Kỹ thuật thảo luận nhóm hiệu quả

BRAINSTORM LÀ GÌ? NGUYÊN NHÂN THẢO LUẬN NHÓM THẤT BẠI

Brainstorm hay thảo luận nhóm nếu được thực hiện đúng cách, có thể thúc đẩy tư duy sáng tạo, gắn kết một nhóm lại với nhau và giúp bạn đạt được ý tưởng hoàn hảo.

Thảo luận đạt hiệu quả không khác gì một chiến thắng. Nó khiến cả nhóm cảm thấy tràn đầy năng lượng, hoàn thành tốt và hào hứng cho các bước tiếp theo. Các kỹ thuật thảo luận hiệu quả có thể giúp đạt được điều này. Mặt khác, khi một phiên thảo luận thất bại — không hiệu quả, lặp đi lặp lại hay tiêu cực — thì cả nhóm có thể cảm thấy chán nản.

Có rất nhiều yếu tố có thể khiến quá trình brainstorm gặp trục trặc, nhưng dưới đây là một số lý do phổ biến nhất:

• Đàm thoại không cân bằng. Tính cách hướng ngoại và suy nghĩ nhanh chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện, khiến các đồng đội khác không có thời gian đóng góp.
• Hiệu ứng neo. Những người tham gia tập trung vào một số ý tưởng đầu tiên được đưa ra, điều này ngăn cản những ý tưởng mới và ngăn cản nhóm tiến lên.
• Sự im lặng ngượng ngùng. Những người tham gia không chuẩn bị trước, để lại một khoảng trống đầy im lặng đau đớn hoặc - tệ hơn nữa - một cuộc họp được cắt ngắn để đưa mọi người thoát khỏi tình trạng khốn khổ của họ.

Xem thêm:

• 10 công cụ phát triển Ý tưởng kinh doanh
• 12 công cụ nghiên cứu thị trường cho Startup

10 KỸ THUẬT BRAINSTORM HIỆU QUẢ

Brainstorm thường có 3 bước:

• Nắm bắt ý tưởng
• Thảo luận 
• Phê bình và lựa chọn

Các chiến lược sau đây sẽ giúp bạn và nhóm của bạn vượt qua cả ba giai đoạn.

1. Brainwriting

Trong phương pháp brainwriting không lời này, mọi người viết ra 3 ý tưởng có liên quan đến chủ đề. 

Dành khoảng 4 đến 6 phút cho quá trình này. Sau đó, mọi người chuyển ý tưởng của mình cho người ở bên phải (hoặc bên trái, tùy bạn thích), người này sau đó sẽ xây dựng ý tưởng, thêm gạch đầu dòng hoặc chiến lược sáng tạo. 

Sau một vài phút nữa, mọi người sẽ chuyền mảnh giấy một lần nữa cho đến khi nó đi hết vòng quanh bàn. Khi các ý tưởng đã được đưa vào vòng kết nối, nhóm sẽ thảo luận về chúng và quyết định ý tưởng nào là tốt nhất.

Kỹ thuật này có thể giảm bớt hai trong số những cạm bẫy lớn nhất của brainstorm — cuộc trò chuyện không cân bằng và hiệu ứng neo — bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội đóng góp và loại bỏ thành kiến ​​đối với ý tưởng đầu tiên.

• Xem thêm: Cách trả lời thư mời phỏng vấn

2. Ý tưởng nhanh

Trong ý tưởng nhanh (Rapid Ideation), mọi người viết ra càng nhiều ý tưởng càng tốt trong một khoảng thời gian nhất định trước khi bất kỳ ý tưởng nào được thảo luận, phê bình hoặc bổ sung. Đối với kỹ thuật động não này, bạn sẽ cần đặt ra (và tuân thủ) một giới hạn thời gian, nếu không, nhóm bạn sẽ có sức ì.

Bài tập brainstorm này có thể hữu ích để tránh tình huống quá phổ biến khi một ý tưởng bị phê bình trước khi nó có thời gian để hình thành, biến đổi và phát triển. Bằng cách cho phép tất cả mọi người nắm bắt ý tưởng của họ trước khi cuộc phê bình bắt đầu, việc lý tưởng hóa nhanh chóng tránh được việc các ý tưởng bị triệt tiêu sớm. Hạn chế về thời gian cũng có thể ngăn mọi người nói ra ý tưởng trước khi họ chia sẻ ý tưởng đó với một nhóm — một lỗi thảo luận phổ biến.

3. Figure storming

Trong Figure Storming, nhóm chọn một nhân vật nổi tiếng không có mặt trong phòng — đó có thể là ông chủ, một nhân vật hư cấu hoặc một nhân vật nổi tiếng của công chúng — và thảo luận về cách người đó sẽ tiếp cận vấn đề hoặc suy nghĩ về điều này. 

Ví dụ, bạn có thể hỏi: Oprah Winfrey sẽ tiếp cận vấn đề này như thế nào? Đây có vẻ là một câu hỏi ngớ ngẩn, nhưng đặt mình vào vị trí của người khác có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiếp cận vấn đề theo một cách khác.

Đồng đội đôi khi có thể xấu hổ hoặc do dự khi đưa ra ý tưởng sáng tạo của họ, nhưng nếu tên của người khác được gắn với ý tưởng — chẳng hạn như Oprah — thì họ có nhiều khả năng chia sẻ nó hơn. Ngoài ra, phương pháp thảo luận này loại bỏ một số rào cản thường hạn chế tư duy sáng tạo, chẳng hạn như ngân sách và thời gian.

4. Eidetic image method

Phương pháp dựa trên hình ảnh hóa này được tác giả và nhà tâm lý học Jacqueline Sussman đề xuất sử dụng những hình ảnh sống động được lưu trữ trong tâm trí chúng ta từ tất cả các trải nghiệm cuộc sống của chúng ta. 

Bắt đầu bằng việc thiết lập ý định: Yêu cầu cả nhóm nhắm mắt lại và đặt ra ý định rõ ràng cho những gì họ sẽ tạo ra — ví dụ: một chiếc điện thoại thông minh sáng tạo. Mỗi người trong nhóm đều đặt ra ý định trong đầu rằng họ sẽ đưa ra một thiết kế điện thoại mới không giống như những thiết kế trước đó.

Sau khi những ý định này được thiết lập, bạn sẽ để mọi người nhắm mắt lại và đưa ra hình ảnh điện thoại đầu tiên: thiết kế điện thoại hiện tại của công ty. Một khi mọi người trong nhóm đều có hình ảnh đó trong tâm trí, tất cả bạn có thể bắt đầu xây dựng dựa trên thiết kế đó. 

Yêu cầu nhóm hình dung thiết kế hiện tại bằng màu sắc yêu thích của họ hoặc ở kích thước lý tưởng của cá nhân họ. Yêu cầu họ thêm các tính năng mà họ muốn thiết kế hiện tại đã bao gồm ban đầu. Có thể họ sẽ thêm một máy ảnh tốt hơn hoặc một màn hình lớn hơn. Sau khi mọi người hiện ra trong đầu hình ảnh thiết kế điện thoại lý tưởng của họ, bạn sẽ yêu cầu ngẫu nhiên một thành viên trong nhóm chia sẻ chính xác phiên bản nâng cao của họ trông như thế nào. Sau khi họ đã chia sẻ, hãy ghi lại ý tưởng đó. Bây giờ, mọi người đã hình dung ra phiên bản mới của điện thoại và bạn có thể bắt đầu xếp lớp các ý tưởng trên đó. Cuối cùng, bạn có thể có hàng trăm ý tưởng cụ thể mới — từ màu sắc, tính năng đến kích thước.

Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi mục tiêu không phải là phát minh lại bánh xe mà là để nâng cao nó. Mặc dù nhóm không nên tập trung vào chi phí, nhưng ý tưởng của họ nên duy trì trong lĩnh vực khả thi.

5. Thảo luận trực tuyến, hay còn gọi là brain netting 

Đối với kỹ thuật động não nhóm này, tất cả những gì bạn cần là một vị trí trung tâm để các thành viên trong nhóm viết ra ý tưởng của họ. Nếu tất cả nhân viên của bạn ở cùng múi giờ, bạn có thể tổ chức các buổi thảo luận thời gian thực qua Slack để cùng nhau phát triển ý tưởng. Nếu nhóm của bạn được phân phối, bạn có thể tập hợp một tài liệu Google đang chạy cho phép các thành viên trong nhóm viết ra ý tưởng của họ bất cứ khi nào có cảm hứng, cho phép lịch trình bận rộn và thời gian chênh lệch. 

Sau khi mọi người viết ra ý tưởng của mình, điều quan trọng là phải theo dõi để quyết định theo đuổi ý tưởng nào, vì vậy kỹ thuật này được sử dụng tốt nhất để nắm bắt ý tưởng, với các cuộc họp riêng biệt để phê bình, lập kế hoạch và thực hiện.

Kỹ thuật này khuyến khích các nhân viên từ xa tham gia và đưa mọi người vào cùng một sân chơi. Bạn cũng có thể ẩn danh tính của mọi người nếu điều đó giúp nhóm đóng góp tự do hơn.

6. Round-robin brainstorming 

Trong cuộc Round-robin brainstorming, mọi thành viên của cuộc họp đều tham gia, đóng góp một ý tưởng cho brainstorm. 

Quy tắc đầu tiên là nhóm phải đưa ra ít nhất một ý tưởng thảo luận trước khi đóng góp ý tưởng thứ hai. Quy tắc thứ hai là không ai được phép đầu hàng và im lặng. Bạn có thể quay lại với người đó sau cùng khi họ có thêm thời gian để suy nghĩ. Bạn cũng nên cho nhóm một thời gian để chuẩn bị ý tưởng trước cuộc họp.

Giống như rapid ideation, kỹ thuật này khuyến khích (yêu cầu) mọi người tham gia và cho phép các thành viên trong nhóm trình bày tất cả các ý tưởng của họ trước khi chuyển sang giai đoạn phản biện.

7. Kỹ thuật bậc thang

Kỹ thuật bậc thang hay Step-ladder technique, mặc dù hơi phức tạp nhưng là một cách tuyệt vời để đảm bảo nhóm không bị ảnh hưởng nhiều bởi một vài ý tưởng đầu tiên hoặc bởi những người ồn ào nhất trong phòng.

Để sử dụng kỹ thuật bậc thang, trước tiên điều hành viên giới thiệu chủ đề và sau đó mọi người rời khỏi phòng trừ hai người. Hai người đó cùng động não trong vài phút trước khi người thứ ba quay lại phòng. Người thứ ba chia sẻ một số ý tưởng của họ, trước khi thảo luận về những ý tưởng mà hai người đầu tiên đã thảo luận. 

Các cá nhân lần lượt quay trở lại phòng, chia sẻ ý kiến ​​của mình trước khi tìm hiểu về các ý kiến ​​khác đã được thảo luận. Bên ngoài phòng, các thành viên khác có thể tiếp tục động não và viết ra ý tưởng hoặc quay lại làm việc cá nhân, nhưng họ không nên thảo luận ý tưởng của mình với bất kỳ ai cho đến khi họ ở trong phòng.

Nếu nhóm của bạn quá lớn, tốt hơn hết bạn nên sử dụng một kỹ thuật đơn giản hơn, vì kỹ thuật bậc thang mất một khoảng thời gian.

8. Lập bản đồ tư duy

Đôi khi, ý tưởng đầu tiên được chia sẻ với nhóm không phải là ý tưởng đúng, nhưng nó tạo ra ba ý tưởng tốt hơn — đó là khi tạo ra bản đồ tư duy hay Mind mapping. Trong kỹ thuật này, nhóm bắt đầu với một ý tưởng và sau đó vẽ các đường kết nối các ý tưởng phụ với idea đầu tiên. Lập bản đồ tư duy là một cách trực quan để tiếp cận các cuộc thảo luận và có thể hữu ích cho những người có tư duy trực quan.

9. Hình sao (Starbursting)

Starbursting là một kỹ thuật động não giai đoạn sau có thể được thực hiện khi một nhóm đã chọn được một ý tưởng để xây dựng và có khả năng thực hiện.

Trong phiên động não đầu tiên, nhóm của bạn sẽ bắt đầu với một ý tưởng hoặc thách thức ở trung tâm và sau đó tạo ra một ngôi sao 6 điểm xung quanh nó. Mỗi điểm đại diện cho một câu hỏi 5W1H: ai (Who), cái gì (What), khi nào (When), ở đâu (Where), tại sao (Why) và như thế nào (How). Ví dụ, sản phẩm này hướng đến ai? Khi nào là thời điểm tốt để khởi chạy nó? Động lực của chúng tôi để tạo ra sản phẩm này là gì?

Bởi vì nó tập trung vào các câu hỏi hơn là câu trả lời, sự bùng nổ khởi động khuyến khích nhóm xem xét một ý tưởng từ mọi góc độ. Trình bày một ý tưởng theo cách này giúp người tạo ra ý tưởng khỏi phải bảo vệ nó hoặc tự tìm ra cách thực hiện nó. Thay vào đó, nhóm làm việc trên các giải pháp cùng nhau.

10. Thay đổi bối cảnh

Di chuyển bộ não của bạn ra bên ngoài đến một địa điểm ăn trưa bình thường hoặc thậm chí là một tầng khác trong tòa nhà của bạn có thể giúp khơi nguồn ý tưởng mới. Không gian cơ sở vật chất đóng một vai trò quan trọng trong cách nhân viên làm việc, suy nghĩ và cảm nhận. 

Khi một nhóm liên tục động não cùng nhau trong cùng một phòng, với cùng một nhóm người, những người thảo luận có thể cảm thấy lặp đi lặp lại và không có nguồn cảm hứng làm việc mới. Sự thay đổi của khung cảnh được cung cấp bởi một không gian hoàn toàn mới, ngay cả trong một khoảng thời gian ngắn, có thể giúp mọi người suy nghĩ khác và đưa ra những ý tưởng mới.

Xem thêm:

• 4 giai đoạn sáng tạo
• 5 bài tập rèn luyện tư duy sáng tạo
• 6 nguồn cảm hứng sáng tạo tại văn phòng
• 8 loại không gian làm việc sáng tạo trong văn phòng

5 MẸO ĐIỀU HÀNH BUỔI THẢO LUẬN HIỆU QUẢ

Bất kể bạn sử dụng kỹ thuật nào, những mẹo này có thể giúp bạn tận dụng tối đa các phiên động não của mình:

• Cho phép mọi người chuẩn bị. Sự sáng tạo tại chỗ rất khó khơi dậy, vì vậy hãy dành thời gian chuẩn bị. Đảm bảo gửi email cho nhóm của bạn lời nhắc, chủ đề hoặc vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết càng sớm càng tốt để nhóm có thể bắt đầu đưa ra ý tưởng của riêng họ. Điều này có nghĩa là ít nhất một ngày trước khi động não, nếu không phải là hai - mười phút trước cuộc họp là không đủ thời gian để khơi nguồn sáng tạo.
• Đặt ra một ý định rõ ràng (SMART). Bạn đang tìm kiếm những ý tưởng rất khả thi, chúng ta có thể-làm-điều-này-xảy-ra trong tháng này, hay bạn đang tìm kiếm những ý tưởng chưa-bao-giờ-làm-trước-đây? Đảm bảo kết quả mong muốn của bạn phải rõ ràng trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Mời những người mới. Nếu cùng một nhóm thảo luận với nhau hàng tuần hoặc hàng tháng, các ý tưởng có thể trở nên cũ kỹ và nhóm có thể bắt đầu tập trung vào cùng một vài ý tưởng mỗi lần. Mời một góc nhìn mới mẻ sẽ làm rung chuyển mọi thứ, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn mời mọi người từ các nền tảng và nhóm khác nhau.
• Thúc đẩy một môi trường hòa nhập, hỗ trợ. “Không có ý tưởng tồi” đã trở thành một câu nói sáo rỗng gây nhức nhối, nhưng nếu ý tưởng của ai đó nhanh chóng bị loại bỏ, họ sẽ ít có khả năng tự tin để chia sẻ điều tiếp theo.
• Theo sát. Nhận thức rằng động não phục vụ một mục đích, đó là thúc đẩy các ý tưởng, giải pháp, sản phẩm mới, v.v., nhưng bạn cần phải theo dõi để biến những ý tưởng này thành hiện thực. Đảm bảo dành nhiều thời gian để thu hẹp ý tưởng của bạn và theo đuổi một vài ý tưởng theo cách có cấu trúc.

Xem thêm: 

• Teamwork là gì?
• 5 phong cách lãnh đạo phổ biến
• Cách trở thành người lãnh đạo truyền cảm hứng trong văn phòng

LỢI ÍCH CỦA BRAINSTORM

Theo truyền thống, các hoạt động động não được sử dụng để sản xuất và hình thành các ý tưởng mới, nhưng nếu được thực hiện đúng cách, lợi ích của động não có thể mở rộng ra ngoài ý tưởng.

1. Nâng cao tinh thần nhóm

Động não với tư cách một nhóm sẽ thúc đẩy tinh thần của nhóm vì nhóm đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung trong một bối cảnh sáng tạo và hỗ trợ. Các cuộc thảo luận trực tiếp cho phép các đồng đội dành thời gian mặt đối mặt với nhau, điều này rất quan trọng để gắn kết nhóm. Việc loại bỏ những lời chỉ trích trong giai đoạn động não nắm bắt ý tưởng là điều cần thiết để đạt được lợi ích này.

2. Thúc đẩy tư duy sáng tạo

Thông thường, mọi người quay cuồng suốt cả ngày từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không có chút thời gian nào để thở, ngay cả khi họ làm việc trong lĩnh vực sáng tạo. Dành thời gian cụ thể để cho các ý tưởng tự do trôi chảy mà không bị phân tâm là điều quan trọng và giữ cho những cơ bắp sáng tạo đó luôn hình thành. Ngoài ra, tập hợp những người ủng hộ một chủ đề hoặc ý tưởng được chia sẻ có thể giúp nhân viên cảm thấy ít bị cô lập hơn và thực sự làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Khi mọi người bước vào một cuộc họp truyền thống, họ phải chuẩn bị sẵn sàng và có câu trả lời cho các câu hỏi. Brainstorm giúp giảm bớt áp lực đó và cho phép mọi người đóng góp những ý tưởng còn chưa hoàn thiện, ngay cả khi chúng chưa được suy nghĩ thấu đáo hay giải pháp hoàn hảo. Những ý tưởng đó có thể giúp kích hoạt những ý tưởng mới từ những người khác trong phòng và các ý tưởng đó được xây dựng từ nhau (xem: bản đồ tư duy).

3. Tập hợp những ý tưởng đa dạng

Tổng thể tốt hơn phần tổng hợp các phần đơn lẻ của nó: Động não nhóm có thể mang lại kết quả tốt hơn so với tự động não bởi vì mọi người đều có thế mạnh và quan điểm riêng của họ.

4. Mang lại một lượng lớn ý tưởng

Số lượng tuyệt đối các ý tưởng được tạo ra trong một buổi động não nhóm tạo nên một năng suất cao. Mọi ý tưởng sẽ không thể là một chiến thắng riêng biệt, nhưng trong số những ý tưởng mà nhóm nghĩ ra, sẽ có một số ý tưởng đáng để theo đuổi. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải theo dõi từng phiên thảo luận với một phiên lập kế hoạch để biến những ý tưởng đó thành hiện thực.

Các kỹ thuật động não nhóm này sẽ giúp cấu trúc phiên thảo luận của bạn đạt hiệu quả tối đa và nếu bạn cần thêm năng lượng sáng tạo, hãy xem các trích dẫn sáng tạo này để tiếp thêm sinh lực cho bạn và nhóm của bạn.

Nguồn: WeWork