RFP | Yêu cầu đề xuất khi thuê văn phòng

Name: RFP | Yêu cầu đề xuất khi thuê văn phòng
Brand: RFP | Yêu cầu đề xuất khi thuê văn phòng

Thứ ba, 02:02 Ngày 29/11/2022

REQUEST FOR PROPOSAL

Nếu bạn đang tìm thuê văn phòng mới, thì một lưu ý quan trọng của quy trình này là Bảng yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - RFP). Tại sao? RFP sẽ loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào có thể tồn tại khi bạn tiếp cận các thuộc tính ưa thích của mình.

Với tư cách là đại diện của người thuê văn phòng, chúng tôi đã giúp các khách hàng doanh nghiệp của mình tìm và thay mặt họ đàm phán để đạt được các tính năng tối ưu và các điều khoản cho thuê. Bảng yêu cầu là một bước không thể thiếu để đạt được mục tiêu này. Bằng cách soạn thảo và phân tích hàng trăm RFP, chúng tôi biết chính xác những gì chúng nên bao gồm để bảo vệ quyền lợi của bạn một cách hợp lý.

Chúng tôi sẽ phác thảo kiến thức thị trường của bạn về RFP để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn cho văn phòng của mình.

Xem thêm: Giá thuê văn phòng quận 3

REQUEST FOR PROPOSAL LÀ GÌ?

Một RFP cho phép bạn đi vào các chi tiết cơ bản của một hợp đồng thuê tiềm năng. Đó là một tài liệu chuyên nghiệp được gửi đến chủ nhà về những lựa chọn hàng đầu của bạn về không gian thương mại. Thường được soạn thảo dưới dạng bảng câu hỏi, nó yêu cầu chủ nhà trả lời các chi tiết cụ thể về tài sản, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

Quyền hạn sở hữu và sử dụng
Tiện nghi xung quanh và bên trong văn phòng
Quyền đỗ xe máy và ô tô
Tiêu chuẩn đo lường hệ số tổn thất
Giá thuê văn phòng cơ bản/ phụ phí
Chi tiết tăng tiền thuê / chi phí hoạt động
Chi phí hoạt động trong những năm trước (chi phí quản lý chung)
Trợ cấp bảo trì sửa chữa

Quá trình này tạo cơ hội cho người thuê tìm hiểu sâu hơn về mọi ngóc ngách của một không gian văn phòng. Mặc dù trước RFP, họ có thể hiểu các thông số kỹ thuật của văn phòng, nhưng điều đó có thể không thấu đáo. Giai đoạn RFP rút ra bất kỳ chi tiết ẩn nào khi bạn tiến xa hơn trong một giao dịch. Nó cũng đưa ra bất kỳ kỹ thuật nào chưa được tiết lộ.

Tên "Yêu cầu đề xuất" biểu thị rằng tài liệu chỉ là một yêu cầu. Do đó, nó chưa có tính ràng buộc về mặt pháp lý.

RFP BAO GỒM NHỮNG GÌ?

RFP có thể sẽ được chia thành nhiều phần. Các tiểu thể loại này sẽ bao gồm các câu hỏi khác. Điều này nhằm rút ra càng nhiều chi tiết càng tốt khi xác định các chi tiết cụ thể trong hợp đồng cho thuê của bạn.

Dưới đây là một phác thảo có thể về những gì RFP có thể được chia thành. Như bạn có thể thấy, mỗi danh mục bao gồm các cân nhắc khác. Tuy nhiên, đây không phải là một danh sách hoàn toàn toàn diện. Biết rằng có vô số yếu tố khác cần xem xét tùy thuộc vào hợp đồng thuê tiềm năng của bạn, mục tiêu của tổ chức và chủ sở hữu tài sản.

Thông tin xác định tòa nhà (địa chỉ, tên, dãy phòng, v.v.)
Các hạng mục cơ bản của tòa nhà (quyền sở hữu, kích thước, tính khả dụng, tỷ lệ đỗ xe, v.v.)
Các hạng mục chi phí (tiền thuê, tiền thuê leo thang, giảm giá, trợ cấp cải thiện người thuê, v.v.)
Thời hạn thuê (ngày bắt đầu, thời gian xây dựng, tùy chọn gia hạn, v.v.)
Chi phí hoạt động (thuế, tiện ích, dừng chi phí, v.v.)
Vệ sinh văn phòng
Các yếu tố khác (lối vào tòa nhà, lệ phí, chiều cao của trần nhà, v.v.)
Các hạng mục pháp lý (quyền chuyển nhượng/cho thuê lại, quyền từ chối đầu tiên, quyền sở hữu, v.v.)
Tiền điện ngoài giờ

RFP sẽ phụ thuộc nhiều vào các yêu cầu riêng của bạn đối với văn phòng. Ví dụ, một người thuê lo ngại về chi phí hoạt động tăng giá có thể yêu cầu tổng chi phí hoạt động của tòa nhà trong vài năm qua.

Độ dài và tính toàn diện của tài liệu phụ thuộc vào mức độ bạn và người đại diện của bạn muốn đi sâu. Thông thường, chúng có thể dài hàng chục trang.

Xem thêm:

GIAO THỨC CHO RFP

Chủ sở hữu tòa nhà nhận được RFP, có thể sẽ yêu cầu họ trả lời cụ thể. Với suy nghĩ này, họ sẽ soạn thảo các câu trả lời hoàn chỉnh cho tài liệu. Độ dài phản hồi của họ sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ mở rộng của RFP của bạn. Ví dụ: phản hồi của chủ nhà đối với một yêu cầu đơn lẻ có thể dài vài trang.

Chủ tòa nhà thường dễ dàng bỏ qua một số câu trả lời nhất định trong RFP.

Tiếp tục với ví dụ trên, một chủ tòa nhà tương lai ban đầu có thể không sẵn sàng gửi chi phí hoạt động trong ba năm qua. Khi điều này xảy ra, đại diện của bạn sẽ gửi các yêu cầu tiếp theo để xác định bất kỳ chi tiết nào còn thiếu.

Thường có rất nhiều trao đổi qua lại giữa họ và nhà môi giới của bạn. Bất kỳ câu trả lời nào họ bỏ qua ban đầu có thể được sửa đổi trong tài liệu sau khi người đại diện của bạn đảm bảo câu trả lời. Điều quan trọng là phải giữ lại bất kỳ thông tin bổ sung nào bằng văn bản. Gần như đảm bảo rằng sẽ cần làm rõ ở đâu đó. Nhiều vòng yêu cầu thường được yêu cầu để giúp bạn, người thuê công ty, có được đề xuất toàn diện nhất.

Đảm bảo rằng mọi sửa đổi đối với RFP ban đầu đều được lập thành văn bản. Một đại diện người thuê xuất sắc sẽ không bao giờ chấp nhận xác nhận bằng lời nói. Thay vào đó, họ sẽ yêu cầu mọi thông tin còn thiếu sẽ được gửi qua email, ở mức tối thiểu, để tạo dấu vết trên giấy tờ.

Sau khi đại diện của bạn nhận được đề xuất của chủ nhà, thông tin sẽ cần được tổng hợp và phân tích. Người đại diện của bạn sẽ so sánh các đề xuất không chỉ trong phân tích tài chính mà cả mức độ đáp ứng của mỗi trang web đối với các yêu cầu cụ thể của bạn.

Lên kế hoạch phân bổ ít nhất hai tuần để gửi và nhận tất cả các câu trả lời tạo nên một RFP hoàn chỉnh từ các chủ nhà tiềm năng. Những câu trả lời này sau đó phải được phân tích, thường sẽ mất ít nhất vài ngày nữa.

TẠI SAO RFP QUAN TRỌNG?

Yêu cầu Đề xuất là một bước quan trọng trong bất kỳ quy trình cho thuê nào. Nó thường là yếu tố đầu tiên của giai đoạn đàm phán, điều hoàn toàn không thể thiếu để đảm bảo một hợp đồng thuê có lợi. RFP sẽ không chỉ cho bạn biết mức độ hợp tác của mỗi chủ nhà tương lai mà còn có thể cung cấp cho bạn thêm cơ sở để tận dụng giá trị của hợp đồng thuê.

RFP là một công cụ tuyệt vời để so sánh các thuộc tính. Các tính năng của các đề xuất khác nhau được trình bày, tạo ra sự so sánh.

Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng xác định ưu và nhược điểm của từng thuộc tính. Phân tích cách họ đo lường sẽ giúp bạn có thêm đòn bẩy trong đàm phán.

Bạn biết những chủ nhà tương đương cung cấp về giá cả và các tính năng trong thị trường của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin này trong quá trình đàm phán để khuyến khích sự cạnh tranh giữa các chủ nhà khác nhau. Đây là một động thái quan trọng để đảm bảo cho bạn hợp đồng thuê tốt nhất với giá thấp nhất. Biết rằng hợp đồng thuê nhà của bạn đang ở mức cao, chủ tòa nhà càng được khuyến khích đưa ra các đặc quyền hoặc giá thấp hơn để đưa bạn vào không gian của họ.

CÔNG TY TNHH SAIGON OFFICE

Địa chỉ: 208 Nguyễn Trãi, phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Tp. HCM
Điện thoại: 0908 600 359
Mã số thuế: 0314600248
Website: saigonoffice.com.vn
Google Map: https://g.page/r/CXvqyvcvEN7qEBM/review
Tài liệu tham khảo về Saigon Office: https://drive.google.com/drive/folders/1Dqa6c_iJhkU-TlJBRMSgMI8ieQ3PuZWV?usp=sharing