Receptionist là gì? Mô tả công việc Nhân viên Lễ tân

Name: Receptionist là gì? Mô tả công việc Nhân viên Lễ tân
Brand: Receptionist là gì? Mô tả công việc Nhân viên Lễ tân

Thứ tư, 04:21 Ngày 28/04/2021

Receptionist

NHÂN VIÊN LỄ TÂN LÀ GÌ?

Lễ tân (tiếng anh là Receptionist) là một nhân viên đảm nhận vị trí văn phòng hoặc hỗ trợ hành chính. Công việc thường được thực hiện tại khu vực chờ như tiền sảnh hoặc quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp.

Nhân viên lễ tân được coi là người tiếp hoặc chào đón bất kỳ du khách, bệnh nhân hoặc khách hàng nào và trả lời các cuộc điện thoại.

Thuật ngữ lễ tân được sử dụng trong nhiều khách sạn cho một bộ phận hành chính, nơi nhiệm vụ của lễ tân cũng có thể bao gồm

Đặt phòng và phân công
Đăng ký khách
Thu ngân
Kiểm tra tín dụng
Kiểm soát chìa khóa
Dịch vụ thư và tin nhắn.

Nhân viên lễ tân bao gồm nhiều lĩnh vực công việc để hỗ trợ các doanh nghiệp mà họ làm việc, bao gồm đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và các nhiệm vụ văn phòng khác.

Xem thêm: Legal Executive là gì?

MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA RECEPTIONIST

Hỗ trợ các hoạt động văn phòng hàng ngày, bao gồm các công việc thư ký và văn thư như:

Trả lời tất cả các cuộc gọi đến và giải đáp vấn đề thắc mắc
Chuyển hướng các cuộc gọi phù hợp và chuyển tiếp tin nhắn
Chào hỏi, hỗ trợ và / hoặc hướng dẫn khách đến thăm và sắp xếp phòng họp
Đảm bảo tất cả các chi phí phải được phê duyệt.
Quản lý tài sản cố định: duy trì và cập nhật danh sách tài sản của văn phòng
Tiền mặt: chịu trách nhiệm cho bất kỳ giao dịch tiền mặt nào (tạm ứng, thanh toán) và lập báo cáo tiền mặt hàng tháng
Xử lý các công việc hàng ngày để kiểm soát tài sản của công ty;
Các nhiệm vụ văn thư khác, chẳng hạn như hóa đơn và các tài liệu được lập khác theo một hệ thống đã thiết lập, để đảm bảo tính chính xác của các hóa đơn vào và ra.
Hỗ trợ sắp xếp Logistics cho nhân viên trong các chuyến đi, đào tạo, hội thảo, tham gia sự kiện;
Hỗ trợ hậu cần và tổ chức cho các sự kiện của công ty cũng như các hoạt động quan hệ với nhân viên, chẳng hạn như tiệc sinh nhật nhân viên, tiệc cuối năm, chuyến đi chơi teambuilding, chuyến đi của công ty, v.v.
Nhiệm vụ khác theo sự phân công

Xem thêm: Lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Sử dụng thành thạo MS Office và phần mềm quản lý;
Kinh nghiệm làm việc có liên quan;
Dịch vụ khách hàng xuất sắc với kỹ năng giao tiếp tốt;
Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt & khả năng xử lý xung đột;
Có khả năng chịu áp lực công việc tốt & sẵn sàng làm việc theo ca & ngoài giờ;
Phải là người có thái độ tích cực, thể hiện sự đồng cảm, chủ động, linh hoạt, năng động & thích ứng với thay đổi;
Có khả năng xử lý thông tin theo cách chuyên nghiệp;
Kỹ năng tổ chức & lập kế hoạch mạnh mẽ;
Bằng cấp trong lĩnh vực liên quan được ưu tiên;
Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh, viết và nói.