HOT DESKING LÀ GÌ?
Hot-desking là một hệ thống không gian làm việc có tổ chức, trong đó những người khác nhau sử dụng bàn làm việc vào những thời điểm khác nhau trên cơ sở đặc biệt.
Thông thường, mục đích là tối đa hóa hiệu quả sử dụng không gian và giảm thiểu rủi ro bất động sản bằng cách giảm diện tích văn phòng dư thừa.
Hot desking có thể được thực hiện trong văn phòng riêng cũng như không gian làm việc chung. Tính linh hoạt liên quan đến hot-desking thường có liên quan đến sự gia tăng nhân viên mới, trong khi khía cạnh xã hội được coi là một cách để khuyến khích sự hợp tác giữa các ngành.
HOT-DESKING HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?
Tìm bàn làm việc, cắm điện vào và bắt đầu làm việc: Bàn làm việc Hot-desking cung cấp không gian cho các chuyên gia làm việc khi cần thiết, trong cả không gian văn phòng riêng và chung.
Ổ cắm và điện
Bàn làm việc Hot desking thường đi kèm với ổ cắm điện riêng, kết nối WiFi và những không gian dành riêng cách xa bàn làm việc để nhận cuộc gọi — ví dụ: bốt điện thoại hoặc trong các phòng chờ chung. Trong môi trường văn phòng tư nhân, đặc biệt là trong các công ty bán hàng, điện thoại cố định có thể được gắn vào bàn làm việc để các nhân viên khác nhau sử dụng khi cần thiết.
Phòng họp có thể đặt trước
Hầu hết các sắp xếp hot-desking trong không gian làm việc chung đều cho phép bạn đặt phòng họp thông qua ứng dụng hoặc đăng nhập web. Các giải pháp phong phú về tiện ích cũng cho phép bạn sử dụng các phòng chờ chung, nhà bếp, khu vực thảo luận, phòng hội nghị và mạng lưới chuyên gia toàn cầu.
In ấn
Tương tự như đặt phòng hội nghị, các không gian hot desking thường có một máy in trung tâm mà nhân viên có thể sử dụng thông qua một ứng dụng hoặc đăng nhập web. Những máy in này được quản lý bởi nhóm cộng đồng trong không gian làm việc chung và nội bộ bởi những người quản lý văn phòng trong môi trường riêng tư.
Lưu trữ các vật dụng cá nhân
Mối quan tâm thường xuyên được nhắc đến liên quan đến việc tản nhiệt nóng là việc không có “khu” chuyên dụng để người dùng cất túi xách, áo khoác và các phụ kiện làm việc của họ. Cách giải quyết những thay đổi giữa các không gian làm việc: Trong một số không gian làm việc chung, người dùng được phép để đồ đạc của họ tại bàn làm việc hot desking một khoảng thời gian nhất định khi họ tham gia các cuộc họp hoặc ăn trưa.
Công nghệ và internet
Không thể giải nhiệt nóng nếu không dành cho máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh — và tất cả các văn phòng có bố trí tản nhiệt nóng phải cung cấp Wi-Fi để đáp ứng. Tuy nhiên, một số người dùng cần nhiều hơn máy tính xách tay của họ để làm việc hiệu quả. Vì lý do này, một số bàn làm việc hot desking đi kèm với màn hình và kết nối VGA, DVI hoặc HDMI, cho phép người dùng cắm vào và sử dụng màn hình thứ hai tạm thời.
Phòng tắm, nhà bếp và các khu vực chung khác
Như trong hầu hết các môi trường văn phòng, các tiện nghi như phòng tắm và nhà bếp được bao gồm trong hệ thống tản nhiệt nóng và được quản lý văn phòng làm sạch, tích trữ và bảo trì.
Trong các giải pháp trọn gói, các thỏa thuận bàn làm việc nóng cũng cho phép bạn thưởng thức cà phê uống thoải mái, phòng yên tĩnh để thiền, vòi hoa sen, đồ dùng cần thiết trong phòng tắm như kem dưỡng da và sản phẩm tóc, cũng như các đặc quyền như bữa ăn cộng đồng và các sự kiện kết nối thường xuyên.
Không gian riêng tư khi cần thiết
Hầu hết các ngành nghề đều yêu cầu một số quyền riêng tư trong ngày làm việc, cho dù đó là để tham gia các cuộc họp, lập kế hoạch chiến lược hay thảo luận về tài chính. Những cuộc trò chuyện này có thể quá nhạy cảm đối với bàn làm việc hot desking, đặc biệt khi xung quanh bạn là những người từ các nhóm khác hoặc các công ty khác và yêu cầu không gian riêng tư hơn.
>>> Tìm hiểu về Hot Desking thông qua video sạu:
Xem thêm thuật ngữ thường sử dụng trong ngành văn phòng cho thuê:
- Fit Out trong xây dựng là gì?
- NFA là gì?
- Tiêu Chuẩn LEED trong xây dựng là gì?
- Pantry là gì?
- Security Deposit là gì?
ƯU ĐIỂM CỦA KHÔNG GIAN HOT DESKING
Lợi ích của hot-desking khác nhau tùy thuộc vào phong cách làm việc của bạn và những gì bạn cần từ việc sắp xếp. Khi các freelancer đánh giá cao việc có một nơi để làm việc và gặp gỡ khách hàng tiềm năng, các chủ doanh nghiệp thích các điều khoản thuê linh hoạt và khả năng thuê hoặc cử nhân viên đến các không gian làm việc ở các thành phố khác nhau.
Hot-desking cho người lao động tự do
Nếu bạn là nhà tư vấn, người làm việc tự do hoặc doanh nhân làm việc tại cùng một địa điểm, hot-desking là một giải pháp linh hoạt, hiệu quả về chi phí để tìm kiếm không gian văn phòng — mà không cần cam kết hay khắt khe về hợp đồng thuê văn phòng dài hạn. Nó giúp chống lại sự cô lập khi làm việc ở nhà và bao quanh bạn là một mạng lưới các chuyên gia cũng đang làm việc từ xa hoặc làm việc tự do.
Đối với những người lao động tự do thực hiện nhiều dự án ở nhiều địa điểm khác nhau, hot-desking cũng cho phép bạn tìm thấy không gian làm việc và duy trì kết nối — ngay cả giữa các thành phố. Sự tiện lợi này thúc đẩy năng suất và cung cấp các đặc quyền của không gian văn phòng (một nơi chuyên dụng để làm việc; một môi trường chuyên nghiệp để gặp gỡ khách hàng) ở bất cứ nơi nào bạn làm việc.
Hot-desking cho các công ty doanh nghiệp
Sự nhanh nhẹn là yếu tố then chốt khi nói đến việc phát triển đội ngũ và mở rộng quy mô kinh doanh của bạn — và tính năng hot-desking cho phép bạn sử dụng nhân viên từ xa một cách linh hoạt mà không cần đầu tư trả trước lớn.
Hàng tháng, các thỏa thuận cá nhân cho phép bạn mở rộng quy mô vào các thị trường chính một cách nhanh chóng và rút tiền khi cần thiết, đồng thời loại bỏ các rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng của riêng bạn.
Thỏa thuận này cũng cho phép các công ty thuê những tài năng hàng đầu, không bị giới hạn bởi vị trí.
Tammi Yee, phó chủ tịch phụ trách nhân tài toàn cầu tại TripActions, công ty thành viên WeWork, cho biết: “Thay vì phải cắm cúi ở trụ sở Palo Alto, giờ đây chúng tôi tuyển dụng những nhân tài giỏi nhất ở các thành phố trên toàn cầu. Hot-desking cho phép bạn phát triển nhóm của mình tại nơi nhân tài cư trú, mà không cần thiết lập không gian riêng hoặc xử lý chi phí di dời.
Cùng với quy mô và tốc độ tăng trưởng, việc tiết kiệm chi phí đi kèm với các thỏa thuận thuê linh hoạt và thuê nhân viên văn phòng, nhân viên dọn dẹp, và chi phí tiện nghi là một điểm thu hút lớn đối với các doanh nghiệp lớn. Theo một cuộc khảo sát gần đây với hơn 550 giám đốc điều hành bất động sản thương mại, một phần ba các công ty sử dụng không gian linh hoạt cho biết chi phí thuê phòng đã tiết kiệm hơn 5%.
Cuối cùng, mức độ tương tác và năng suất của nhân viên thường được thấy là tăng lên trong các không gian làm việc chung và hot-desking là một cách hiệu quả để khai thác điều đó.
Hot-desking có liên quan đến việc tăng cường hợp tác và đổi mới — cho tất cả
Cho dù đó là trong văn phòng riêng hay không gian làm việc chung rộng lớn hơn, hot-desking mang mọi người đến với nhau từ các nhóm hoặc công ty khác nhau, tạo ra một mô hình thu nhỏ đa dạng của các chuyên gia. Sự kết nối này thường dẫn đến những cơ hội mới, trong đó khách hàng, nhà đầu tư, đối tác hoặc nhân viên mới có được thông qua những lời giới thiệu hấp dẫn.
Theo nghiên cứu năm 2018, không gian làm việc chung đặc biệt có giá trị trong việc tạo dựng mối quan hệ giữa “các doanh nhân, các doanh nghiệp khác, các công ty khởi nghiệp và những người đổi mới”. Điều này đạt được thông qua thiết kế không gian làm việc có chủ đích, theo hướng dữ liệu bao gồm không gian và cơ sở hạ tầng dùng chung cũng như các công nghệ như ứng dụng hoặc cộng đồng làm việc trực tuyến.
Nhiều nghiên cứu đã liên kết hot-desking với sự gia tăng đổi mới và tinh thần kinh doanh. Điều này một phần đến từ sự linh hoạt dành cho những người sử dụng bàn làm việc hot desking – họ có thể làm việc ở đâu và khi nào nguồn cảm hứng xuất hiện. Nó cũng xảy ra thông qua chia sẻ kiến thức, tương tác xã hội và phân cấp các quy trình đổi mới trong môi trường hot-desking.
Việc khám phá các ý tưởng và quy trình mới diễn ra tự nhiên khi bạn có nhiều kiến thức chuyên môn khác nhau. Thêm vào đó, rủi ro nhân viên kiệt sức và mệt mỏi trong dự án được giảm bớt nhờ môi trường làm việc không ngừng phát triển.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ BIẾT HOT DESKING CÓ PHÙ HỢP KHÔNG?
Chắc chắn, mặc dù những lợi ích của hot-desking có thể gấp nhiều lần, nhưng cách sắp xếp này không phù hợp với tất cả các ngành hoặc tất cả các phong cách làm việc.
- Nhân viên xử lý thông tin nhạy cảm cao có thể thích một giải pháp không gian làm việc riêng tư hơn, trong khi các nhóm yêu cầu cấu trúc nhất quán và sự cộng tác liên tục trong suốt ngày làm việc có thể cảm thấy thất vọng khi thay đổi chỗ ngồi.
- Việc đào tạo nhân viên mới yêu cầu các cân nhắc khác nhau và việc tìm kiếm đồng nghiệp có thể yêu cầu một số trinh sát thông qua ứng dụng trò chuyện.
Trong những trường hợp này, hãy xem xét các bàn làm việc chuyên dụng hoặc một văn phòng tư nhân nhỏ trong môi trường làm việc chung. Những sắp xếp như thế này mang lại cho bạn và nhóm của bạn một không gian làm việc được cá nhân hóa, được kiểm soát nhiều hơn trong khi vẫn giữ được các đặc quyền của không gian rộng hơn và cộng đồng làm việc chung.
Cho dù bạn đang làm việc tự do cho chính mình hay điều hành một nhóm từ xa, tính năng hot-desking giúp tăng năng suất ở các vị trí khác nhau. Nó cho phép bạn đưa ra các quyết định kinh doanh táo bạo — như mở rộng sang các thị trường mới hoặc sử dụng từ xa những tài năng tốt nhất — không bị cản trở bởi cam kết lâu dài và chi phí của không gian văn phòng truyền thống.
Cuối cùng, hot desking mở ra cho bạn những cơ hội mới để đổi mới đồng thời cho phép bạn tiếp cận với một cộng đồng các chuyên gia sôi động.
