Hạch toán chi phí thuê văn phòng

Name: Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Brand: Hạch toán chi phí thuê văn phòng

Thứ sáu, 05:05 Ngày 19/03/2021

Hạch toán chi phí thuê văn phòng

HẠCH TOÁN LÀ GÌ?

Hạch toán là quá trình quan sát – đo lường – tính toán – ghi chép các hoạt động kinh tế để giám sát và quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ.

Có 3 loại hạch toán cơ bản, bao gồm:

Hạch toán nghiệp vụ
Hạch toán thống kê
Hạch toán kế toán

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC:

Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Xem thêm: Tư thế ngồi đúng cho dân văn phòng

ĐIỀU KIỆN HỢP THỨC HÓA CHI PHÍ THUÊ

Thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...
Thuê của cá nhân:

Nếu trên hợp đồng ghi: Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
Nếu trên hợp đồng ghi: Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay.

(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:

Nếu thuê của Công ty (có hóa đơn) -> bắt buộc phải chuyển khoản.
Nếu thuê của Cá nhân (ko có hóa đơn) -> không bắt buộc chuyển khoản.

Xem thêm: Các hình thức kinh doanh mới

CÁCH HẠCH TOÁN CHI PHÍ THUÊ

Thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,...

Chú ý: Nếu là khoản trả trước thì hạch toán như trên.

Nhưng nếu là khoản đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:

Trả tiền thuê hàng tháng (hoặc nhận được hóa đơn hàng tháng):

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...

(Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 331, TK 111, TK 112,...

3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):

VD: Công ty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

Hoặc công ty bạn thuê nhà của cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
Hàng tháng hạch toán:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó )

Có TK 335 - Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)

Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

Có TK 111, TK 112 (Nếu là khi thanh toán)

Có TK 331 -Phải trả cho người bán (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

4. Nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)

Có TK 331, TK 111, TK 112

Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:

Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642 ...

Có TK 242 - Chi phí trả trước

VD: Ngày 1/1/2020 Công ty TNHH Kiểm toán ABC ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.

Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.
Đến ngày 5/1/2020 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)

Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.

Cách hạch toán tiền thuê nhà của cá nhân như sau:

Ngày 1/1/2020: