Employee Handbook | Sổ tay nhân viên chuyên nghiệp

Name: Employee Handbook | Sổ tay nhân viên chuyên nghiệp
Brand: Employee Handbook | Sổ tay nhân viên chuyên nghiệp

Thứ ba, 02:43 Ngày 14/02/2023

EMPLOYEE HANDBOOK

Sổ tay nhân viên là sổ tay hướng dẫn làm việc tại công ty của bạn.

Chức năng chính của sổ tay nhân viên là cung cấp cho những người mới tất cả thông tin họ cần để ổn định vai trò mới của họ tại công ty.

Tùy thuộc vào công ty, sổ tay nhân viên có thể có các hình thức khác nhau và thực hiện các mục đích khác nhau. Nó có thể chứa hướng dẫn thiết thực về cách thiết lập làm việc và nơi bạn cần đến khi cần hỗ trợ. Nó có thể phác thảo sự sẵn có của các lợi ích, tài nguyên và đặc quyền khác nhau của nhân viên, cũng như cách tiếp cận chúng.

Hơn nữa, hầu hết sổ tay nhân viên sẽ giới thiệu cho nhân viên mới về các giá trị và sứ mệnh của công ty. Chúng là một cách để chào đón nhân viên mới tham gia và phác thảo những gì họ có thể mong đợi và những gì được mong đợi ở họ.

Xem thêm:

SỔ TAY NHÂN VIÊN - EMPLOYEE HANDBOOK LÀ GÌ?

Sổ tay nhân viên là một tài liệu được trao cho những người mới trúng tuyển có chứa thông tin về các chính sách và thủ tục của công ty, cũng như những kỳ vọng đối với hành vi của nhân viên. Nó cũng có thể bao gồm các chi tiết về lợi ích của công ty, bồi thường và các chủ đề khác, cũng như tổng quan về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Sổ tay nhân viên không nên là tài liệu pháp lý đầy đủ hoặc kỹ thuật quá mức. Chúng được thiết kế để đọc từ đầu đến cuối, vì vậy chúng phải ngắn gọn, hấp dẫn và tránh các biệt ngữ kinh doanh và cách nói của công ty.

Sổ tay nhân viên nên tóm tắt các chủ đề phức tạp, chẳng hạn như cách dữ liệu nhạy cảm được xử lý thành các phần nhỏ, gọn nhẹ. Nó cũng nên cho nhân viên biết nơi để tìm các tài liệu chính sách đầy đủ nếu họ cần thêm thông tin.

MỤC ĐÍCH CỦA SỔ TAY NHÂN VIÊN

Mục đích của sổ tay nhân viên là giúp nhân viên hiểu những gì được mong đợi ở họ và những gì họ có thể mong đợi từ công ty. Một cuốn sổ tay nhân viên được viết tốt có thể giúp giảm bớt những hiểu lầm và xung đột, đồng thời nó có thể là một công cụ vô giá để giới thiệu nhân viên mới.

Sổ tay nhân viên nên bao gồm những danh mục nào?

Khi nói đến việc viết một cuốn sổ tay nhân viên hiệu quả, không có cách tiếp cận nào phù hợp với tất cả mọi người. Nhưng trong khi mỗi công ty đều khác nhau, hầu hết sổ tay nhân viên sẽ bao gồm thông tin theo các danh mục sau:

Giới thiệu và thông điệp chào mừng. Phần này nên bao gồm một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về công ty và các giá trị của nó, cũng như một thông điệp chào mừng từ Giám đốc điều hành hoặc một nhà lãnh đạo cấp cao khác.
Chính sách và ứng xử. Phần này nên phác thảo những kỳ vọng của công ty đối với hành vi của nhân viên, bao gồm mọi chính sách về phân biệt đối xử, quấy rối và an toàn tại nơi làm việc.
Thủ tục. Phần này sẽ cung cấp thông tin tổng quan về các chính sách và quy trình của công ty, bao gồm những nội dung như chấm công, giờ làm việc, nghỉ phép dành cho cha mẹ và ngày nghỉ ốm.
Lợi ích nhân viên. Phần này sẽ cung cấp tổng quan về gói lợi ích của công ty, bao gồm bảo hiểm y tế, kế hoạch tiết kiệm hưu trí và thời gian nghỉ có lương.
Đền bù. Phần này sẽ giải thích cách nhân viên sẽ được trả lương và tần suất tiền lương sẽ được xem xét. Nó cũng có thể bao gồm các chi tiết về tiền thưởng, hoa hồng và các khoản thanh toán khác liên quan đến hiệu suất.
Phát triển và đào tạo nhân viên. Phần này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên của công ty.

CÁCH SOẠN SỔ TAY NHÂN VIÊN ĐÚNG CÁCH

Có một số điều quan trọng cần lưu ý khi phát triển sổ tay nhân viên:

Hãy đơn giản. Sổ tay nhân viên của bạn không nên là một cuốn tiểu thuyết. Hãy giữ nó ngắn và mạch lạc. Nhân viên mới sẽ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần cũng như lời khuyên về nơi tìm hiểu thêm mà không cảm thấy choáng ngợp trước một biển trời văn bản.
Hãy tích cực. Ấn tượng đầu tiên sẽ kéo dài mãi, vì vậy hãy thiết lập giọng điệu phù hợp cho mối quan hệ giữa công ty và nhân viên bằng cách sử dụng ngôn ngữ mang tính khích lệ. Tránh sa lầy vào các quy tắc có cụm từ tiêu cực bắt đầu bằng “không” và tập trung vào những gì nhân viên mới có thể làm.
Hãy nhất quán. Các chính sách và thủ tục được nêu trong sổ tay nhân viên phải giống với những chính sách và thủ tục được công ty thực hiện. Chúng cũng phải khớp với thông tin và số liệu được đưa ra trong hợp đồng của nhân viên hoặc các tài liệu chính sách đầy đủ.
Hãy bao quát. Như với tất cả các giao tiếp của tổ chức, sổ tay nhân viên phải bao gồm tất cả nhân viên, bất kể vị trí, giới tính hoặc các đặc điểm khác của họ.
Luôn cập nhật. Sổ tay nhân viên nên được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo rằng nó vẫn chính xác và phù hợp.

Sổ tay nhân viên mang lại lợi ích cho người sử dụng lao động và người lao động

Một cuốn sổ tay nhân viên được thiết kế tốt không chỉ cung cấp cho các tân binh thông tin họ cần để bắt đầu công việc. Sổ tay nhân viên cũng là một cách để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về văn hóa, giá trị và kỳ vọng của công ty.

Đối với nhân viên, sổ tay có thể là một nguồn tài nguyên quý giá giúp họ hiểu các chính sách và thủ tục của công ty. Nó cũng có thể giúp họ cảm thấy gắn kết hơn với công ty và sứ mệnh của công ty.

Đối với người sử dụng lao động, sổ tay có thể giúp giảm bớt hiểu lầm và xung đột. Nó có thể giúp hợp lý hóa và chuẩn hóa quy trình giới thiệu, giảm khối lượng công việc của bộ phận nhân sự và giúp đảm bảo rằng nhân viên mới dành nhiều thời gian hơn để làm việc hiệu quả và ít thời gian hơn để tìm hiểu mọi thứ.

Xem thêm:

VÍ DỤ SỔ TAY NHÂN VIÊN

Bạn có thể tìm thấy các ví dụ và mẫu sổ tay nhân viên trực tuyến để giúp bạn bắt đầu. Để có cảm hứng, bạn nên xem qua một số ví dụ sáng tạo hơn hiện có. Những điều này phục vụ để chỉ ra cách sổ tay nhân viên không cần phải khớp với cùng một mẫu và cách chúng có thể phản ánh các giá trị và sứ mệnh của công ty cả trong thiết kế và nội dung của chúng.

Nếu bạn làm việc trong ngành công nghệ, rất có thể bạn đã nghe nói về sổ tay nhân viên của Valve. Cuốn sổ tay là một hướng dẫn chi tiết, thú vị để làm việc trong cơ cấu tổ chức phẳng của công ty phần mềm, mà cuốn sách tóm tắt là “một cuộc phiêu lưu không sợ hãi để biết phải làm gì khi không có ai ở đó bảo bạn phải làm gì”. Một cuốn sách giải trí ngay cả đối với những người không làm việc tại Valve, cuốn sổ tay truyền bá các giá trị cốt lõi của công ty đồng thời nhân đôi vai trò của một công cụ tuyển dụng.
Một ví dụ sổ tay nhân viên nổi tiếng khác là từ cửa hàng bách hóa sang trọng Nordstrom. Được trao cho mọi nhân viên mới, cuốn sổ tay này có một tấm thẻ có nội dung “Quy tắc duy nhất của chúng tôi: Sử dụng khả năng phán đoán tốt trong mọi tình huống. Vui lòng hỏi quản lý bộ phận, quản lý cửa hàng hoặc bộ phận Nhân sự của bạn bất kỳ câu hỏi nào vào bất kỳ lúc nào.” (Mặc dù đây là một ví dụ thú vị về cuốn sổ tay nhân viên cực kỳ đơn giản ghi lại các đặc tính của công ty, nhưng trên thực tế, có một bộ hướng dẫn và chính sách toàn diện hơn nhiều mà nhân viên của Nordstrom phải tuân thủ.)
Sổ tay nhân viên của Facebook không dành cho bất kỳ ai ngoài những nhân viên mới được tuyển dụng. Được in trong một cuốn sách nhỏ màu đỏ được thiết kế gọn gàng, nó giải thích sứ mệnh, lịch sử và văn hóa doanh nghiệp của Facebook một cách trung thực và lấy con người làm trung tâm. Ví dụ: một phần nói rằng “mọi người không sử dụng Facebook vì họ thích chúng tôi. Họ sử dụng nó vì họ thích bạn bè của họ.”
Cuối cùng, sổ tay nhân viên của Trello khéo léo sử dụng nền tảng riêng của mình để đối chiếu thông tin cho nhân viên mới và cung cấp quyền truy cập vào các tài nguyên mà họ có thể cần. Nó không chỉ là một công cụ giới thiệu hiệu quả, với thông tin về mọi thứ, từ chi phí đi lại đến hỗ trợ CNTT, mà nó còn gửi một thông điệp rõ ràng rằng công ty tin tưởng nhiều vào sức khỏe của nhân viên mới cũng như tin tưởng vào sản phẩm của mình.

Nguồn: WeWork

Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM