Diện tích
    Khoảng giá
    Hạng tòa nhà
    Chọn quận
    Chọn phường
      Chọn đường
        Hướng tòa nhà

        Workflow là gì? Cách tối ưu quy trình làm việc hiệu quả

        Thứ tư, 05:14 Ngày 17/03/2021

        WORKFLOW LÀ GÌ?

        Workflow theo tiếng Việt có nghĩa là luồng làm việc hoặc quy trình làm việc. 

        Workflow là một mô hình có khả năng lặp lại và có độ chính xác cao. Nó hoạt động dựa trên các tài nguyên được tổ chức một cách có hệ thống, nó được định nghĩa sẵn các vai trò, các khối lượng, các nguồn năng lượng và các luồng thông tin vào trong một tiến trình công việc. 

        Phân luồng công việc giúp các tổ chức cá nhân thực hiện hiệu quả thành công một mục đích cụ thể. Khi mỗi giai đoạn trong công việc hoàn thành sẽ kích thích một giai đoạn mới trong tiến trình tiếp tục. Nhờ đó công việc được thực hiện một cách liên tục đến khi hoàn thành.

        Do yêu cầu về tăng hiệu suất làm việc cũng như cải thiện chất lượng sản phẩm nên phải tối ưu hóa Workflow. Điều này diễn ra trong các nhà máy, xí nghiệp sản xuất (process Automation) cũng như trong các văn phòng làm việc hành chính (Documents management system) hay một quy trình công việc như tự động hóa bán hàng (Salesforce Automation).

        Xem thêm:  Phần mềm quản lý công việc miễn phí

        Ý NGHĨA WORKFLOW

        Thuật ngữ "quy trình làm việc" được sử dụng phổ biến hơn trong các ngành cụ thể, chẳng hạn như trong lĩnh vực in ấn hoặc chuyên môn như phòng thí nghiệm lâm sàng, nơi nó có thể có ý nghĩa chuyên biệt cụ thể.

        Quy trình

        Quy trình là một khái niệm chung hơn quy trình làm việc và có thể áp dụng cho các quy trình vật lý hoặc sinh học. Quy trình làm việc là một quy trình hoặc tập hợp các quy trình được mô tả trong bối cảnh công việc, chẳng hạn như tất cả các quy trình xảy ra trong một cửa tiệm.

        Lập kế hoạch và thiết lập lịch trình

        Kế hoạch là một mô tả về tập hợp các hoạt động được sắp xếp một phần để hoàn thành một mục tiêu cụ thể với những điều kiện nhất định. 

        Một kế hoạch, khi được bổ sung với lịch trình và các tính toán phân bổ nguồn lực để theo đuổi một mục tiêu. 

        Kiểm soát dòng sự kiện

        Đây là một khái niệm kiểm soát áp dụng cho quy trình làm việc. 

        Chúng là nền tảng cơ bản để chuẩn bị cho các biện pháp kiểm soát cửa hàng việc làm nâng cao hơn.

        Khả năng theo dõi quá trình

        Khái niệm giám sát này áp dụng cho vật liệu được vận chuyển cũng như đối với công việc trong quá trình hoặc công việc đang tiến hành, tức là quy trình làm việc.

        Xem thêm: Quản trị văn phòng là gì?

        VÍ DỤ WORKFLOW

        Các ví dụ sau minh họa sự đa dạng của các quy trình công việc được thấy trong các ngữ cảnh khác nhau:

        Trong các cửa hàng, có nhiều bộ phận tuần tự xử lý qua các tác vụ khác nhau là một dòng công việc.

        Trong in offset và in kỹ thuật số truyền thống, khái niệm quy trình làm việc đại diện cho quy trình, con người và thường là bộ điều khiển công nghệ phần mềm (bộ xử lý hình ảnh RIPs hoặc DFE digital front end) đóng một phần trong quá trình xử lý trước / sau các tệp liên quan đến in, ví dụ: Kiểm tra trước khi in PDF để đảm bảo rằng các phông chữ được nhúng hoặc đầu ra hình ảnh ra đĩa hoặc máy in kỹ thuật số sẽ có thể hiển thị đúng mục đích tài liệu cho khả năng xuất hình ảnh của máy in tốt nhất.

        Trong các phòng thí nghiệm khoa học, quy trình tổng thể (nhiệm vụ và luồng dữ liệu) có thể được mô tả dưới dạng đồ thị xoay chiều có hướng (DAG). DAG này được gọi là quy trình công việc.

        Trong phân tích dữ liệu chăm sóc sức khỏe, một quy trình làm việc có thể được sử dụng để thể hiện một chuỗi các bước tạo ra một phân tích dữ liệu phức tạp.

        Trong các dịch vụ dùng chung, một ứng dụng có thể được sử dụng để phát triển tự động hóa quy trình bằng robot (được gọi là RPA hoặc RPAAI cho RPA 2.0 tự hướng dẫn dựa trên trí tuệ nhân tạo) dẫn đến việc triển khai các tác nhân phần mềm có tham dự hoặc không được giám sát vào môi trường của tổ chức. Các tác nhân phần mềm hoặc rô bốt này được triển khai để thực hiện các tập hợp các nhiệm vụ hoặc quy trình kinh doanh có cấu trúc được xác định trước và lặp đi lặp lại. Robot phần mềm trí tuệ nhân tạo được triển khai để xử lý các tập dữ liệu phi cấu trúc và được triển khai sau khi thực hiện và triển khai tự động hóa quy trình bằng robot.

        Xem thêm: Scope of Work là gì? 

        CÁC CHỨC NĂNG CỦA WORKFLOW

        Mô hình hóa

        Các vấn đề về quy trình làm việc có thể được mô hình hóa và phân tích bằng cách sử dụng các hình thức dựa trên đồ thị như lưới Petri.

        Đo lường

        Nhiều khái niệm được sử dụng để đo lường hệ thống lập lịch trong nghiên cứu hoạt động rất hữu ích để đo lường quy trình công việc chung. Chúng bao gồm thông lượng, thời gian xử lý và các chỉ số thông thường khác.

        Nội hàm chuyên biệt

        Thuật ngữ "quy trình làm việc" có ý nghĩa chuyên biệt trong công nghệ thông tin, quản lý tài liệu và hình ảnh. 

        Kể từ năm 1993, một hiệp hội thương mại đặc biệt tập trung vào quản lý quy trình làm việc và khả năng tương tác của các hệ thống quản lý quy trình làm việc, Liên minh quản lý quy trình làm việc. 

        Hệ thống quy trình làm việc khoa học

        Những hệ thống này được chấp nhận rộng rãi trong lĩnh vực tin sinh học và tin học hóa học vào đầu những năm 2000, khi chúng đáp ứng nhu cầu về nhiều công cụ được kết nối với nhau để xử lý nhiều định dạng dữ liệu và số lượng dữ liệu lớn. 

        Ngoài ra, mô hình của quy trình công việc khoa học tương tự như thông lệ lập trình Perl đã được thiết lập tốt trong các tổ chức nghiên cứu khoa học đời sống, làm cho việc áp dụng này trở thành một bước tự nhiên hướng tới thiết lập cơ sở hạ tầng có cấu trúc hơn.

        Tương tác giữa người và máy

        Một số khái niệm về quy trình làm việc chủ động hỗn hợp đã được nghiên cứu, đặc biệt là trong quân đội, nơi các tác nhân tự động đóng vai trò giống như con người. 

        Đối với công việc của con người sáng tạo, thích ứng và hợp tác, cần phải có các kỹ thuật quản lý tương tác giữa con người với nhau.

        Phân tích quy trình làm việc

        Hệ thống quy trình làm việc cho phép người dùng phát triển các quy trình thực thi mà không cần quen thuộc với các khái niệm lập trình chính thức. 

        Các kỹ thuật phân tích quy trình làm việc tự động có thể giúp người dùng phân tích các thuộc tính của quy trình công việc của người dùng để tiến hành xác minh các thuộc tính nhất định trước khi thực thi chúng, ví dụ: phân tích kiểm soát luồng hoặc luồng dữ liệu. 

        Xem thêm: Minimum Viable Product (MVP) là gì?

        CÁC LÝ THUYẾT CẢI TIẾN QUY TRÌNH WORKFLOW

        Một số lý thuyết cải tiến quy trình làm việc đã được đề xuất và thực hiện trong môi trường làm việc hiện đại. Bao gồm:

        • Six Sigma
        • Tổng quản lý chất lượng
        • Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp
        • Hệ thống tinh gọn
        • Thuyết ràng buộc

        Đánh giá các nguồn lực, cả vật chất và con người, là điều cần thiết để đánh giá các điểm thiếu sót và tiềm năng để tạo ra sự chuyển đổi mượt mà hơn giữa các nhiệm vụ.

        Xem thêm:  CEO là gì ?

        CÁC THÀNH PHẦN WORKFLOW

        Các bước xử lý đơn lẻ hoặc các thành phần của quy trình làm việc về cơ bản có thể được xác định bởi 3 tham số:

        • Mô tả đầu vào: thông tin, vật liệu và năng lượng cần thiết để hoàn thành bước
        • Quy tắc chuyển đổi: các thuật toán có thể được thực hiện bởi con người hoặc máy móc hoặc cả hai
        • Mô tả đầu ra: thông tin, vật liệu và năng lượng được tạo ra bởi bước và được cung cấp làm đầu vào cho các bước sau

        Nguồn: Wikipedia

        SAIGON OFFICE cho thuê văn phòng tốt nhất TPHCM. Xem hồ sơ tại đây

        Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM

         

        MỤC QUẢNG CÁO
        • We work - Coworking space
        • We work - Coworking space
          Diện tích: 6 - 8 - 15 - 20 - 25 - 45 - 350m2 Số chỗ ngồi: 1 - 3 - 6 - 9 - 12 - 18 - 45 Bàn làm việc Hãy liên hệ Saigon Office đễ nhận được hỗ trợ với giá thuê tốt nhất  
        • Văn phòng cho thuê trọn gói
        • Văn phòng cho thuê trọn gói
          Diện tích từ: 8 - 13 - 15 - 17 - 20 - 30 - 300m2 ; Số chỗ ngồi: 1 - 3 - 5 - 8 - 10 - 14 - 17 - 30 Nhân viên Quý khách hàng liên hệ Saigon Office đễ nhận được hỗ trợ với giá thuê tốt nhấ ...
        • Dịch vụ văn phòng chia sẻ
        • Dịch vụ văn phòng chia sẻ
          Cho thuê văn phòng trọn gói 50% OFF tháng 8.2020 Diện tích : 6 - 8 - 12 - 16 - 22 - 30 - 40 - 60 - 200m2;  Số chỗ ngồi: 1 - 2 - 4 - 6 - 8 - 13 - 18 - 100 Bàn làm việc;  Giá ...
        • Cho thuê văn phòng chia sẻ - Ưu Đãi 30% Năm 2020
        • Cho thuê văn phòng chia sẻ - Ưu Đãi 30% Năm 2020
          Văn phòng cho thuê trọn gói với đầy đủ các dịch vụ tiện ích - Thiết kế sang trọng, môi trường làm việc đa quốc gia, nơi cộng đồng doanh nghiệp kết nối cùng phát triển. (xem thêm tại đ ...
        TOP