòng cho thuê của họ đến nhu cầu phù hợp của từng doanh nghiệp. Các đại lý môi giới kiếm được một khoản hoa hồng, do chủ tòa nhà trả. 

Người môi giới cho thuê văn phòng đại diện cho quyền lợi của người thuê. Tuy nhiên, các nhà môi giới cho thuê văn phòng kiếm được phần trăm hoa hồng tổng thể do chủ tòa nhà trả, được gọi là phí của người môi giới cho thuê. Người môi giới cho thuê hoạt động như một bên thứ ba khách quan để kết nối các nhu cầu phù hợp với sản phẩm tòa nhà cho thuê.

Khi nào nên sử dụng nhà môi giới cho thuê

Không bắt buộc người thuê phải sử dụng nhà môi giới. Tuy nhiên, các công ty môi giới cho thuê thường có thể giúp người thuê với những việc sau:

• Danh sách văn phòng cho thuê có sẵn
• Định giá thị trường chính xác và dữ liệu so sánh
• Kiến thức về điều kiện thị trường địa phương
• Đàm phán hợp đồng
• Tiếp cận các lựa chọn tài chính

Dịch vụ này thường miễn phí cho người thuê văn phòng vì chủ tòa nhà thường bao trả phí môi giới của người thuê. Do đó, bạn nên tìm một nhà môi giới cho thuê văn phòng và nhờ họ giúp bạn tìm các vị trí thích hợp để cho thuê.

Làm thế nào để tìm một nhà môi giới văn phòng cho thuê chuyên nghiệp?

Các nhà môi giới cho thuê có thể được tìm thấy trực tuyến hoặc thông qua quan hệ cá nhân. 

Dưới đây là một số câu hỏi cần hỏi khi xem xét một nhà môi giới:

• Trải nghiệm của nhà môi giới với các nhu cầu thương mại cụ thể của bạn là gì?
• Quy mô hoạt động bất động sản của nhà môi giới là gì?
• Người môi giới được bồi thường như thế nào?
• Nhiệm vụ ủy thác của nhà môi giới là gì?
• Nhà môi giới có am hiểu về thị trường địa phương không?

Cụ thể, bạn sẽ muốn tìm một nhà môi giới có sự kết hợp giữa kinh nghiệm và sự quan tâm phù hợp. Khi bạn đã xác định được nhà môi giới mà bạn tin tưởng, bạn có thể sẽ ký một hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng này thường quy định rằng mối quan hệ làm việc là độc quyền hoặc không độc quyền.

Thỏa thuận độc quyền với nhà môi giới văn phòng

Thỏa thuận độc quyền là nơi người thuê làm việc độc quyền với một nhà môi giới trong thời gian lên đến một năm. Trong thời gian này, người thuê không thể làm việc với một nhà môi giới khác. 

Xem thêm:

• Quy trình thuê văn phòng
• Lưu ý khi thuê văn phòng
• Kinh nghiệm thuê văn phòng
• Danh sách tòa nhà văn phòng cho thuê
• Phong thủy văn phòng

TÌM HIỂU CÁC LOẠI HÌNH CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Có ba loại hợp đồng thuê thương mại chủ đạo, với các chi phí và lệ phí được đánh giá khác nhau dựa trên loại hình thuê.

Cho thuê văn phòng trọn gói

Hợp đồng thuê dịch vụ văn phòng trọn gói là hình thức thuê thương mại phổ biến nhất đối với các tòa nhà văn phòng. Chủ tòa nhà có trách nhiệm thanh toán các chi phí liên quan đến tài sản, bao gồm thuế tài sản và bảo hiểm, sửa chữa và bảo trì cũng như các tiện ích và dịch vụ chăm sóc nhà cửa. Trong trường hợp này, chủ tòa nhà có trách nhiệm duy trì tài sản. Cũng không có chi phí ẩn và các doanh nghiệp có thể dự báo các khoản thanh toán thuê hàng tháng và hàng năm của họ.

Cho thuê văn phòng truyền thống

Hợp đồng thuê ròng là nơi chủ nhà tính tiền thuê hàng năm thấp hơn so với hợp đồng thuê trọn gói. Tuy nhiên, chủ nhà cũng có thể bao gồm “chi phí thông thường” hàng tháng, bao gồm những thứ như thuế tài sản, bảo hiểm tài sản và các hạng mục bảo trì khu vực chung (CAMS). Hợp đồng thuê ròng có thể là hợp đồng single, double, hoặc triple net lease

Trong khi giá thuê cơ sở thấp hơn đối với người thuê với hợp đồng thuê ròng, người thuê cũng phải chịu trách nhiệm cho các chi phí hàng tháng liên quan đến việc bảo trì tài sản. Những chi phí này thường được thêm vào tiền thuê cơ sở hàng tháng.

TÌM THUÊ ĐÚNG TÒA NHÀ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP

Khi xem xét các danh sách bất động sản thương mại khác nhau, hãy đảm bảo bạn đánh giá những điều sau ngoài các thông số tài sản của mình:

• Vị trí: Đảm bảo rằng cơ sở kinh doanh ở xung quanh khách hàng lý tưởng hoặc lực lượng lao động lý tưởng của bạn. Bạn sẽ muốn tìm một không gian có đủ lưu lượng đi bộ và lưu lượng xe cộ cũng như có đủ chỗ đậu xe cho khách hàng hoặc nhân viên.
• Tiện nghi và dịch vụ: Bạn sẽ muốn hiểu đầy đủ các tiện nghi mà không gian thương mại cung cấp. Những tiện nghi và dịch vụ này có thể bao gồm những thứ như phòng sinh hoạt chung, Wi-Fi miễn phí, lựa chọn ăn uống, không gian ngoài trời, hệ thống thoát nước và tiện ích, an ninh tại chỗ, v.v. Việc phân vùng kinh doanh của bạn thường sẽ quyết định loại tiện nghi và dịch vụ bạn yêu cầu.
• Lịch sử bên cho thuê: Điều quan trọng cần hiểu là các hợp đồng thuê thương mại thường là các thỏa thuận kéo dài nhiều năm. Chủ nhà mà bạn chọn rất có thể sẽ quyết định hợp đồng thuê nhà, thay đổi hợp đồng, tăng tiền thuê, v.v.
• Người thuê cố định: Một số bất động sản thương mại đa đơn vị có người thuê cố định, chẳng hạn như Wal-Mart, Target hoặc các nhà bán lẻ chuỗi lớn khác. Nếu người thuê neo rời đi, chủ nhà có thể thoát khỏi các hợp đồng thuê khác của tài sản một cách hợp pháp. Đảm bảo rằng bạn biết về bất kỳ người thuê mỏ neo nào trước khi bạn ký hợp đồng thuê.

Công ty IT và người môi giới nên xác định nhiều không gian văn phòng để xem. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về giá trung bình và giúp bạn có cơ hội trong quá trình thương lượng. Trong quá trình tìm kiếm của mình, bạn cũng sẽ muốn so sánh giá thuê để đảm bảo bạn luôn phù hợp với ngân sách. Một nguyên tắc chung là bạn nên xem xét ít nhất bốn văn phòng cho thuê trước khi ký hợp đồng thuê.

Các cuộc tham quan văn phòng tòa nhà được tiến hành với người môi giới của bạn và đôi khi là người môi giới của chủ nhà. Với các không gian thương mại yêu cầu xây dựng cho thuê, bạn cũng nên đưa một nhà thầu được cấp phép đi cùng. Phần xây dựng có thể được chủ nhà đài thọ toàn bộ hoặc một phần. Trong trường hợp này, điều quan trọng là bạn có được ước tính cải tạo chính xác và thương lượng việc xây dựng thêm vào hợp đồng thuê của mình.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng một nhà môi giới sáng tạo có thể phát triển các tùy chọn khác có thể mang lại lợi thế như hợp đồng thuê nhà và tính linh hoạt trong thời hạn thuê.

• Xem thêm:  Tiêu chuẩn thuê văn phòng cho công ty công nghệ

ĐÀM PHÁN ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG

Khi công ty công nghệ thông tin đã cân nhắc các lựa chọn thuê văn phòng của mình và các hợp đồng thuê liên quan của chúng, đã đến lúc chọn một hoặc nhiều không gian thương mại và thương lượng các hợp đồng thuê. Khi chính thức tham gia vào quá trình thương lượng hợp đồng văn phòng cho thuê, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách yêu cầu các điều khoản bằng văn bản. Yêu cầu này có thể đến từ bạn hoặc người môi giới của bạn và các điều khoản do chủ tòa nhà cung cấp.

Các điều khoản có thể giống với các điều khoản do chủ tòa nhà đề xuất hoặc do bạn hoặc người môi giới của bạn đề xuất. Các điều khoản bao gồm giá thuê và loại hình thuê, nhưng chúng cũng bao gồm các điều khoản hơn. 

Các điều khoản cho thuê thương mại phổ biến

Các hợp đồng thuê thương mại thường có các điều khoản thuê tương tự nhau. Mặc dù cơ cấu thanh toán có thể khác nhau, nhưng tất cả các hợp đồng thuê đều bao gồm những thứ như tiền đặt cọc và thời hạn thuê bắt buộc. Cụ thể, công ty IT sẽ muốn hiểu các điều khoản sau trong hợp đồng thuê của mình:

Khoảng thời gian

Hợp đồng thuê văn phòng thường từ 3 đến 10 năm. Hợp đồng thuê ngắn hạn có thể có lợi vì nó mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt và giảm bớt gánh nặng tài chính trong tương lai.

Khả năng chuyển nhượng

Nếu có thể chuyển nhượng hợp đồng cho thuê, điều đó có nghĩa là bạn có thể cho thuê lại tài sản hoặc bán doanh nghiệp với hợp đồng cho thuê vào một ngày trong tương lai.

Chi phí vốn

Điều này nêu chi tiết người chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và các chi phí khác liên quan đến tài sản. Hợp đồng thuê ròng sẽ đặt điều này vào người thuê; một hợp đồng thuê dịch vụ đầy đủ sẽ đặt điều này cho chủ nhà.

Thuê & Nâng cấp

Hợp đồng thuê nhà sẽ quy định tiền thuê hàng tháng và hàng năm, cùng với bất kỳ sự leo thang hoặc tăng giá thuê nào trong tương lai. Hầu hết các lần tăng giá thuê trung bình 3% hàng năm.

Tiền cọc

Thông thường, lên đến 3 tháng tiền thuê, tiền đặt cọc bảo vệ chủ tòa nhà khỏi người thuê quá hạn hoặc người thuê nhà gây thiệt hại quá mức cho tài sản.

Tín dụng xây dựng

Những điều này thể hiện khả năng của người thuê để cải thiện không gian thương mại của họ với chi phí của chủ nhà. Các khoản tín dụng xây dựng thường làm giảm tiền thuê, hoàn lại tiền cho người thuê, hoặc chủ nhà bỏ tiền túi ra trả.

Điều khoản chấm dứt

Điều này cho phép một trong hai bên chấm dứt thỏa thuận trong các điều kiện cụ thể.

Rent Abatement

Nếu tài sản thương mại bị hư hỏng, người thuê sẽ trả một khoản tiền thuê được giảm cho đến khi thiệt hại được khắc phục.

Dự phòng gộp

Nếu một tòa nhà còn trống đáng kể, chủ tòa nhà có thể ước tính chi phí hoạt động thay đổi sẽ là bao nhiêu nếu tòa nhà đã được lấp đầy và tính phí người thuê theo tỷ lệ phần trăm của chi phí đó.

Kết luận

Thuê văn phòng cho công ty Công nghệ thông tin là hợp đồng cho thuê dài hạn giữa chủ sở hữu tòa nhà và doanh nghiệp IT. Nghiên cứu về nơi bạn muốn thuê, tìm nhà môi giới phù hợp để hỗ trợ bạn và thương lượng các điều khoản tốt nhất sẽ giúp các công ty công nghệ phần mềm IT có được hợp đồng thuê tốt nhất có thể cho doanh nghiệp của mình. Biên soạn: Le Tu